臺大] 方便有效率的Google Docs 文件分享與協同寫作

在教學上，可作為教材與資料的分享，及學生合作學習之工具之一。

【Google Docs 共用權限】. 在介紹操作步驟之前，首先介紹Google Docs 所提供的三種文件顯示設定：「私人 ... 簡報設計及規劃 多媒體教材 英語教學 講義設計及撰寫 創新設備vs.教學(IRS、電子白板) iPadvs.紙本教材 遠距教學、OnlineCourses 線上系統運用(CeibainNTU、社群) 雲端系統vs.教學 翻轉教室   首頁>教學資料庫  本文章點閱 次 [臺大]方便有效率的GoogleDocs文件分享與協同寫作 文章來源:http://ctld.ntu.edu.tw/_epaper/news_detail.php?nid=147   文／劉蔚馨(本中心數位媒體組教學設計師)   　　一般而言，分組報告、計畫等文件，常需透過密集的溝通，及文件的編輯、修訂與匯整，才能結集眾人智慧而成就。

然而，在撰寫的過程當中，常因時間與空間之因素，需要倚靠許多的信件往來，交換不斷更新的文件版本與意見，才得以進行文件的撰寫，但此舉往往造成編輯上的困擾，與修改意見的解讀落差。

　　在一般的文書處理軟體中，多已提供追蹤修訂之功能，可協助文件統整者整合眾人意見，但仍避免不了各個文件的比對工作。

GoogleDocs提供了文件共用與協同寫作之功能，可以將群體集結起來，透過線上即時討論與編輯，一同完成文件的撰寫，不但同時解決信件往來與眾多版本匯整之問題，更促進了群體意見之交流。

在教學上，可作為教材與資料的分享，及學生合作學習之工具之一。

  【GoogleDocs共用權限】 　　在介紹操作步驟之前，首先介紹GoogleDocs所提供的三種文件顯示設定：「私人」、「擁有連結的使用者」及「公開在網路上」，文件擁有者可自行決定共用該份文件的使用者數量，及使用者之權限。

  「私人(與特定使用者共用文件)：此為系統預設值，適用於私人文件。

文件產生者或上傳者是唯一擁有該文件存取權的使用者，但亦可明確授權於他人，使在一封閉範圍內的被授權使用者，得以「Google帳戶」登入後存取該文件，進行協同寫作。

  「擁有連結的使用者：使用者只要能取得文件網站，無需登入即可存取文件；若同時設定「允許所有人編輯」選項，則取得該網址的使用者，均可檢視並編輯該文件。

此設定適用於不具「Google帳戶」之使用者取得文件，但由於無需登入，檢視者與編輯者皆以匿名顯示。

如教師可將課程大綱或教材等文件，可設為「與擁有連結的使用者」共用，再將網址寄給修課學生，學生即可自由存取課程相關文件。

文件的網址可加以變更，一旦變更，未取得新網址之原使用者，則無法再存取該文件。

而這類線上文件，通常不被搜尋引擎所檢索，但若是出現於其他可檢索之網頁中者，則不在此限。

  「公開在網路上：所有人都能自由存取文件。

適合用來推廣活動或事物。

  【GoogleDocs共用與協同寫作步驟】 　　以下介紹GoogleDocs文件共用與協同寫作操作流程：1.開啟GoogleDocs首頁(http://doc.google.com)，使用Google帳號登入。

2.按「新增」開啟新的文件、簡報或試算表，進行文件編輯。

或按「上傳」，將本機端的文件檔上傳至Google，作為單純下載、共用分享等用途，或按「編輯」進入線上編輯視窗，進一步撰寫文件。

(註：可上傳之文件類型及大小限制，請參上傳頁面內之說明。

)3.完成文件編輯後，按「共用」，於選單中選擇「共用設定」，開啟「共用設定」視窗。

文件預設之共用權限為「私人：僅限下列使用者可檢視」，文件產生者即為擁有者，自動列於下方使用者名單中。

4.欲變更文件之共用模式，按「變更」，於「顯示設定選項」選單中選擇「公開在網路上」、「擁有連結的使用者」或「私人(預設)」。

前二項選項另提供「編輯存取權限」之設定，如欲「允許所有人編輯(無需登入)」，請勾選。

按「儲存」完成設定。

5.於共用設定視窗內，新增使用者，並進行相關設定。

輸入欲加入之使用者email或「從通訊錄中選擇」，選擇其權限為「可以編輯」或「可以查看」，再依需求加入個人訊息、勾選email寄送方式，按「共用」後即完成設定。

新增之使用者即出現於上方清單中，同時各個使用者可收到email通知。

6.如欲修改使用者存取權限，可於清單中選擇各別使用者之權限類別，或按「X」刪除使用者。

使用者之存取權限種類有三：①、擁有者：具完整之文件編輯、刪除，及編輯者或檢視者邀請權限。

②、編輯者：可編輯文件、檢視編輯者清單、匯出文件及編輯者清單副本等，另在擁有者授權情況下，可邀請或刪除其他輯者或檢視者。

③、檢視者：可觀看最新版本文件、匯出副本、建立文件副本等。

7.使用者收到email後，依擁有者對於文件所做之顯示設定，登入GoogleDocs或直接連結文件網址存取該文件。

8.使用者開啟文件後，即可對該文件進行協同合作。

畫面右上方會顯示目前有哪些使用者正在檢視此文件，按右方箭頭，即可開啟即時對話視窗，使用者們可直接於線上進行討論，並即時編輯文件，使所有使用者即時瀏覽修改內容，並進一步討論。

9.如欲回復文件的其他修訂版本，於開啟該文件的狀態下，按「檔案」，選擇「查看修訂版本記錄」，即可進入「修訂版本記錄」一覽表。

表中詳列該文件於何時，經過哪些使用者修改之記錄，點選「修訂版本」即可開啟檢視，如欲回復，按「還原為此版本」即可。

詳細之GoogleDocs使用，可參考GoogleDocs說明文件，網址為：http://docs.google.com/support/?hl=zh_TW。