Joe的時間管理術01 - 基本知識 - 大人學

Joe的時間管理術01 - 基本知識. 在針對「時間管理」這議題往下細寫前，我想要談三個基本概念。

如此可以先統一一下定義，另一方面嘛，也希望大家在技術上追求「優化」 ... 首頁 大人知識 個人管理 Joe的時間管理術01-基本知識 在針對「時間管理」這議題往下細寫前，我想要談三個基本概念。

如此可以先統一一下定義，另一方面嘛，也希望大家在技術上追求「優化」前，能先得到正確的心態。

因為我總相信世界所有東西，只要你能掌握核心，總能發展出自己的做法與技術；但若只學技術卻不理解原因時，就很可能被那技術制約甚至反噬。

所以不希望有人誤會說「我只要偷學Joe的一兩個手法，我也能一下做好很多事情。

」方法永遠只是思維落實的一種過程與手段罷了，若心態不正確，只學皮毛是絕對沒有成效的喔！這是希望讀者往下看之前，能先充分理解的事情。

在這篇中，我要談三個容易混淆的基本概念： 1.時間管理良好下，能帶來的成功到底是甚麼？ 2.管理其實是有分為主動與被動的差異。

3.效率提升並不完全是時間管理的關鍵。

那我就依序在這篇談談這三個基本概念。

成功是甚麼? 印象中，每次在文章中提到成功，就會有人酸溜溜的回應說：那些人成功要不是歸因於家世、政商關係、逢迎拍馬、就是純粹的好運，成功不是可以學的啦！我與Bryan畢竟離巴菲特或是比爾蓋茲那種成就還天差地遠，所以我們雖然盡量都希望大家正面思考，但終究沒甚麼強而有力的論述來否定那些酸溜溜的思維。

嘿，我甚至不否認，人若要得到巴菲特那樣等級的成就，除了努力、天賦以外，或許還真的需要很多好運。

但我在這裡想強調的一個論述，在於我們對於「成功」的定義未必要這麼極端。

並非只有成為巴菲特、選上總統、得諾貝爾獎、或是建立橫跨五大洲的商業帝國才算。

我們一般人或許平凡、或許夢想微小的多、或許只擁有人生某階段的渴望，但對自身而言，若能達到那些夢想，一樣是能帶來人生中高度的圓滿與充實。

這些成功可能是考上某種證照、完成一個設計提案、構築一份企劃、完成婚禮安排、甚至是減肥與健身。

更重要的是，這些目標的成功其實往往是引領我們往更強大的方向前進的里程碑。

就好比學些速記與讀書的手法，雖然不可能讓你拿到諾貝爾獎，但最少會讓你有系統的記得書中的內容，能考個好學校、甚至在起點上超越其他不懂的人。

這在時間管理上也是類似的概念。

學會這些東西，確實不會因此就產生甚麼巨變；但最少會讓你「更有能力」追尋「屬於你的成功」。

大部分人雖然擁有夢想，卻常常因為「現實問題」而把夢想不斷往後延。

「等我有時間了」、「等我有錢了」、「等我升職了」、「等小孩大了後」；總是會有一堆藉口，讓人們把想做的事情一直往後推。

五年、十年回頭來看，很多人講了一輩子的事情，往往連起步都沒有。

但若你知道如何利用時間，其實很多事情或許早就可以起步了，就算如蝸牛般緩慢，五年十年回頭來看也是移動了一些距離啊。

換言之，具備時間管理、或是個人的財務管理的知識後，讓我們有能力提升自己的執行力、增加我們時間或是金錢的利用效率，我們將更有機會追逐並完成我們的夢想。

就算那夢想跟知名人士比起來微不足道，但總是一個起步。

要成為巴菲特，我們也是需要一桶金、一桶金的慢慢累積。

所以成功並不表示一定要aimHigh，但若能逐步的達成我們每個人生夢想，就是一種能對自己交代的成功。

而若能把這些中小型目標都達成下，萬一哪天還有好運加持下，搞不好我們就會是另一個能被歷史記錄下來的人物。

當然，後者可能可遇不可求；但能達到前者，最少也能讓自己某種程度衣食無缺、人生了無遺憾了。

這是我想要強調的「成功」→一個由我們自己定義夢想，並將其實現的過程。

這成功並不虛無飄渺、也並非是凡人不可觸及的。

重點是你願不願起步，以及是否有個好方法讓自己事半功倍罷了！ 說到這，我想到我最近在看的一本書「改寫規則的人，獨贏」Page104頁有這麼一句話：「你無法確保成功」美國第二位總統約翰亞當斯(JohnAdams)寫信給妻子艾碧蓋兒道，「你只能讓自己的作為值得成功」。

