會議都是必要的嗎？如何建立良好的開會流程？ - MH

在開始歸納會議流程之前，先分享一個以前主管常提醒的事：你自己做一件事情，花的時間是X，如果你把這件事情帶到會議討論，而會議有y 個人參加，那你就是佔用全公司了y ... GetunlimitedaccessOpeninappHomeNotificationsListsStoriesWrite會議都是必要的嗎？如何建立良好的開會流程？說到「開會」，大概許多人都會露出眼神死的表情，但說真的，大家到底是討厭「開會」這件事情，還是討厭「目前公司的開會流程」呢？source:pixabay我認為「開會」是一個組織運作得以運作良好的必要形式，如果一場會議運作良好，它能讓相關的利益關係人資訊同步、交換想法、達到共識。

換言之，如果有人不喜歡開會，很可能是因為「會議沒有達到自己期待的成果」，讓人不僅無法完成原本要做的事，還白白浪費一場會議的時間。

在開始歸納會議流程之前，先分享一個以前主管常提醒的事：你自己做一件事情，花的時間是X，如果你把這件事情帶到會議討論，而會議有y個人參加，那你就是佔用全公司了y倍的x時間。

所以，請確保你有把時間花在刀口上，不然你就是在為公司增加大量的成本。

但要怎麼要確保時間能花在刀口上呢？老話一句：以終為始。

先確認自己想達到什麼目的，再從目的倒回來想做法，如此才能確保自己做的每一件事情，都有助於達到最終目標。

現在再來講回會議本身。

作為一場會議的主辦人，該做好哪些事呢？常見的會議流程1.宣布會議主旨這跟上面說的「以終為始」非常相關，在召集會議前，一定要先想好這場會議「要達到什麼目的」、「要解決什麼問題」。

有的會議是「確立共識」，有的會議是想要「討論問題」，有的則是「告知進度」，也有的是「交換意見」，部分會議則是綜合以上兩種或兩種以上的目的，而這次要開的會議又是哪一種呢？2.確認與會人士對於「哪些人需要來開會」這件事，每個人的想法都不一樣，以我身處的新創公司而言，為了讓事情進展更加快速，再加上公司尊重且要求每個人要有“ownership”，所以很多事情並不需要最大主管或老闆同意，會議通常也就是相關的部門小主管或執案者本身參與即可。

也因此，我自己的習慣是，一定要把「對這件事情有決定權的人」抓進會議，這樣才能確保會議結束時，有一個人可以做出最終決定，而不是還要再把會議結論轉述給有權力的人做決定。

此外，萬一有權者有其他想法，很可能又得再開一次會，那真的是勞民傷財了。

3.確認會議時間在敲會議時，絕對不要以「開放式問題」來詢問大家的檔期，與其問大家「這禮拜什麼時候有時間開會呢」，可以先排除自己沒空的時間，並且挑出三五個時段讓大家選，也就是「直接拋出選項」。

（甚至可以直接在公司的內部通訊軟體（如slack）開啟投票。

）更理想的狀況是，公司每個人都善用google日曆，把自己要開會、請假、不在公司的時間都標註上去，一旦有人要約會議，打開日曆就清清楚楚，不用挨家挨戶詢問，減少雙方的時間成本。

4.預告會議議程、提供資料經過千辛萬苦敲好會議時間後，終於可以發出會議通知，裡面除了包含剛提到的會議主旨，也可以提供會議議程（agenda）和相關資料（reference），方便同事們先準備想法。

切記，開會是要帶腦子的！不是雙手跟大腦空空來到會議現場聽主持人講話，講完後才開始思考。

要讓會議有效率，每個與會人勢必都得先做好事前準備，比如但不限於：你對這個會議主旨有什麼想法？你是贊成還反對？你為什麼贊成或反對？你認為有哪些相應解法？5.開會囉做好上述事前準備，終於要開會了。

作為會議主持人，通常可以依照以下流程主持一場會議：(1)簡短開場雖說之前有告知與會人會議主旨，但很可能過段時間大家就忘了，所以可以迅速宣布這場會議的目的與討論內容。

此外，如果有必要，也可以找個同事做簡單的會議紀錄。

(2)維持主導權做好開場後，就可以根據先前提供的相關資料，開始進行彙報或討論了。

在討論的環節中，會議的主持人得維持主導權，也就是掌握時間、確保會議有按照流程走。

如果有人岔題，必要時得適時打斷——即使那個人是你的主管或老闆也一樣。

但這當然不是直接跟對方說：「不要浪費大家時間，這個有機會再說」，而是委婉表示：「這個事情也很重要，我們等下另外約時間討論，畢竟相關的人並不一定都在這場會議裡」，諸如此類的委婉話術。

(3)總結＆下一步討論進入到尾聲後，會議主持人或會議紀錄者可以簡單歸納剛剛討論的事情，確保沒有遺漏的事項，並且宣布下一步與相關時程、相關負責人。

簡單來說，「冤有頭債有主」，每個任務一定都有執行者，會議的重點就是把執行者抓出來，這樣才能確保每個人的職責與進度。

常見的一些小問題1.適當的會議時間？我自己的經驗是，如果是「會議」，通常不太可能在半小時內結束。

或者直接反過來想，如果會議能在半小時內結束，那其實直接到同事的桌邊討論，甚至在線上用文字討論解決即可，無需勞師動眾到敲個會議室與專屬的會議時間，這樣反而是小題大作了。

根據觀察，會議時間通常是半小時到一小時最佳，一是人的專注力有限，太長的會議會讓人精神渙散，二是佔用太長時間，有可能開到一半就有人去裝水、上廁所或接電話，或多或少會影響到會議進展。

再勉強一點，一小時到一個半小時的會議時間尚可忍受，但這通常是因為要討論的事情較重大、參與人數較多，否則如果連一般的會議要開到這麼久，反而讓人質疑這間公司的運作效率。

2.適當的與會人數？會議有很多種形式，所以參與的人數也有很多種，一對一、小組（3～5人）、團體（6~8人）都是常見的會議人數組成。

人數更大的會議通常都是「告知型」，比如公司的週會或月會，若是「討論型」，通常超過8人就沒有什麼效率了，甚至很可能變成「多頭會議」，也就是原本的3～4人繼續討論原本的議程，另外2～3人自己岔題聊別的，其他1～2人置身事外忙自己的事。

3.會議要帶什麼？我自己習慣是帶筆電，一是可以即時找到相關資料，二是做會議記錄，三是如果自己作為旁聽者的角色，就可以在旁邊偷偷忙自己的事（噓）。

也有同事習慣帶手寫筆記本，但這招不適合手寫速度太慢的人。

如果只是進度回報或動腦會議，我通常會空手前往，這樣可以讓我更專注在會議本身，避免分心。

結論「會議」本身不會拖垮組織，好的會議甚至能讓組織運作得更順，唯有沒效率的會議才會勞民傷財，所以為了有效率地開會，務必謹守「以終為始」這個原則，永遠要讓目的與做法連成一直線，才能有效率地向前進。

如果有不同的想法或任何建議，都歡迎留言分享，讓我們都能用更有效率的方式完成一場會議！--MorefromMHFollow做過公關、數位行銷，2020年轉職成為產品經理，2021年跑到新加坡繼續當PM。

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