Google Keep 筆記任務更強的活用10 招技巧心法教學 - 電腦玩物
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Google Keep 雖然目前只能在網頁版、 Android 等平台上使用,但已經成為不 ... 請問我想要把多個記事一起分享給同事,用了ctrl+a選取之後"協作者"選項 ...
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GoogleKeep筆記任務更強的活用10招技巧心法教學
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作者:
EsorHuang
8月02,2015
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GoogleKeep雖然目前只能在網頁版、Android等平台上使用,但已經成為不少朋友愛用的筆記、備忘錄,甚至簡單的任務管理服務,在電腦玩物中就常常有朋友跟我分享他們的GoogleKeep使用心得。
而大家最喜愛GoogleKeep的原因,無非是他的簡潔、快速、穩定同步,對於記錄瑣事、管理清單確實都是有幫助的。
而且,在GoogleKeep簡單易用的便利貼外表底下,其實也隱含了許多有效的任務管理方法,和值得更多活用的筆記技巧:例如他的顏色筆記可以應用在以視覺提示和分類重要任務的作用上,而他的多人即時編輯筆記功能更可以成為團隊共享筆記利器。
你對GoogleKeep簡單外表下隱藏的強大功能都已經完全掌握了嗎?今天這篇文章,就從我自己的經驗出發,分享10個幫助我們更活用GoogleKeep,讓他成為更強大的筆記、任務管理工具的方法教學,提供大家參考。
2015/9/25新增:期待已久的筆記服務!GoogleKeepiPhoneiPad推出
2015/12新增:簡單有效Google時間管理系統:Keep+Inbox+日曆
2016/4/27新增:GoogleKeep與Inbox新增網頁擷取與稍後閱讀提醒
2016/6/30新增:GoogleKeep自動分類筆記幫你智慧工作,中文也通
2017/3/2新增:GoogleKeep整合進GoogleDocs!提升寫作生產力最佳輔助
1.便利貼牆:筆記與任務,排程與封存
關於GoogleKeep的基本操作,可以先參考我最早寫過的這篇基本功能教學:「GoogleKeep靈感的雲端待辦清單筆記推出!測試心得」,而其實只要學會最基本的這個新增筆記、排序筆記、封存筆記功能,我們就可以把GoogleKeep看起來像是「便利貼牆」的畫面變成任務管理清單。
我會透過手動拖曳排序,把目前最需要關注、準備執行的任務卡片移動到最上方,這樣不就是一個最簡單有效的任務排程畫面,而且還可以切換成「清單檢視」,這樣就更像我們熟悉的待辦清單。
並且當某一張卡片裡的任務完成時,可以按住後往左或往右拖曳,就能「封存」這張卡片,也就是讓筆記從便利貼牆上消失,放入「封存」資料夾備查,這樣便利貼牆上永遠可以保持等待執行的待辦清單卡片。
2.核取方塊,待辦清單
另外在GoogleKeep中可以在筆記裡建立有核取方塊的待辦清單,這時候搭配前面用主畫面做任務排程的方法,每一張卡片是一個大任務,整個便利貼牆畫面是大任務的重要性排序。
而卡片裡面就可以利用核取方塊建立「完成這件任務需要的步驟清單」,這樣就有了簡單的任務層級分類。
當然,我們也可以利用這些核取方塊來記住生活中一些瑣事,例如行李準備清單、購物清單等等。
筆記是生活最重要的助理,這一點是無庸置疑的,值得在生活上好好活用(延伸參考:不再找不到東西的整理術:我用Evernote收納這些生活雜物)。
3.筆記的多人即時協同合作
尤其當你在生活或工作上需要跟家人或同事一起合作時,GoogleKeep就可以把上面的任務筆記、清單筆記轉換成可以多人一起即時線上編輯的協同合作筆記。
這部分的教學可以參考:「即時多人編輯筆記!GoogleKeep共用協作驚喜推出」,例如我之前和老婆一起準備自助旅行的行李,因為Evernote沒辦法「即時」協同合作,因為我們想要兩個人一起在線上同時編輯這份清單,於是我們就改用GoogleKeep來滿足需求。
4.顏色設計與任務類型管理
而當筆記任務愈來愈多時,除了把完成的筆記任務「封存」外,還可以利用一些方法來強化便利貼牆上的分類規則。
我第一個會利用的就是「筆記的顏色」,透過不同的顏色可以凸顯關鍵的筆記,或是把相關的任務群組在一起。