這段話讓我很有共鳴，因為我一直相信若我們投注心力為自己規畫未來，就是「讓自己的作為值得成功」。

時間智商的提升，就是讓我們的一舉一動都更容易達成自己的目標與願望。

最終，也就是提升了成功的機率。

管理的關鍵在於主動兩字 第二個基礎概念是這樣的：並非你去買本「萬用手冊」(如有名的ほぼ日手帳)或是有在用「Calendar軟體」就叫有做時間管理。

我相信很多人都有在用類似工具，可是不表示因此就能有效的完成足夠的工作。

問題在哪裡呢？我自己觀察後發現，好的時間管理、跟壞的時間管理，重點的差異在於如何界定「管理」這個字眼。

管理這個字眼很有意思。

他在中文裡，只有這一個字；但在英文裡頭，其實有好幾個字眼都代表管理，比方說Administration、以及Management。

Management這個字眼，比較有「介入、干預、並預先改善」的意思；而Administration有人翻譯成行政管理，通常代表的是「做些動作來確保事情運作順暢」。

像一間公司裡頭，AdministrationTeam通常就是在確保日常運作不出錯、大家照著規矩與流程做事。

以政府部門為例，會有著大量的事務人員，他們的責任就是做這樣的事情：確認大家都有身分證字號、確認大家都有繳稅、確認預算都有執行類似這些事情。

至於為何人人需要身分證字號，預算金額到底合理不合理，那可不是這類單位需要憂心的問題。

ManagementTeam才是一個組織中負責要憂心為什麼以及去哪裡的單位，他們通常負責提供Vision(願景)、決定優先順序、思考資源配置等。

順帶一提，講到Vision這個字，就想到我最近看到一段話對這字描述的極為貼切。

這是格理弗遊記的作者JonathanSwift說的：Visionistheartofseeingthingsinvisible。

「看到尚不存在的藝術」，這描述還真棒呢！ 一個好的組織需要這兩者的平衡。

有些人負責維持日常運作順暢、照著規矩辦事；但也要有些人負責往前看、隨時思考規矩是否該改、方向是否該調整。

像我們身體就有著非常完善的行政組織，如呼吸系統、循環系統、消化系統等。

它們巧妙的運作，讓身體維持正常運作。

但是呼吸系統可不會幫我們思考如何追求成功與卓越。

你還需要用腦、用心來成立我們的「主動管理」系統，把夢想化為行動綱領並加以實行。

離題的講了這麼一大段，我想說的是：在時間管理上也是一樣。

很多人只是被動的把別人來找我們要做的事情記入行事曆中，然後照著執行，並以為這就是管理時間。

但這其實不叫時間管理，這充其量只是有個「提醒機制」罷了。

提醒機制只是做到行政管理，讓我們不出錯、運行順暢；但若要追求成功，你還需要更多「主動」的成分在其中。

比方說，如何妥善的安排工作、調整優先順序、拒絕矛盾的事情、甚至是思考找尋自己的Vision(也就是定義自己想要的成功或是通往成功的里程碑是甚麼)。

這才是我覺得在時間管理上重要且該學習之處。

這也說明了，為何雖然有人買了萬用手帳、帶著PDA，但是生活效率還是沒有很大的提升。

那是因為若管理只做一半，成效當然也只有一半了啊！ 時間管理的關鍵不只在於節省時間 最後一個要說明的，在於時間管理跟「如何節省時間」很可能是不能直接畫上等號的。

若只是思考如何「加快」，有時候是會走入歧途的。

這有兩個原因。

第一個原因在於「時間利用的好壞」比「單純縮短時間」更重要。

這是因為事情怎麼樣都有最少完成所需的時間，縮短的邊際成本是遞增的。

比方說吧，每天上班我可以有好幾種不同的選擇。

