商務英語課程概況之會議

要舉行公司內部會議（internal meeting）時, 事先用memo（記錄）即(interoffice memorandum)及notice（通知）的文書形式分發給相關部門的人員. 在這種memo當中, ... Hi家教-線上英文-口說及聽力訓練專家 Welcome...Hi家教線上外語 ‧Home ‧ 企業方案洽詢 ‧ 付款方式 ‧ 我要選課 ‧ 人才招募 ‧ FAQ   程度測試預約專線 服務時間：週一至五AM9:00~PM23:00                 週六至日AM9:00~PM21:00  Hitutor客服ID：@hitutor ：live:hitutor-info ：1272697044  ：[email protected] 廣州電話 0086-20-88525953 服務時間： 週一至日AM9:00~PM22:00 微信客服帳號： Hitutor-CS   帳號： 必填。

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Let’sgetstart.(開始吧.) Ladiesandgentlemen,canIhaveyourattention,please? (各位女士先生們,請大家注意!) b.主席的自我介紹 I’mTianmingYang,theChairmanofthismeeting. (我是楊天明,是這次會議的主席.) c.闡明會議的目的及議題 Let’sclarifythejointpurposeofthismeeting.Themaintopicoftoday’sagendaisadvertising. (讓我闡明此次會議的目的,今天主要的議題是廣告.) Themainobjective(purpose)ofthismeetingis….. (這次會議的主要目的是……) Today’sagendaincludesmanyimportantitems. (今天的議程包括了許多重要的項目.) d.指名第一位發言者 Mr.Jones,wouldyoustartthingsoff? (Jones先生,請你先開始發言好嗎?) CouldIaskyoutospeakfirst?(我能請你先發言嗎?) Couldyoustarttheballrolling?(你能先開始嗎?) e.徵求意見 What’syouropiniononthismatter?(你對這件事情有什麼意見?) Whatdoyouthinkaboutthat,Jim?(Jim,你認為如何?) Howdoyoufeelaboutit?(你怎麼看待?) 步驟二.提出問題點 a.列舉問題點 I’lltellyouwhatIthinkthetroublespotis. (我要告訴你我認為有問題的地方.) Iwanttoletyouknowthepointunderdebate. (我想讓你知道有爭議的論點.) b.提出問題 Ithinkthecauseofourpoorsalesperformanceisouradvertisingstrategy. (我認為銷售額下降的原因在於我們的廣告策略.) c.提案 Iproposemoreadvertisingforthisproject. (我提議對這個計畫多做廣告.) I’dliketocomeupwithastrongadvertisingcampaign. (我提議要有一個強有力的廣告活動.） d.說明提案的依據 Thisisbecausethequalityofadvertisingdeterminestherateofsales. (這是因為廣告的品質左右銷售額.) Thatwasmainlybecausetheseniormembersofthecommitteerejectedit. (主要是因為資深委員們否決了它.) e.說明狀況 Theresponsetotheadvertisinginthenewspaperwas30%lowerthanatthistimelastyear. (報紙上的廣告反應與去年這個時期相比降低了30%.) We’regettingastrongresponsetotheadfromreaders. (讀者們對廣告的反應很強烈.) 步驟三、詢問及確認 a. 開口詢問 I’dliketoaskyouaquestion. (我想問你一個問題.） Ihaveaquestiontoputtoyou. (我想個問題想問你.) b.再確認一次議題 I’dliketoconfirmthepurposeofthismeeting. (我想再確認一下這次會議的目的.) Letmeconfirmwhetherornotthenewsistrue. (讓我再確認一下這個消息是真還是假.) I’dliketobrieflygooverthesituation. (我想再確認一下大致情況.) c.確認發言的內容 Ibegyourpardon?(請你再說一遍好嗎?) Idon’tunderstandwhatyou’resaying.(我不明白你說什麼?) d.確認對方的意圖 Whatdoyoumeanbythat? (那是什麼意思?) Doyoumeanthatthesameadvertisingstrategyisnotgood? (你是說用相同廣告的策略不好,是嗎?) Areyousayingthat? (你的意思是?) e.把重點記在心裡 Weshouldkeepinmindthathighqualityadvertisingimprovessales. (我們要記在心裡,高品質的廣告會促進銷路.) PleasekeepinmindthatI’monyourside. (請不要忘記我是站在你這一邊的.) 步驟四、贊成 a.告訴對方已瞭解其看法 Iunderstandyourpointofview. (我瞭解你的看法.) Icanunderstandyourconcern. (我理解你所在意的.) I’vegotit.（我明白了.） b. 