迪哥職涯筆記｜終結無效率會議， 50 分鐘結束每場會議的9 大 ...

迪哥很推薦這本書「向Google 及摩根士丹利學習超高效會議術」，跟各位分享我的讀書心得。

提升個人工作效率，增加溝通品質，從每周的例行會議開始。

GetunlimitedaccessOpeninappHomeNotificationsListsStoriesWrite迪哥職涯筆記｜終結無效率會議，50分鐘結束每場會議的9大開會準則向Google及摩根士丹利學習超高效會議術讀後心得好的會議壞的會議一個品質不好的會議有以下這些現象：花很多時間卻沒有任何成果，甚至連會議紀錄都沒有與會者沒有事先溝通，也沒有會前準備把時間用來看著文件念一遍，只是報告流水帳，其他人當場聽到後，當場才思考，根本沒有時間去產出有價值的洞見議而不決，很多時候結論都是下次再討論，沒有壓出明確的負責人和時間一個好的會議要有清楚的目標，而想要有效率的達成目標，會議必須要有議程順序和清楚的時間分配，開會前與會者一定要先看過所有資料，週報、問題、數據、提案內容、報表一個會議的目標，不脫以下這四種：做決策、創造想法、傳達資訊、團隊建立做決策會議結束後還有懸而未決的事是因為「缺乏整理」和「資訊不足」，不要輕易說出「會後我們再研究看看」急著要的資訊，就在會議上聯繫關鍵成員來處理分清楚「已知」和「未知」的資訊，會議結束後，必須要有行動方案，方案中的資訊很簡單，就是誰在什麼時間負責把資訊從「未知」變成具體的「已知」創造想法腦力激盪一定要事前做好準備才進行，而且一定要產出內容，如果可以搭配原型設計，討論流程、功能、畫面，會讓這個會議更有產值傳遞資訊重點是傳遞後希望帶來什麼樣的影響，用有建設性的方式驅動對方，負責促使對方到採取行動為止，才是專業的表現，祕訣是「激發與會者的情感」會議結束前開放所有人提問，務必解決每個人心中的疑問，帶著疑問是不會貫徹到底，如果只是要佈達行政事項，寄email就可以了可以用一句強而有力的終語，來請求與會者的協助，這句話是有魔法的，大家不妨試一試，書上推薦的是「我需要各位的力量」團隊建立一個高績效的團隊，重點不在於領導者有沒有魅力、高績效能帶來的福利報酬或成員基本能力上，重點在管理者和成員間是不是平等的，也就是每一位成員有沒有心理安全感反向思考！happyhour的目的為何？有時美食美酒和放鬆的環境，是為了讓大家進入放鬆的狀態，放心的聊聊，才會說出平時不會說出口的想法九大會議準則—提升效率、溝通品質準則1｜區分清楚會議類型是「實務性-有清楚的yes和no」還是「創造性-開放式腦力激盪」，如果一場會議既有實務性又有創造性，兩者並行時要先進行實務性的部分，再進行創造性的部分，不然會議一開頭就很發散，就開不完了準則2｜會議資料嚴禁是不能共筆的檔案和附件如果會議資料有多個版本，還散落在不同人的電腦中各地，每次有人修改後還要再想辦法通知同仁，是非常沒有效率的行為這時使用共筆的軟體，相信一定可以有效提升會議效率，你可以用自己喜歡的googledoc,notion,dropboxpaper,Microsoft365etc…準則3｜在會議當下完成會議紀錄會議紀錄只記最重要的兩件事：會議決定下來的事（需求討論歷程）、接下來的行動（由誰在什麼時間做什麼事）準則4｜任務分配：「有計畫地」讓所有人公平輪替會議的負責人不能輪替，因為有爭執時，要由他負責下決策，其他角色引導者、計時、紀錄者是可以輪的，會議引導能力是培育領導力的重要關鍵準則5｜會議開始先讓所有人都先發言每人有20秒的時間，可以發表意見，這是一個儀式感，分享個人的目標、揭露個人狀態（前一天熬夜、今天很累、早睡早起精神奕奕）知道你的狀況後，引導者可以貼心的思考，如果本來是一個很長的會，但大家的狀態都很不好，那這個會議就可以彈性濃縮調整這同時也是引導和團建的一環自我揭露可以有效提升每位與會者的心理安全感準則6｜零紙張會議不需要大量精美的簡報，會議目標要明確，領導者要制定範本讓全公司同仁在會議時使用開會時不要每人發一份紙本資料，因為眾人低著頭看資料，低頭這個動作，會使會議室的氣氛變的凝重，在這樣的氛圍下，人會變的吹毛求疵，心態會比較具有批判性比較好的方式是把大家的視線引導到會議室的投影幕上，報告者在台上簡報時，要用表情和聲調等訊息，把簡報沒寫到的資訊傳達給與會者，這樣所有人面對面開會才有意義準則7｜以25分鐘為單位的會議時間用較短的時間限制，來營造緊張感，如果沒有重要議程，斷然的決定不開會也無妨，因為無目標的會議，只是在浪費時間好巧不巧！