會議基本概念與實務作法 - 全家保全

內政部訂定的會議規範第一條說：「三人以上，循一定之規則， ... 會議中議案的來源，計有兩種，一種是口頭的動議，一種是書面的提案，名稱和提出的手續，雖各有不同， ... 全家保全股份有限公司 關於全家保全服務項目新文章連絡方式 本公司自成立以來，始終秉持以專業化、人性化、科技化為我們的經營方針，以誠信、負責、效率為我們的服務信條。

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  主選單 Home發表文章會議基本概念與實務作法 會議基本概念與實務作法 會議基本概念與實務作法  報告人：宋仁得課長  壹、何謂會議？   所謂會議，就是集合眾人，研究事理，解決問題的集會。

國父在民權初步第一節中  說：「凡研究事理而為之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循有一定規  則者，則謂之會議。

」內政部訂定的會議規範第一條說：「三人以上，循一定之規則，  集思廣益，研究事理，尋求多數意見，達成決議，解決問題，以收群策群力之效者，謂  之會議。

」由此可知，會議具有下列四種  特點：  (1)參與人數至少應有三人以上。

  (2)須有具體事件作為討論內容。

  (3)須針對問題，充分討論，集思廣益，獲致具體結論，或達成具體決議，或獲得最妥善     的解決辦法。

  (4)須遵守一定的議事規則。

  貳、各種會議與相關程序說明：  一、會議有那些種類？    （一）臨時會議：由發起單位，或發起人，或籌備人召集。

會員原無定額，人數沒有限制                                       ，無論到會人數多少，都可以召開。

     （二）委員會：由理事會推選的召集人，或首名委員為召集人，予以召集。

     （三）永久性集會：由其負責人召集，每屆改選後的第一次會議，由召集人中，得票最多                                           者，或前屆負責人召集。

可以自行在各該團體的章程中，或用其他方                                           法規定期開會額數，假定沒有規定，出席人數超過應到人數的半數，                                            即可開會。

   （四）談話會：因天災人禍，須為緊急處理，而出席人因故未達開會額數者，得開談話會                                   ，依出席人三分之二以上之同意，作成決議行之，但該項決議應於會後儘                                   速通知未出席人，並於下次正式會議提出追認。

                不論會議的型態是什麼，也不管是由何人召集，各種會議的召開均應於會前適當時                 間之前，將開會日期、地點，以書面通知各參與人，或利用大眾傳播工具，予以公                 告，可能時並應附送議程，及有關資料。

二、什麼是動議？  動議為對事體處分的提案，民權初步第三十一節，其意義即為出席會議的人，提出一個問題或意見，請求會場予以討論或採納。

會議中議案的來源，計有兩種，一種是口頭的動議，一種是書面的提案，名稱和提出的手續，雖各有不同，但其作用是一樣的。

  三、動議有那些種類？程序為何？  （一）主動議：對某一事件的處分，提出意見和辦法，請求討論，進而付之表決。

此一                               動議不附屬於任何動議而能獨立存在者屬之。

 （二）附議：附議的意義不在贊同此動機，而是贊同討論這個動機，動議者發動議只是                           個人，但經附議與主席接述後，此動議就成為會場大眾之動議了。

動議必                           須以一人以上附議，始得成立。

主席對動議，得自為附議，各種會議，另                           有規定者從其規定。

而權宜問題、秩序問題、會議詢問、收回動議等，則                           不需附議。

        （三）附屬動議：附屬動議是指一動議附屬於他動議，而以改變其內容或處理方式為目                                           的者屬之。

附屬動議優先於主動議；處理附議動議有其優先順序-散                                           會動議、欄置動議、停止討論動議、延期動議、付委動議、修正會議                                           、無期延期動議。

 （四）動議的程序：動議的程序應依以下規定實行：                      1.議者向主席請求發言地位。

                     2.承認動議者之發言地位。

                     3.議者發動議而坐。

                     4.附議。

                     5.主席接述動議，並付討論。

四、提案：         動議以書面為之者，稱提案，提案除依特別規定，得由個人或機關團體單獨提出者         外，須有附署，其附署人數如無另外規定，和附議人數同。

五、不得動議之時機：         除權宜問題、秩序問題、會議詢問、及申訴動議外，有下列情形之一時，不得提出          動議—他人取得發言地位時、表決或選舉時。