我的方法是用筆記任務的類型來決定筆記的顏色,例如和「電腦玩物經營」有關的卡片都是綠色,和生活待辦清單有關的卡片都是黃色,一些日記內容是白色,而特別的專案則再給予特別顏色。
這樣的好處是,一看便利貼牆上綠色的卡片在哪裡,就能找到「電腦玩物」最重要的筆記。
更進一步的,現在GoogleKeep可以用顏色做搜尋過濾,在搜尋欄位中過濾出綠色,也幫助我像是分類群組一樣快速找到電腦玩物相關的筆記。
5.標籤功能與GTD搜尋
我覺得用顏色分類是最簡單、最直覺的,通常我就是使用顏色來判斷筆記任務的類型。
但有時候需要一些更細緻的分類過濾時,我才會輔助使用GoogleKeep上的「標籤」功能,例如幫某些筆記加上「緊急」的標籤,每天記得過濾看一下有哪些緊急的筆記,以防自己忘記重要的事情。
標籤如何使用的教學,可以參考:「如何活用GoogleKeep進行專案管理、重複記憶練習?」。
6.時間提醒和週期性循環提醒
作為任務管理的用途,GoogleKeep當然也可以設定時間提醒,但我覺得更好用的是他可以設定「週期提醒」,讓我們循環的記住某一件重要的事情。
我自己設定週期提醒的應用方法是用在「某些我想要重複學習的東西」,例如最近學到的一個很重要的觀念,我會設定重複每週提醒,讓自己每一週都看到這段話幾次,這樣就慢慢讓自己複習,並記住這個觀念。
7.地點提醒
至於生活或工作上瑣事的提醒,我更喜歡利用GoogleKeep裡的「地點提醒」,設定當我到達某一個特殊地點時,才彈出這張GoogleKeep筆記提醒我,常常能幫助我記住要在某一個地方執行的任務。
例如旅行中,到達某一個地點後要記得採買的伴手禮。
地點提醒的設定方法如下:「GoogleKeep在正確地點時間提醒你,新增提醒事項教學」。
8.製作草稿
在前一陣子,GoogleKeep網頁版中加入了把筆記轉換成Google文件的功能,這個功能我也會加以利用。
因為我常常要寫稿,現在我就會在GoogleKeep上快速先寫大綱與草稿,這適合我在行動中也能隨時拿出手機把想到的內容寫進草稿中。
接著回到電腦上打開GoogleKeep把這則筆記轉換成Google文件,就能在「GoogleDrive」上完成文章了。
這個草稿轉換的功能可以參考:「讓GoogleKeep成為GoogleDocs最佳草稿中心!」教學。
9.把照片轉成文字,把語音轉成文字
另外一個在GoogleKeep值得期待的功能是:「把語音自動轉文字」、「把照片自動轉文字」,之所以說值得期待,是因為我覺得實用性上還沒有那麼完美支援中文,但可以期待未來對中文用戶也很有用。
例如我可以用GoogleKeep拍下一張照片,接著在筆記裡右上方選單選擇「擷取圖片文字」,這時候GoogleKeep會分析照片內容,並且把文字轉換成數位文字!只是目前看起來以英文支援為主。
另外就是我可以開啟GoogleKeep的語音筆記,這時候我一邊說出筆記內容,GoogleKeep不只會儲存我的錄音檔案,還會自動幫我把錄音內容轉換成數位文字。
這部分的中文支援就比較好,我真的會運用在需要語音快速製作筆記的需求上,例如走在路上打開語音筆記說出要買的東西,自動轉換成採買文字清單筆記。
10.單機離線應用程式
最後,Googlekeep不只是Android手機上便利的筆記與任務App,來到網頁版後,我們只要在GoogleChrome安裝GoogleKeep的應用程式,那麼我們就可以在任何電腦上像是單機軟體一樣的使用GoogleKeep,甚至離線編輯與管理筆記!(延伸教學:GoogleKeep離線瀏覽與筆記,Chrome離線軟體版推出)
我們不難發現為什麼很多朋友喜歡GoogleKeep,因為他簡單好上手卻有強大功能,懂得活用他的顏色、標籤、提醒的話甚至可以當作任務管理系統,對於快速的筆記也十分方便。
希望上面10個我自己運用的方法可以對大家有所幫助,或許有些功能你還沒發現,有些心法能夠有所啟發,也歡迎大家一起來討論你的GoogleKeep運用方式。
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轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang(異塵行者),及附上原文連結:GoogleKeep筆記任務更強的活用10招技巧心法教學
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EsorHuang