寫這篇文章的同時，我就收到了工作生活家的遠距大禮包，用蕃茄鐘不僅能用蕃茄鐘衝刺法，更進階的使用方式，就是可以好好管理我的會議時間呀呀呀，按下25分鐘，就是會用百米衝刺的速度來開會呢善用GoogleCalendar，每個同仁都要把自己不能佔用的時間列在GoogleCalendar上，讓其他人看著自己的行事曆，就可以自由挪動會議時間，省下跟所有與會者往返溝通確認的時間準則8｜每個任務的截止時間不能是下次開會前會議議程中的總結是很重要的，在此確定會議決定的行動方針，成員在下次會議前，有很多事情要做，如果把截止時間訂在下次開會前，大多的事都會有失誤，建議把時間設定在是下次會議的2天前，會議負責人確認內容無誤，這樣在正式會議前才有時間再調整準則9｜不斷迭代會議，將「檢討會議本身」納入議程，為了敏捷開發，產品迭代，每天都不斷的在開會，但你有沒有針對「會議本身」進行迭代呢？會議本身的品質是需要維護的，定期深入檢討，才能不斷優化會議的質量人類是很容易就流於形式的動物，不斷檢視才能確認會議是否有進行的必要性在會議上無法提出建設性發言的人，沒有參與會議的必要，要讓這類人退出會議，可以用下面這個方法「今天的會議，是希望可以得到貴部門的意見，為了改善團隊會議效率，我提出一個想法，如果你平時比較忙，無法關注此專案，請問貴部門是否有更適合參加會議的人選？」不考慮他人的感受就發言，即使再有道理，也不是成熟的溝通方式最後補充一點，「創造新事物」的會議是不可以隨意取消的，雖然常常是議而不決，但創新是應對市場快速變化的重點，所以必須為此事安排例行會議開會的人要常常思考下面這件事什麼讓會議變得麻煩又無趣，要怎麼做才能讓會議變得刺激又具生產力會議引導人引導者的責任是推進「得出成果」的過程，有時對會議議程有問題，會議引導者必須向負責人提出5分鐘的「事前會議」，可以節省與會者的時間，避免議而不決的情況，比競爭對手更早獲取商業機會，這5分鐘超有價值前提設計會議要有前提設計，我們抱持的心態是「在任何時候發言都要具有建設性」，帶著一些幽默感說出這些前提，很快就能消除不安的感覺，下面這幾句推薦使用「意見不同是因為角色不同，但我們會用對事不對人的精神來討論」「有想法盡管提出，一出會議室我保證大家都會和好的」「公司很仰賴各位來推動各項制度和規則，會議就是大家可以暢所欲言的地方，大家盡情發想，用力的抱怨吧！」在討論中有些隨機引導發言的順序不要流於制式或僵化，可以用顏色或頭髮長度或特殊事件來決定設定「限制」發言前先說明立場，是贊成還是反對，再說明緣由提出能釐清狀況的問題會議中大家陷入沉默，通常是因為要行動時，通常都會遇到困難和麻煩的事，大家手上事都很多，沒有人想要增加自己的工作量，這時要條列出待辦事項，詢問與會者需要的協助才會讓大家參與討論決定方案前，先列出選項和各自的優缺點，才可以讓大家快速討論重點，得出結論來專注與放鬆間的平衡開會時，引導者要試著取得專注和放鬆間的平衡，臭著臉營造出強勢氛圍的人，職位再高，都是個不及格的引導者氣氛僵硬時，適時把飲料打翻也是種方法，大家忙著擦桌子，氣氛就可以軟化下來，主動的引導話題重心，像是「再這樣下去，好像真的會吵架囉」會議的困難點爭執當下是否要下決策？決策要top-down還是bottom-up，要先分析還是做了再說，處理方式截然不同這個世代的問題大多是Complex的，市場隨時在變化，詳細分析只是浪費時間，該學習的不是過去，是現在和未來推薦「庫尼文架構」翻案重提討論典型麻煩人物，戶看是思考謹慎，但用消極的意見潑冷水，只是不想因為自己的錯誤而導致失敗用六項帽子思考法來解，戴上帽子只能以該種方式來思考，用這個方法，可以在討論過程一點一點建立起大家對各議題的共識白—以客觀事實和數據來思考紅—以情感觀點來思考黑—帶著批判性觀點來思考弱點黃—樂觀又正面來思考綠—帶著創造性思維，從新觀點去思考藍—建構思考過程，以調節管理的角度去思考引導者不用說出基礎架構或理論，只要明確指示現在必須針對什麼