六、動議收回的時機：   （一）經附議前之動議，可由動議人收回。

  （二）附議後之動議，須經附議人同意，方得收回。

  （三）經主席接述後之動議，原動議如欲收回，須經主席徵詢無異議後方得收回，如有                異議須付表決。

七、討論：         討論是指對於問題一切評論，無論其為反對或贊成。

亦即出席人對於一個議案，即         當前的問題，加以研討評論之謂。

當一個議案，經主席宣付討論後，出席人都有發         表意見、貢獻辦法的權利和責任。

經此討論之後，始行提付表決。

以期獲得正確的         結論，這是議事必經的程序。

  八、討論的原則：  （一）一事原則：  就是在同一時間內只討論一個問題，在一個動議未經討論完畢，提付表決之前，不得另將其他動議提出討論。

開會時如有違反上述情事，主席應立刻予以制止，或不予接述。

其他出席人亦得提出秩序問題，請求主席予以制止。

不過如為權宜問題，或秩序問題，因時機迫不及待，或因議事秩序上發生錯誤，必須即時糾正，則可不受此項限制。

     （二）充分與自由討論原則：                    所謂充分討論，即出席人的討論權，不受任何不當限制，主席對於出席人所提發言                   討論的要求，只要合乎秩序，不得任意拒絕，出席人在參與討論時，除因違反議事                   規則，得由主席自動，或經其他出席人，請求主席予以糾正制止外，任何人不得加                   以阻擾。

除規定不經討論逕付表決之案，或由主席裁定之事外，任何議案，非經過                   適當的討論，不應提付表決。

所謂自由討論，及參加討論的人，無論其為正面或反                   面，或其他主張，只要不離本題，不違反禮貌，不觸犯議事規則，任何人均不得加                   以干涉。

主席對於要求發言的人，必須依照規定或習慣予以允許，而不能予以拒絕                   ，在討論進行中，如有人動議停止討論，必須得到三分之二的人數同意方可。

    （三）服從多數的原則：                  少數服從多數，多數決定一切，為民主政治的重要原則。

會議的目的，就在凝結與                  集中會場對於某一議案的大多數人的意見，並且使此大多數的意見，經由討論，運                  用合法的與和平的表決方式，通過實行；會場少數會員，儘管於討論時，可持有不                  同或相反的意見，但一經表決，必須犧牲放棄而接受多數與會人員意見的決定。

    （四）尊重少數意見的原則：                 民主政治少數固應服從多數，而多數也應尊重少數的意見。

會議設置程序，議案必                  經討論，就是為了要聽取少數的意見，經過三讀會程序的議案，規定三讀不能在同                   日舉行，在這三讀過程中，又必須經過審查辯論等階段，然後才付表決；其主旨也                  在使少數派有發表意見的機會。

   九、表決： 　　    表決是對議案之最後處理方式。

表決方式有投票表決、舉手表決、起立表決、正反兩方分立表決、唱名表決等等，舉例唱名表決之方式，如經出席人之提議，並得五分之一以上之贊同，即應採用。

出席人應名時，應起立答應贊成，反對或棄權。

如未應名，再唱一次，但不得三唱。

表決時還需注意兩面俱呈的原則。

所謂兩面俱呈即一個議案必須就贊成與反對兩方面，分別舉行表決，除有特別規定得數額外，如贊成者為多數，即可決；反對者為多數，即否決。

可否同數時，如主席不參與表決，亦為否決。

表決必須兩面俱呈，不止是手續問題，更重要的，乃是民主政治的原則問題。

    十、主席行使表決時機：  　　     主席以不參加表決為原則，但主席於議案表決可否同數時，得加入一方，使其通過；或不加入，而使其否決，但有特別規定之表決人數者，從其規定。

主席於議案之表決，可否相差一票時，得參加少數方面，使成同數以否決之。

主席於議案可決，有特別規定之額數者，如相差一票，即達規定之額數時，得參加一票使其通過，或不參加使其否決。

 十一、權宜問題：               凡議場遇意外事件，足以影響議場全體或個人權利者，均構成權宜問題。

(如騷擾會場              、燈光熄滅、或會員遠行要求優先發言等，出席人得提請主席制止。

)  十二、秩序問題： 　　      議案進行中，會員或主席有破壞會議秩序，違背議事規則，便構成秩序問題。

(如發言               超出議題範圍，出席人得請求主席糾正。

)權宜問題與秩序問題之提出，可不必先取               得發言地位，直接向主席提出，權宜問題較秩序問題優先，且在七種附屬動議之先。

              這兩個偶發性動議，是因為在會議進行中，有外在突發事件或違反議事規則的情形發               生，因而困擾會場才提出的，且此類問題又是會議終非先解決不可之事，固可直接起               而發言，優先獲取發言地位。

                以上為會議議事基本概念，最主要給各位同仁初步瞭解會議召開各種名詞的意義，至               於攸關管理委員會的會議協助工作就在下一段中來研討，從理論到實際的會議準備、               會議中、會議後續會議記錄整理、公告等作業流程，以加深各位的印象。

