如何寫出一封讓老闆滿意、燦笑的「完美E-mail」？

【我們為什麼挑選這篇文章】寫E-mail 是新鮮人入職場的第一課。

要怎麼寫出一封言簡意賅、但又能清楚傳達訊息 ... 郵件開頭，用「你」還是用「您」？ Share 【我們為什麼挑選這篇文章】寫E-mail是新鮮人入職場的第一課。

要怎麼寫出一封言簡意賅、但又能清楚傳達訊息的E-mail可說是一大的挑戰。

E-mail寫不好會被客戶認為不專業，E-mail寫不好會讓客戶會錯意合作目的。

那怎麼寫出一封好E-mail呢？（責任編輯：陳伯安） 本文轉自微信公眾號：寫作黑客。

郵件開頭，用「你」還是用「您」？ 提問：給主管寫郵件遇到的問題。

我的部門主管和我年紀相仿，平時溝通就被要求直呼其名，沒有太多約束，但是在郵件簡稱中，我是該稱呼您呢？還是你？因為書面郵件不能用口語稱呼，我該如何稱呼？ 解答：用「您」或「你」，取決於你們倆之間的關係。

關係近，「你」更親切不見外。

也可以分場合，如果涉及到和其它部門或者合作夥伴溝通，你可以用「您」，表示尊重，也給主管面子；私下裡用「你」，拉近關係，郵件溝通也如此，具體還是要看你們之間的關係親近程度。

先生、女士、小姐，該怎麼使用？ 提問：老師您好，職場裡面關於稱呼還是有挺多講究的吧，因為稱呼問題被主管說過好幾次，郵件裡面直接用名字是不是也不太好？  解答：具體場景靈活運用，死記硬背會死得很慘。

我告訴大家原理，不要教條化運用。

叫名字比叫「hi」更尊重，陌生人或者老外，可以帶上「先生」或「女士」。

但年輕女人要用「小姐」，比如我與香港的年輕女人打交道，叫別人女士，對方會特意糾正我「小姐」，但是在中國，卻要慎用「小姐」，因為「小姐」又有其他含義。

每一個公司都應該根據自己公司內部文化習慣而來。

主管該怎麼稱呼？ 提問：給主管寫郵件，遇到兩個問題： 1.如果主管有英文名，稱呼上是寫職位如總，總監，還是直接寫他的英文名？ 2.對於熟識的主管是應該寫「你好」還是「您好」？前者好像不夠嚴謹，後者又給人感覺太生疏。

解答： 1.一個小技巧：看對方結語的方式，如果對方結語留英文名，那說明他希望你使用他的英文名來稱呼對方，如果是中文名，那就用中文名。

2.是否叫總，那就入鄉隨俗，如果公司文化普遍叫總，你也叫總。

看看大家都怎麼用。

   關於稱謂，熱心的同學 @肖家二小姐（作者學生）還有一點補充： 郵件稱呼很重要，別人會通過你的稱呼判斷你專不專業，有沒有禮貌。

我想在老師講的基礎上再細分2點:  1.給公司內部的郵件，有職位的最好還是姓 + 職位，如「肖總」、「李經理」、「劉主管」、「陳組長」、「鄧拉長」（注：拉長，是生產線上的一個職位，生產線在工廠裡面稱為「拉」,每條「拉」都有人負責，負責的就稱「拉長」。

）……對部門職員也不建議叫名字，可以用你平常對他的稱呼，比如王姐、嬌嬌。

2. 給對外的郵件，個人身份職位明確的好稱呼。

就怕那種身份職位不明確的。

一般來講，從事工程技術研發類的統稱某工、從事知識文藝類的統稱某老師可以直接叫老闆、老闆娘。

再不明確的就是姓＋性別即可。

注意南北有區別，美國南方不在婚姻內的女性不喜歡別人叫她女士，可以稱「某小姐」，或者「miss+ 姓」。

美國北方只要是女性都稱女士，忌諱稱「某小姐」。

重要的事情：一封郵件寫一件事情 提問：老師講過：「一封郵件最好只說一件事，多件事分不同郵件說。

」 這樣的話，不是會浪費很多時間嗎？一般來說，如果我要彙報多件事情，會在郵件裡編號（一件事情一個編號），這樣回復的時候，主管可以說第一件事怎樣怎樣，第二件事情怎樣怎樣。