思考、如何思考來梳理會議流程就可以了討論偏離核心先感謝意見，但以建議性提問回擊（例：這件事需要誰的參與來討論），藉此來判斷議題是藉口還是真的想討論若是認真提問，又無法當場解決，就趕快結束會議，列出關鍵人物另起會議未執行交辦任務有些沒把事做好的人，會以「忙碌」當做藉口，這時引導人應該要建設性的提問「沒能執行完成的理由」，並在會議結束前，要求該名與會者「回覆」並做出「承諾」人只有感受到「他人對自己有所期待」，才會「起身行動」，不要用命令的，可以用懷柔政策，說出「XXX最擅長這個工作，就拜託你了」到最後都無法統合意見追求全場意見一致，根本是浪費時間，通常還是由會議負責人來下最終的決策會議有個潛規則是「雖不贊成，但承諾配合」所有與會者出了會議室，就要按照這個結論，統一口徑，發揮最佳的表現去達成目標，會議引導人就是要引出與會人表達所有的意見，把想說的話都說完後，與會者即使不贊成，也必須承諾會做好已決定的事情轉換觀點把麻煩的人轉變為有幫助的人，沒有沒用的球員，只有不知道怎麼用的教練所有人都訓練成出色的會議引導者，就會是一個最強團隊會議前的溝通與準備事前溝通有三大好處：收集資訊心理準備為彼此找出思考的時間事前溝通的大忌是不具建設性的溝通，例：隱瞞事實、派系勾結、搞辦公室政治會議上才丟出企劃案來討論，是無法有效利用團隊集體智慧找出洞見的，一定要「事先溝通」穿上司的上司的鞋，為客戶的客戶著想，為上司多想一步，才能提出被接受的好提案，同理心大過同情心，幫助大於巴結如何打造高效團隊建立信賴感，歡迎負責任且具建議性的發言和自我揭露弱點，歡迎所有人將悲傷、煩惱帶入會議，由主管率先展現弱點，員工才敢跟著做把所有與會者發的牢騷都當做一種請託，與會者有情緒時，如果引導人也有了情緒，整場會議就會陷入情緒的糾葛中，沒法做出有效的討論，應該要察知對方的微妙情緒，接受對方的感受和想法，理解自己產生了什麼情緒，再應對結論看完整本書，整理完這些心得，出社會這麼多年來，我從來沒有用心思考及學習應該要如何把會開好，十多年開了那麼多會，真的是沒有好好善用時間看到了這本書，終於明白過去開會時為什麼都會有溺水的感覺，照著書中的方法開會，好像就有呼吸到新鮮空氣的可能性很慶幸在這個時間點看到這本書，如果我10年後才看到，應該會再多花5000個小時在開沒有意義的會議，這篇文章分享給每一位曾被會議所苦的朋友，讓我們一起向高效率邁進我是迪哥Disney，我樂在體驗生活、熱愛參加各類活動，會把很多新知和好玩的東西打成心得分享給大家我接著也會試著以懶人包的型式呈現我的每篇文章，歡迎追蹤我的IG帳號—迪哥筆記若喜歡我的文章，歡迎追蹤我的Medium掌聲是一種肯定和鼓勵，若你不吝為我拍手將是我最大的榮幸：）--Morefrom迪哥筆記｜DigNoteFollow嗨！我是迪哥！社群x科技x活動人！從活動平台的產品經理到教育科技公司營運長，8年的互聯網旅程持續進行中。

專長是商業開發、商務簡報、產品策略與平台營運！在這會分享我職涯成長，一路上的心得和收穫！喜歡我的文章，不要忘了追蹤我的Medium哦Lovepodcastsoraudiobooks?Learnonthegowithournewapp.TryKnowableAboutHelpTermsPrivacyGettheMediumappGetstarted迪哥筆記｜DigNote962Followers嗨！我是迪哥！社群x科技x活動人！從活動平台的產品經理到教育科技公司營運長，8年的互聯網旅程持續進行中。

專長是商業開發、商務簡報、產品策略與平台營運！在這會分享我職涯成長，一路上的心得和收穫！喜歡我的文章，不要忘了追蹤我的Medium哦FollowMorefromMediumLukasSismisDPDK:SymmetricRSSoni40edriverTheLock-OffNewSCARPAChimeraReviewKaustubNavaladyCS371pSpring2022:Week12scientificoderTheBIGGESTJ.A.R.V.I.SWithFullSourceCodeHelpStatusWritersBlogCareersPrivacyTermsAboutKnowable