10個聰明工作App 讓你效率更勝團隊 - 遠見雜誌

當使用者操作這些雲端服務時，不只是操作一個軟體，背後還有Dropbox、Google團隊提供實質的額外幫助。

就好像有一個我們聘請的團隊來幫我一個人工作一樣， ... 華人精英論壇|城市學|健康遠見|遠見行動誌|電子報|FACEBOOK|註冊|登入為提供您更多優質的內容，本網站使用cookies分析技術。

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我了解關閉首頁好享生活職場生涯10個聰明工作App讓你效率更勝團隊從「雲端」找幫手品質好又快文/   2016-10-28瀏覽數12,400+分享分享複製連結「本文出自聰明理財，亨利族來了！」什麼是「雲端團隊」？就是你不需真的聘請，但是他們會從網路上提供你立即有效的協助。

有些事情如果你一個人做要花很多時間，但是交給雲端團隊完成，不僅速度更快，有可能品質更好，甚至常常是免費的。

哪裡找到這麼好康的「雲端團隊」？其實，就是我們常常在說的各種線上網站，例如大家耳熟能詳的Google、Dropbox，從我個人經驗的理解上，我不把他們看做只是一個軟體，而把他們視為一個由多人組成、由多機器串聯、由更聰明的程式運算提供的「服務」。

當使用者操作這些雲端服務時，不只是操作一個軟體，背後還有Dropbox、Google團隊提供實質的額外幫助。

就好像有一個我們聘請的團隊來幫我一個人工作一樣，讓我一人之力，也能有團隊之效。

以下就讓我來跟大家推薦一系列值得現代個人工作者好好利用的「雲端團隊」。

Dropbox幫你做好檔案版本管理雲端，不只是儲存。

雲端服務，不只是把你的東西儲存到一個線上空間，而是還要可以幫存上去的檔案去做更多「處理」，這樣才有意義。

就像是大家很熟悉的Dropbox雲端同步服務，就不只是幫我們儲存檔案在一個雲端硬碟而已，儲存後的檔案還可以進行版本控管，Dropbox會保留最近30天的所有檔案版本更動，當我們工作錯誤時就可以隨時進行「檔案回溯、救援」，這是一般在單機工作無法做到，或是要花很多力氣才能做好，現在Dropbox雲端團隊就可完成。

使用Dropbox雲端硬碟時，我們即使只有一個人，也可以輕鬆做好檔案的隨身攜帶、備份移動、版本管理、即時救援、多人協作，以及與任何人最簡單的檔案分享，這就是一個人可以有團隊效率的原因。

GoogleDrive永遠維持最佳狀態的辦公室GoogleDrive也是類似Dropbox，不過它走得更遠，除了檔案的同步與管理外，GoogleDrive還提供了完整的線上文書編輯工具，我們可以在雲端直接製作文件、簡報、試算表，甚至還能製作表單、繪圖、傳真、開會，儼然就是一個獨立的雲端辦公室。

功能包山包海的GoogleDrive，除了可以解決各式各樣辦公室工作問題外，最大特色就是我們完全不需要花時間維護。

試想，如果我們在電腦安裝文書軟體、修圖軟體，做檔案備份管理，還要常常更新工具，又害怕電腦當機、軟體當機，無形中要耗費多少時間在做維護這件事？而使用雲端服務，像是GoogleDrive，誰幫我們維護？Google。

而我們只要每次打開瀏覽器，進入GoogleDrive網站，就可以立刻用最新、最佳狀態的工具開始工作。

Evernote給紀錄第二次使用的機會筆記本雖然記錄時方便，但事後整理最讓人頭大。

各式各樣紙本文件、便利貼，寫的時候隨手而就，但之後該怎麼分類儲存？應該要去思考一個關鍵點：這些紀錄的意義與價值不在於記下來那一刻，而在於「以後需要時，第二次使用這些紀錄」的那一刻。

如果仔細回想我們收集文件、整理筆記的習慣，是不是很多紀錄從此封存，再也沒有第二次被拿出來使用的機會，於是紀錄只是紀錄，無法成為增進我們下一次進步的台階，因為我們找不到它們！這就是個人整理方法的局限。

那麼，就聘請免費的Evernote雲端筆記、雲端個人知識庫，把檔案、文件、紙本都數位化儲存到這個服務中，無論多大內容都能隨身攜帶，並且只要輸入關鍵字就能立刻搜尋到即使是十年前的筆記紀錄，這就是雲端團隊幫我們完成的事。

Wunderlist準確追蹤大家的任務進度職場上，我們可能常需要跟不同人合作，有了合作，就有團隊進度的管理需要，我們要準確、快速的幫團隊伙伴分配任務，並且追蹤大家完成的進度。

這時候，什麼樣的溝通方式最順暢？用電子郵件、電話溝通的方式都有很多缺點，電子郵件很瑣碎，一件任務來來回回好幾次郵件也不一定交代得清楚，反而因郵件太多，合作伙伴還常常會搞錯任務時間、內容，沒有跟上最新的更新。