電腦玩物站長Esor(異塵行者),在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹,而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法,並說明實際應用後帶來的生活改變。
著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。
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aptx1132015年8月2日上午11:50請問站長如何搭配Evernote使用呢?感覺Evernote也有部份功能類似回覆刪除回覆EsorHuang2015年8月2日下午4:52Evernote對我來說還是最重要的第二大腦,筆記、想法與資料的統一知識庫,並且也是我的專案管理中心。
Keep對我來說則是功能性的,例如偶爾需要地點提醒,偶爾需要快速速記,就功能性的先記在keep,但我不奢望他能長久管理,最後重要的還是會統一到evernote刪除回覆回覆aptx1132015年8月2日下午6:13謝謝你的回覆,的確如果是需要提醒到哪購買哪些東西、辦哪些事的話Keep比較方便。
以速記來說,記得站長先前有寫過用Doit來協助Evernote,那這兩種方式好像就差不多?最近使用Evernote的感想果然還是排版沒有word好用,以寫文章來說還是比較適合寫草稿和紀錄成品。
刪除回覆回覆EsorHuang2015年8月3日清晨6:22Doit我就是專門用來寫行動日記,因為喜歡它的那種輸入情境一個工作上可能需要:準備階段、草稿階段、成品製作、紀錄階段、未來搜尋階段,Evernote在成品製作上不是他的強項,但是滿足了其他階段的需求,而其實反而大多數工具都專注在成品製作,然而其他四個階段卻是每個人都不可或缺,而且難以管理的,這就是Evernote的價值刪除回覆回覆回覆管理2015年8月2日下午3:19問關於專案管理應用上,異塵如何擇選trello、googlekeep?後者之前有使用但未深入,前者則是透過您的介紹後才開始使用,有介紹給同事,但他後來仍選擇使用googlekeep(似乎這個對他較容易入手)可以的話,我也想固定一個軟體使用就夠回覆刪除回覆EsorHuang2015年8月2日下午4:54這個其實就看每個人的需求,看你最喜歡哪一個,哪一個可以滿足最重要的那個需求,對我來說,專案管理最重要的還是在evernote上。
trello比較像是團隊合作時需要一個共同公告的看板時使用,keep則像上述的回答那樣是功能性使用。
不過,每個人可以有他不同的選擇,我相信這些一定是因人而異的。
刪除回覆回覆鳳凰騎士2017年9月28日中午12:15我個人的建議:小專案,成員少,工作項目單純者,可以只用GoogleKeep的共用筆記當成團隊的佈告欄或便利貼使用。
大專案或成員較多、工作項目複雜者,還是用Trello比較好,因為每張便利貼(卡片)之上,可以分群組管理,更靈活、細緻。
刪除回覆回覆回覆T@KASHI2015年8月3日上午10:04個人希望他顏色能在多點回覆刪除回覆回覆Mr.P2015年8月4日上午8:20語音轉成文字的部分,如果在GoogleNow同時安裝台灣跟中國兩地的中文語音辨識(可offline,所以在中國也不會被封鎖功能),會隨著口音選擇繁體中文或簡體中文(個人經驗約80%成功率),我自己需要經常切換輸入繁體與簡體中文,無意間發現當我使用台灣口音的時候,會輸入繁體中文,當我使用中國北方口音的時候,會輸入簡體中文。
這點挺方便的,八成以上可行(個人案例)...話說同時安裝美國與英國的英文語音辨識,也會隨著口音拼寫出英式英文與美式英文,個人拿colour/color還有centre/center來嘗試,還真的會自動在地化...PS.朋友說用台灣人口音說英文,安裝新加坡的英文語音辨識,準確度會比美國英文高出許多。
給站長參考參考...很好玩。
回覆刪除回覆Mr.P2015年8月4日上午8:25寫錯了...不是新加坡,是GoogleNow裡面Voice的印度版或菲律賓版的英文。
刪除回覆回覆回覆Kasha2015年8月4日中午12:16作者已經移除這則留言。