這樣的形式不好嗎？我主管還誇過我寫郵件有條理呢。

解答：一封郵件討論一個問題這件事情，不少同學有疑問。

對於這件事，請大家不要機械化和教條化去理解。

  今天部門開了個例會，大家討論完之後總結五個要點，其中包括要討論「十一黃金周的推廣方案」和「部門招聘五個人」這兩個重要事項，但這其實是一件事情，那就是：周會確定本週要做的五件事。

而如果針對其中某件事情——比如「十一黃金周要做一個推廣方案」，你需要跟老闆彙報這個方案的細節。

那把「部門還需要招聘五個人」這件事放在同一封郵件里講顯然不適合，所以針對問題寫郵件，更合適的做法是拆成兩封郵件去講。

E-mail用自己名稱開頭，方便客戶記憶 以自己的名字命名，不要以數字作為E-mail名。

 學員 @一葉知秋（作者學生） 對「郵件中對自己名字的命名」有補充： E-mail名稱最好是以自己的名字命名，以前有些人用 QQ 或者 136E-mail，E-mail名都是數字，不點開看都不知道是誰，這一點我覺得也是值得注意的，方便別人記住你。

E-mail就是一個「對外窗口」，出現一個小問題就會被視為不專業  學員 @大熊（作者學生） 說出了他的看法： 最近有一檔很火的節目：「見字如面」。

很多人被文字裹挾的記憶和真情感動。

電子郵件雖然不是傳統的書信，但也是信息和情感的另一種便捷的傳播途徑，特別是在工作中，它也是一面鏡子，透過字裡行間的表述用語，你對寫信人的專業度和可信度也會略知一二，甚至更快地得出好感度評判。

這一系列感官反應，決定了你是否會更加認真、更加積極、更加快速地做出回復，這對於素未謀面的陌生人，對於求助、合作、邀約，顯然都非常重要。

我以前供職的公司，由於規模較小，管理不嚴格，很少用電子郵件溝通。

最近一年，由於工作崗位的變動，我開始頻繁地使用電子郵件，主管也很認真地對我的郵件格式提出要求。

比如：「稱呼要禮貌、要問好、開頭空兩格、要注明附件內容、結尾要署名……」 時間長了，我便養成了「規矩」發郵件的習慣，每一項元素都要「置備」周全，同時對於寫出來的文字進行反復閱讀，以防詞不達意，出現凌亂不堪的局面。

如果問題過多，盡量分出條目，然後再把重要字句加粗或加紅。

如此，才能安心發送。

對於別人發來的郵件，我也非常看中「第一印象」，看其有沒有格式工整、合理稱呼，或者出現字體過大的現象。

  這些雖然都是小問題，卻直接決定了看信人的回復概率和興趣。

一個管理嚴格的公司和單位，一個嚴格自律的個人和團體，對於這些「對外窗口」，肯定也是持以嚴謹和負責任的態度，讓別人感受到他們的企業文化和人員素質。

因為，你在鍵盤上敲出來的每一個字，你發出去的每一封郵件，都是你自己的「影子」和團體的寫照。

簡介： 師北宸，「師北宸寫作訓練營」創始人、長江商學院品牌顧問，前鳳凰科技主编。

（本文經原作者師北宸授權轉載，並同意TechOrange編寫導讀與修訂標題，原文標題為〈领导喜欢看的工作邮件，一定都做好了这6个细节 〉，首圖來源：Pxhere,CCLicensed。

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