表明贊同 Thatsoundslikeagoodidea.(那好像是一個好主意.) Iagreewithyou,Isecondthat.(我同意,支持你.) Ithinkyourproposalisfeasible,I’llacceptit. (我想你的提議是可行的,我接受.) c.有條件地贊同 Iagreewithyouuptothatpoint. (在那一點上,我同意你.) I’llacceptyourproposalundertheconditionthat….. (在….條件下我接受你的提議.) Idoagree,butwithqualifications(reservations). (我贊成,但有條件.（有所保留）) d.讓步 Wecanbeflexible.(在這個問題上,我們有讓步的餘地.) Icanmakesomeconcessions.(我能做些讓步.) Wecannotconcedethispoint. (在這一點上,我們是不會讓步的.) e.確認已達成的協議點 Let’sreestablishthepointweagreeon. (讓我們再確認下我們的協議點.) Let’sreconfirmwhereweagree. (讓我們再確認一下我們的協議點.) Let’srecapitulatepointsonwhichwe’reinagreement. (讓我們再確認一下我們達成的協議.) 步驟五、反對 a. 表示不同意 Ican’tagreewithyou,because……（我無法同意你,因為…….) I’mafraidthatIcan’tacceptthat.(我恐怕不能接受.) b. 表示有一部分不同意 Iwouldagreewiththat,exceptforonething. (除了一件事之外,我都能同意.) Iagreethatweneedmoreadvertising,butdisagreeastohowtopayforit. (我同意我們需要更多廣告,但是不贊成付款的方式.) c.促請再考慮 Couldyoureconsiderthat?(請你再考慮一下好嗎?) Couldyouthinkoverthatmatteronemoretime. (你能再好好的考慮這件事情嗎?) d. 說明反對的依據 Idon’tagreethiswillnotbeofbenefittous. (我不同意,這對我們都沒有好處.) That’sjustnotfeasible./notreallypractical. (那是行不通的/不切實際的.) Ihavetoopposetheplanbecauseoftheshortageofmanpower. (我必須反對因為人手不足.) e.拒絕 I’mafraidthatIcan’tacceptyourproposal. (我恐怕無法接受你的提議.) We’resorry,butwecannotmeetyourrequirement. (非常抱歉,我們無法照辦.) 步驟六、回歸正題 a.指出對方脫離主題 Thathasnothingtodowiththemainissue. (那跟正題沒有關係.) Thisisirrelevanttothemainissue.(這跟主題沒有關係.) b. 暗示對方脫離主題 Youseemtobegettingoffthepoint.(你似乎脫離主題了.) Wouldyoupleasekeeptothepoint?(請不要離開重點好嗎?) Wouldyouconfineyourremarkstothesubjectofnewspaperadvertising. (你能在報紙的廣東省告上集中論點嗎?) c.要求明確地說明要點 Couldyoupleasegettothepoint？(請你把重點說清楚好嗎?) CanIdigressforamoment?I’llcomebacktothemainpointinaminute. (我能打幾分鐘的岔嗎?我會馬上回到正題上的.) d.要求回到正題上 Let’sgetbacktothemainissue. (讓我們再回到正題上.) Let’sreturntothemainissue,that’sallverywell,butwe’renotdiscussingadvertisingpolicynow. (讓我們再說回正題,你講的都很好,但我們現在不是在討論廣告的政策.) e. 確認議論進展的情形 Wherewerewe? (我們說到哪兒了?) Goingbacktowhatweweretalkingabout…well,wherewerewe? (回到我們剛才談到的地方是關於….嗯,我們說到哪裡了?) 步驟七、會議的運作 a.中途退席,自行單獨討論 Excuseusforamoment.We’dliketodiscussitamongourselves. (很抱歉,我們要中途退席一會兒來單獨討論一下.) Ithinkwe’rewithinreachofanagreementhere,butthereareafewlooseendsweneedtoclearuponourside.So…. (我想我們大致上已達成一致協定,但是我方仍有一些零碎的事情要處理好,所以…..) b. 結束討論 Let’swrapupthediscussion.(讓我們結束這次討論吧.) I’mafraidourtimeisup.(我想我們的時間已到.) We’lltakeavoteonthismatter.(我們要表決這件事情.) c.確認下一次會議的主題 Atthenextmeeting,wewilldiscusstheadvertisingexpense. (下次的會議,我們將討論有關廣告費用的問題.) Let’scarrythatovertoournextmeeting. (我們下次會議討論同樣的議題.) Let’sleavetheremainingdetailsforthenextmeeting. (讓我們下次會議時再繼續討論剩下的細節.) d.