提高會議效率法 - MBA智库百科

在現代化管理中，利用開會的方式互通信息，進行安排、協調、咨詢、決策等工作，是一種必要的、提高工作效率的好方式。

但是如果濫用會議，或者掌握不當、會議成災， ... 提高會議效率法 用手机看条目 扫一扫，手机看条目 出自MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/) 目錄 1提高會議效率法的背景說明 2什麼是提高會議效率法 3提高會議效率法的具體操作 4提高會議效率法的實施要點 5提高會議效率法的特別提醒 [編輯]提高會議效率法的背景說明 　　在現代化管理中，利用開會的方式互通信息，進行安排、協調、咨詢、決策等工作，是一種必要的、提高工作效率的好方式。

　　但是如果濫用會議，或者掌握不當、會議成災，必然會走向反面，反而降低工作效率。

　　研究怎麼開會，如何用最少的時間產生最大的效率，是本法將要告訴你的。

[編輯]什麼是提高會議效率法 　　所謂提高會議效率法，就是研究如何舉行會議，提高工作效率的方法。

[編輯]提高會議效率法的具體操作 　　1、準備階段 　　1）瞭解會議的特點，確定會議要達到的目的。

　　2）選擇會議種類、方式、參加者。

　　3）確定不同的主持會議的方法。

　　2、實施階段 　　1）參加會議者入場就座。

　　2）發言表明觀點。

　　3）作出決議，確定觀點。

　　4）核算會議成本，進行成本---效益分析 [編輯]提高會議效率法的實施要點 　　1、確定要開的是什麼類型的會議。

　　會議的方類有三種： 　　1）按會議的形式可分為四類，見下表： 會議類型會議特點舉例 告知性的會議由特殊身份的人來宣佈，與會者只應接受、討論和理解報告。

宣佈某一政策法規宣佈任命。

建設者性的會議不需每個部門都參加，一般選擇有創見、有主意的人參加。

討論新戰略、新方法、新規定。

立法性的會議受命制定規章、制度等，或修改舊的、不適應新情況的規章、制度。

安全操作條例的制訂。

執行性的會議將任務分配給執行者，解決“怎麼做？誰來做”的問題。

各班組年度生產量的分配。

　　2)按會議的實質性內容可分為兩類: 　　A、政策性研究會：目標規劃、應急對策、貫徹指示等需產生有方向性的見解的會議； 　　B、執行性協調會：佈置任務、協調矛盾、組織實施等直接宣佈決定的會議。

　　3)按會議產生結論的方式可分為五類，見下表： 名稱主要程式 通過式會議只有一種意見和主張，提出後讓大家舉手通過，履行認可手續。

選擇式會議在兩種或多種意見中選取一種。

拼合式會議在已提出的幾個方案中，採納每個方案中的合理意見，拼命成一個新方案。

折衷式會議兩種方案相持不下，討論結果，只好採用介於兩者之間的第三種方案，雖雙方均不滿意，但得到部分滿足，尚可以接受。

綜合式會議在討論中，對照會議目的，採納原方案中的合理部分，去掉其不合理部分，並吸收討論中所產生的新思想、新方法，將所有好的意見綜合起來，形式一個最佳方案。

　　不同的會議的目的不同，所以首先要給會議定類，明確目的所在。

　　2、不同的會議，安排不同的座次，以營造不同的氣氛。

　　對以下達指令為主的會議，應分上下座位，下達指令者坐上面，接受指令者坐下麵，以營造嚴肅的氣氛；對以討論等為主的會議，應採用圓桌形式，增加彼此間的親近感。

　　3、按順序發言，自由發言應註意時間控制。

　　4、會議主持人對不同目的的會議，應註意主持方式。

　　1）對主持執行性協調會議（或稱解決問題的會議），應組織參加者圍繞與目的直接有關的問題來討論，儘量言簡意賅，迫使參加者保持高度集中、緊張的精神狀態，同時只考慮可執行的方案，以解決某一急迫問題。

　　2）對主持政策性研究會（或稱產生思想觀念的會議），主持人要以平等的態度對待與會者，使之充分表達思想，論證不管成熟與否，均要充分，以便當場定奪，但不是簡單地肯定或否定某些意見，而是儘量取長補短，互相合作。

　　5、會議成本計算的方法。

　　會議成本=2A*B*T 　　其中，A：每小時平均工資的3倍（因為勞動產值總高於職工工資）；B：參加會議人數；T：會議時間。

　　與本次會議可以產生的效益（折算或現金流量）比較，即可確定會議當天與否。

　　例如，某廠有職工2000名，全廠平均工資500元（按每月25天計算，則每小時約1.5元），開大會2小時，則其成本為：會議成本=2*（1.5*3）*2000*2=36000元 [編輯]提高會議效率法的特別提醒 　　1、據日本效率協會統計，科長以上的人員僅開會的時間就占整個工作時間的40%以上，並且由於開會而花去的費用也越來越高.日本旭化成公司的一家設備工廠，1980年統計,在辦公業務時間中會議時間占去28%以上，折算成本10億元.由此可見提高會議效率的重要性。

　　2、在與會者眾多的發言中，不管它多麼有創見,均應放棄。

　　3、在鼓勵與會者公開論戰、對質的同時，要避免人身攻擊，把爭論限於對實質問題的討論上。

　　4、若與會者發言非常有創造性，但一時構思不成熟，應鼓勵他們會後繼續完善自己的想法，提出書面建議。

　　5、不管哪種會議，主持者要想利用好它，提高會議效率，就必須做到以下“八不”： 不開無目的的會議，必須事先確定本次會議目的，否則寧可不開； 不開多議題的會議，每次會議只解決一個中心議題； 不開無準備的會議，會前必須有充分的準備； 可開可不開的會議就不開，只召開非開不可的會議； 不要無關的人參加會議，會議參加者必須與會議議題有關； 不做離題的討論，開會時必須圍繞會議的中心議題發言； 不能重覆別人已經講過的觀點，表達觀點應簡潔明瞭； 不開議而不決的會議，會而有議，議而有決。

多次會議才能解決的問題，應當明確宣佈是暫時休會，並應宣佈下次會議的進一步要求，提醒大家早作准備。

　　6、主持人應反覆強調會議目的，以統一大家意志，並要求與會者共同努力以實現目的，避免不必要的互相譏諷、惡語傷人等現象的發生。

取自"https://wiki.mbalib.com/zh-tw/%E6%8F%90%E9%AB%98%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E6%95%88%E7%8E%87%E6%B3%95" 本條目對我有幫助30 赏 MBA智库APP 扫一扫，下载MBA智库APP 分享到： 下载MBA智库，阅读全文 温馨提示 复制该内容请前往MBA智库App 立即前往App   如果您認為本條目還有待完善，需要補充新內容或修改錯誤內容，請編輯條目或投訴舉報。

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虎哥119(討論|貢獻)在2016年7月29日09:03發表 好 回複評論 發表評論請文明上網，理性發言並遵守有關規定。

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