回覆刪除回覆回覆Kasha2015年8月4日下午2:06你好!請教有關設立網誌和寫網誌.我需要交一份考察的功課,需要寫網誌/Blog作為提交文本,用來記錄/報告3天的實地考察,背景考究和個人觀點.能呈現文字,照片,和註解(參考出處的連結),並能夠重複修改.外觀清楚容易閱讀/觀看便可.我第一次開Blog,希望找到容易上手,不需寫網頁的程式/技術,便可以上手的實用/易用平台開Blog,請問哪個Blog服務適合?有請網主推介.謝謝!回覆刪除回覆Life2015年8月10日凌晨2:53用Blogger阿,連帳號都有了不是。
刪除回覆回覆回覆Kasha2015年8月11日下午3:32試用中,簡單好用。
謝謝!回覆刪除回覆回覆匿名2015年8月30日晚上8:52keep對於在外快速筆記真的好用,如果是note系列,還可以安裝GMDGestureControl手勢+keepdraw取出比就開啟keep繪圖筆記更快更直覺!如果能像隨手寫一樣手寫大小整齊就更完美了,好像有點貪心阿~回覆刪除回覆回覆小貍貍2015年9月16日晚上8:04keep真的超好用的,是我主畫面必釘選的小工具!回覆刪除回覆回覆Unknown2015年10月11日凌晨2:49可惜EVERNOTE9/30退出台灣市場了,更傳可能會是倒掉的獨角獸,到時資料不知要轉移到哪?googlekeep?回覆刪除回覆EsorHuang2015年10月13日上午11:31他沒有退出台灣市場啊,只是關閉了台灣的實體辦公室,但台灣的服務還是都在喔,也還是有中文客服刪除回覆回覆Unknown2017年3月23日下午2:03關掉無用的辦公室才是正確的選擇刪除回覆回覆回覆匿名2015年11月27日下午5:04請問站長目前有無在使用GoogleTasks呢?Keep似乎無法與其整合…回覆刪除回覆EsorHuang2015年11月27日下午5:46目前兩者確實是沒辦法整合的刪除回覆回覆回覆匿名2016年3月8日下午4:02請問keep能同步至calendar嗎?都找不到能同步的!必須自己在同步至calendar回覆刪除回覆Unknown2016年10月2日晚上11:14我也想知道刪除回覆回覆回覆匿名2016年8月22日下午6:22請問站長如果keep資料遺失有沒有可能去哪邊救回來回覆刪除回覆回覆lilianxuanjing2016年9月18日下午2:28站長您好,第一次讀到您寫的文章,非常清晰有條理,而且很受用。
我想請問您,目前Googlekeep、Evernote跟Gmail、Googledoc哪個可以進行全文搜尋?感謝您!回覆刪除回覆EsorHuang2016年9月19日下午4:38都可以喔刪除回覆回覆zhou2017年12月7日下午4:02中文搜尋有bug:不在開頭或不是緊接著英文、空格、符號的中文字詞就搜尋不到。
刪除回覆回覆回覆楊小麵2016年12月8日晚上8:32請問我想要把多個記事一起分享給同事,用了ctrl+a選取之後"協作者"選項就消失了,所以也就只能一篇一篇點擊分享嗎?不知道有沒有更快速的方法呢?謝謝回覆刪除回覆回覆楊小麵2016年12月8日晚上8:50作者已經移除這則留言。
回覆刪除回覆回覆同學2017年3月22日上午11:12站長你好:我想請問keep的容如何調整字型大小我看到你的圖片中文字大小不同可是我目前一直找不到該選項可否提供操作方式謝謝回覆刪除回覆回覆Unknown2017年4月21日上午10:42請教站長要如何將A帳號的KEEP全部分享給B帳號?謝謝回覆刪除回覆回覆TC2017年7月7日下午1:56是KEEP愛用者,主要是手機上使用隨記的功能。
因為常是拍圖片紀錄在手機上佔用的空間越來越肥大到數G,常因此跳出容量不足無法更新手機app蠻困擾的。
。
。
是否有讓他存到記憶卡的選項呢?Thanks!回覆刪除回覆Unknown2017年7月7日下午2:12非iphone手機可以從「設定」-「管理應用程式」將keep移去sdcard刪除回覆回覆回覆zhou2017年12月7日下午4:03中文搜尋有bug:不在開頭或不是緊接著英文、空格、符號的中文字詞就搜尋不到。
回覆刪除回覆回覆Elaine2018年5月25日下午5:50想請問,為什麼我用google帳號,網頁版和APP確無法同步??謝謝你回覆刪除回覆回覆ABC2018年12月24日凌晨1:56請問如何将已封存的資料夾重新放回在便利貼檣呢?回覆刪除回覆回覆108號實驗品2021年4月21日上午8:02站長你的文章被盜了回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多…
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