可能可以開車、可能可以騎車、可能可以搭捷運、也可能搭計程車。

但除非我能學會瞬間移動或是能得到小叮噹的任意門，不然怎麼樣我都得花些時間。

就算是我最能自我控制的交通工具(如自己開車或騎車)，我也不能把通勤時間降到零。

舉例而言，搭捷運上班要花40分鐘，正常騎車也要花30分鐘，除非拼命闖紅燈可能才能省更多。

可是闖紅燈風險太高，這策略考量到風險帶來的成本後會變的完全不值得。

但若正常騎車也只能節省個十分鐘，那這改善其實也非常有限(雖然就比例而言看似很高)。

甚至在這情況下，我個人反而寧願多花十分鐘來搭捷運。

嚇一跳嗎？ 因為你若從有效分配時間的角度來看，當我有完整的40分鐘可用時，我其實可以在捷運旅途中看看書、寫文章大綱、看一下待辦事項清單、或是做些其他的思考。

騎車雖然看似節省了10分鐘，但過程中我得注意交通、得提高警覺，對我而言反而是一整段完全無用的過程。

所以時間管理，並非只是要你一味的節省時間，如何能好好的利用時間才是關鍵。

在此概念下，某些事情多花些時間做，有時候反而才是合理的選擇。

這也是為何我把這分類取名叫個人時商、而不叫時間管理；因為需要提升的是判斷的智慧、而非只是一味求快。

這也帶出一味思索加快為何會誤入歧途的另一個原因。

一般人常常因為過份求快的「Cost-Down」，而造成工作品質的低落。

像華人就最多這種毛病。

別人訂好的標準作業程序，大家都會因為抄捷徑、省掉幾個步驟而得意洋洋。

殊不知，這些流程可能都是必要的。

跳過某些程序雖然短期看起來沒問題，但反而可能增加日後的麻煩，如增加日後修改機率、或是因為出錯造成評價低落等後遺症。

比方說我們公司規定有開案前要簽Charter的規則。

很多人就會質疑，我都準備好了，為何不讓我先動？甚至有些小組會想偷偷先跑。

但Charter沒有被簽，通常理由不外乎就是高階主管覺得還沒有Ready、覺得還有疑慮。

但所謂疑慮是甚麼呢？通常不外乎就是針對專案的「內容」、「規格」、「預算」、或「時間」還有歧見或是不確定。

那你可以想像，若是高階主管對這四個東西有疑慮，這代表案子的走向有可能還會大幅偏移。

規格或內容隨便一改，做法可能都完全不同。

先跑或許能搶些時間，但更可能跑了兩周後發現怎麼方向大幅轉變了？這時後發現要重頭來過，不是很冤枉嗎？所以我自己雖然也會在某些情境偷跑，可是這其實需要充分的資訊收集以及風險判斷的；大部分時候，我會在這種時刻先把力氣放在別的工作上，等到態勢明確了，才會進行準備。

如此，一方面避免了重工的風險，又能先完成別的事情。

這才是妥善的分配時間與管理時間。

說了這兩個例子，我只是想要強調一個觀念。

時間管理的重點並非僅在想辦法節省時間或是趕快把事情做完。

有時候多花時間反而才是提升效率、有時候耐心等待反而才是提升效率、甚至有時候多做些事情反而才是提升效率。

總結 時間管理並非只是做做紀錄、或是想辦法做快一些。

核心的基礎是上面提到的三項事情。

首先，你要能界定你自己要甚麼東西，也就是你的人生目標。

再來，要能主動的規劃與管理自己的人生，讓自己的所做所為都能配合我們期待的成功目標。

第三，大處著眼的思考，不要一心求快。

真正的效率常常是在眼睛看不到、反直覺的地方。

多花時間在前期，有時候才能帶來後期、甚至長期的收益與效率。

別忘了要把眼光放遠，永遠看著將來的那個成功標的，這才會帶給你真正具備系統觀點的「時商」提升。

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