      參、管理委員會召開會議作業流程   一、前置作業：                    各主管應於開會前一週將會議時間、地點、會議議題確認後，繕打會議通知單通知            與會人員與回報公司管制。

並於會議當天以電話詢問（提醒）確認是否出席後將狀況回           報主委。

   二、資料蒐集：  （一）上次會議決議案辦理情形：針對上次會議決議案執行狀況、辦理情形逐條逐項完成                                                                 書面資料。

  （二）工作報告：依監察、財務、工程、安全、環保等順序提報，內容包含行政管理事務                                  、設施修繕、環境整理與資源回收、社區活動規劃、財務收支狀況等事                                   宜實施資料撰寫。

  （三）財務報告：公布財務收支明細與帳務處理統計等內容。

  （四）提案：管委會執行工作上需徵求全體委員研議討論以獲得共識之議題、住戶對管理                          工作、設施之使用採購估價審查、生活環境之感受等項目，提出書面建議之                          議題。

   三、會前研討：           會議前三十分鐘，組長可針對開會程序內容、討論議題等項目與主持人實施會前說明研            討，以利會議過程順利，獲得預期之效果。

   四、會議實施：  （一）出席人數：  1.委員會定期會議：應有全體委員超過二分之一出席會議始可成立；各項議題表決                                       需出席人數過半同意始可通過決議。

  2.區分所有權人會議：除了規約另有規定，應有全體區分所有權人三分之二或區分                                           所有權比例超過三分之二出席會議，決議始可成立；各項議                                           題表決需出席人數四分之三或佔區分所有權比例四分之三以                                           上同意始可通過決議。

(公寓大廈管理條例31條) （二）主席致詞：來賓介紹、致歡迎詞、報告出席應到人數、出席人數，是否符合開會規                                   定、再敘述推行工作相關過程。

  （三）上次會議決議案辦理情形報告：敘述案由執行經過、已完成成效、未完成原因，簡                                                                          單扼要逐條說明。

  （四）委員會工作報告：依各單位委員會賦予職銜律定之職責實施工作報告。

1.監察委員：針對大樓工程施工勘驗、公共設備器材採購(含維護招標)招商審查、                          財務收入支出等項目，監督查察工作執行情形報告。

2.財務委員：報告管理費催收繳狀況與金額、各項事務費用運用及管理基金保管孳                          息等事項。

3.工程委員：報告大樓公共工程施工、設施(備)運作維護、招商等項目執行狀況。

4.文康委員：提供相關單位藝文活動、教育訓練、招生訊息等資訊供住戶參考；建                          議策辦住戶康樂聯誼活動、文宣製作、海報宣導等工作，以提升住戶                          優良居住品質與文化素質等項目。

5.環保委員：報告大樓或社區環境清潔狀況、資源回收辦理情形、消毒規劃時間等                          、住戶配合事項等事宜。

6.安全委員：報告門禁安全、監視系統設施、人車出入管制、大樓死角或偏僻處所                          等區域，是否有漏洞或缺失、改善建議等內容。

7.管理組長：執行門禁管制、車輛出入管理、管理費收(催)繳、行政管理工作(含環                          境清潔)、設施運作維護狀況等項目實施報告。

（五）提案討論：依據書面資料案由、說明內容宣讀，由提案人實施口頭補充，經與會人                                   員實施討論後，由主席裁示進行表決。

若提案內容超出委員會決議層級                                   時可擱置，列入區分所有權人會議時提案。

（六）臨時動議：與會人員臨時提出建議案，經完整說明後，由主席詢問是否有人附議後                                    ，實施討論、表決通過。

（七）主席結論：針對會議過程報告通過提案內容、執行工作重點、相關要求事項等內容                                   作為結語。

   五、決議案執行與紀錄整理公告：      （一）會議記錄應於三天內完成草稿，送交主任委員審查、打印後公告。

     （二）對於通過之決議，應由管理組長負責彙整管制，適時通知(提醒)或回報各委員，確                    保決議案之落實與執行。

  六、各項會議記錄公告日起七日內如無提出書面反對意見，或反對意見未達全體區分所有權            人半數時，該決議視為生效。

會議決議成立後，十日內以書面資料送達全體區分所有權            人並公告之。

  肆、結語： 主持會議大家都會，至於會議開的好不好順不順暢，有沒有達到預期的效果，這就 看主持功力，對會議的掌控能力。

所以不論何種會議，議前的研討（會前會）就變的十 分重要，可讓主持人提前進入狀況，掌握會議內容。

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