而電話雖然可以當下立刻溝通，卻沒有備份存檔，無法長期追蹤。

小團隊合作的溝通需求，可以善用雲端服務來「簡化溝通流程」「明確溝通內容」。

例如Wunderlist這樣的線上待辦清單服務，它不只可以列出個人的待辦清單，也可以組織團隊的待辦清單，並且透過協同合作去分配每一個任務負責人，大家只要上網打開同一份共用清單，每一個人就能即時看到相同最新進度，並且清楚明白的看到任務內容。

Trello溝通零障礙的白板與便利貼如果你的團隊專案大到有更多瑣碎任務，並且需要更多共同討論、合作構思時，那麼你應該試試看Trello這個雲端專案管理服務。

很多公司喜歡在白板上貼便利貼來管理專案進度，問題是這塊進度表無法隨身帶著走。

Trello線上服務，可以讓團隊所有成員在上面貼上自己的創意、任務，正在執行或已經完成的事項，大家一起討論、一起投票，並且彼此清楚的看到整個專案的即時動態。

雲端的專案管理，可減少傳統時間的浪費，提供更自由的工作空間，讓團隊每一個人更快速、準確的把握專案進度，提升所有人工作效率。

Cacoo一起製圖吧！實現團隊創意說到團隊一起構思，例如之前我們辦公室準備搬新家，團隊的幾個伙伴在討論新的辦公室應該怎麼布置，大家應該坐在哪個位置，書櫃要擺在哪裡，這時候我們利用了Cacoo這樣一個線上協同合作的製圖工具來完成。

我們不需要找專業繪圖師來畫出設計圖，我們也不用去安裝繪圖軟體，打開Cacoo這樣的線上製圖服務，可以畫出室內設計圖、組織流程圖、網頁或App的設計草稿，即使是一般人也可以有模有樣的畫出看起來足夠專業的成果。

Cacoo免費提供一般使用者適合的專業工具，使用者不需要太多的重新學習，也不用殺雞還花大錢用牛刀，繪圖需要的素材、工具也都已經準備好，只要打開網頁，就能完成工作。

MindMeister隨時隨地的頭腦風暴如果你是心智圖的愛用者，隨時隨地都想要來一場頭腦風暴，利用心智圖收納、延伸你的靈感，或是利用心智圖規畫你的行動，釐清你混亂的思緒，那麼你應該在已經習慣的單機軟體之外，試試看線上的心智圖服務，例如MindMeister。

MindMeister雖是線上工具，但是它的應用功能大大的超越一般單機心智圖軟體，不只它的心智圖檔案格式可以自由共通，讓你在任何電腦與裝置使用外，MindMeister還提供了多人一起合作心智圖、用心智圖做簡報等功能。

試想看看，當你忽然想要來一場頭腦風暴，哪能等到回到電腦前，立刻打開MindMeister的網頁或App，你就能開始心靈的探索。

GoogleHangouts視訊開會合作不再有距離就算真的需要面對面，也不一定就要待在會議室裡。

利用Google另外一個好用的雲端服務：GoogleHangouts，就能免費完成10人以內線上視訊會議。

而且Hangouts提供不只是多人視訊而已，在視訊同時，我們可以在Hangouts打開GoogleDrive雲端硬碟文件一起編輯，或是打開前面提到的Cacoo一起製圖，甚至可以利用視訊遠端幫同事解決電腦問題，直接操控對方電腦。

Quip來一場最高效率的會議開會時，哪個倒楣鬼被分配到會議記錄？該不會就是你吧？可是一個人要怎麼做好一次會議的統整記錄，是不是記錄好了還要給每個與會者做確認，這浪費很多不必要的工作時間與步驟，曠日廢時，結果還不一定準確有用。

雲端協同合作工具，是解救我們無效率溝通的最佳解藥。

如果下次需要討論一件事情、構思一個案子，不一定要面對面，打開Quip這樣的線上文書合作服務，大家直接在一塊白板上討論內容，寫上意見，Quip同時提供即時通訊與文書合作功能，讓我們開完會就完成正確會議紀錄。

feedly新資訊的最佳虛擬祕書網路時代可以說是知識決勝的時代，因為每個人都需要「領先獲得知識」，以便更快做出正確決策或產品，「不知道」在網路時代比什麼錯誤都可怕。

在職場上，利用像是feedly這類資訊接收服務，我們可以「訂閱」和自己工作有關的媒體、網站，一旦這些媒體、網站有新文章、新消息，就會自動「送報」到我們的feedly中，發出通知，我們立刻搶先一步知道。

不要每天花很多時間在不同的媒體網站逛街，也不用費盡心思做苦工去一個一個工作相關網站調查，利用feedly，可以好整以暇，一個人就能準確、快速、大量的完成資訊接收與整理的工作。

合作，不一定我要到你身邊，在雲端時代，我們可以更快更即時的完成一起工作的需求。

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