決定下次的會議 Whenshallwehaveournextmeeting? (我們什麼時候開下一次會議?) HowaboutabusinesslunchonThursdayofnextweek? (下星期四來個商業午餐如何?) c.結束會議 Let’sadjournthemeeting.(讓我們休會吧.) Let’scallitaday.(讓我們到此結束吧.) Top 三、會議通知的技巧 任何會議都必須事先將其目的,日期與場所通知所有與會者.要舉行公司內部會議（internalmeeting）時,事先用memo（記錄）即(interofficememorandum)及notice（通知）的文書形式分發給相關部門的人員.在這種memo當中,首先必須把開會目的（subject）及會議內容（agenda）明確地說明.在召集公司內部職員時,可以利用公佈欄（bulletinboard）來代替通知(announcement)的傳閱. 會議結束後,要作成會議記錄（theminutesofthemeetings）.會議記錄的技巧,就是要將會議的重點記錄下來,不要太過執著語句的推敲,而疏忽了整體的內容. 例文： To:Mr.TomJohnson(GeneralManagerofMarketingDepartment) (受文者:市場開發部經理/TomJohnson先生) From:BillSmith(GeneralManagerofSalesDepartment) (發文者:銷售部經理/BillSmith先生) TherewillbeameetingforlaunchinganewproductintheU.S. (將在美國舉行一個新產品發佈會) Date:      October15,2003(日期:2003年10月15日) Time:    10:00-11:45a.m.(時間:上午10點到11點45分) Place:   MeetingRoomNo.5(地點:第五會議室) Agenda:10:00-11:00a.m.(議題:上午10點到11點) PricingaNewProduct（決定新產品價格） 11:00-11:45a.m.(上午11點到11點45分) SalesPromotionPlan(促銷計畫) Top 四,草擬會議議程 1.議程的內容包括 a.缺席者名單 b.上次會議記錄 c.跟進上次會議之專案 d.要討論的專案 e.其他事項 f.下次會議時間 一個出色的秘書除了草擬會議議程外,亦會為上司,即會議主席,預先準備一份較詳細的議程.這能令他在開會前充分瞭解需要討論的專案及細節,這份給主席用的議程格式較特別,通常在左邊會留有足夠空間予主席作筆記.主席議程應於會議數日前送到主席手上.此外,開會時,秘書應多備兩三份議程,以應付突然加入的人及歸檔用. 例子一、會員議程Agendaforcommitteemembers WorldTradeCompany(世貿公司) MarketingDepartmentMeeting,tobeheldonWednesday,20thMay,2004at3:30p.m.intheconferenceroom (市場推廣部會議。

於2004年5月20日下午3時30分於會議室舉行) Agenda(議程) 1. Apologiesforabsence(缺席) 2.Minutesofthemeetingheldon6thMay,2004(copiescirculated) 2004年5月6日會議記錄（已傳閱） 3.  Mattersarisingfromtheminutes(上次會議跟進事項) (a) Minutes6shouldbeamendedasfollowsfor“$30,000”read“$3,000”.(專案6應作如下修改：“￥30，000”改作“￥3，000”) (b)Minutes8–Mr.Smith’sreportontheprogressofrestructuringtheSalesteam. (項目8—史密斯先生彙報重組銷售隊伍進展) 4.Winterpromotionprogram(冬季推廣計畫) 5.Toreviewlastmonth’ssalesrecord(上月業績檢討) 6.Dateofnextmeeting(下次會議日期) 7.Otherbusiness(其他事項) 例子二、主席議程Agendaforchairperson WorldTradeCompany(世貿公司) MarketingDepartmentMeeting,tobeheldonWednesday,20thMay,2004at3:30p.m.intheconferenceroom (市場推廣部會議。

於2004年5月20日下午3時30分於會議室舉行) Chairperson’sagenda(主席議程) Item(專案)/Description(內容)/Note(備註) 1.Apologiesforabsence(缺席) ---AnapologyhasbeenreceivedfromKathyCheung.Sheisonholiday.(張嘉樂小姐放假未出席) 2.Minutesofthemeetingheldon6thMay,2004 (2004年5月6日會議記錄) ---Acopyisenclosed(附影本) 3. Mattersarisingfromtheminutes(上次會議跟進事項) a.Minute6shouldbeamendedasfollowsfor“$30,000”read“$3,000” (專案6應作如下修改:“$30,000”改作“$3,000”.) b.Minute8–Mr.Smith’sreportontheprogressofrestructuringthesalesteam.Hehasalreadyfinishedapreliminaryreport. (項目8史密斯先生彙報重組銷售隊伍進展.他已完成了初步計畫.) 4. Winterpromotionprogramme.(冬季推廣計畫) ---Twoproposalshavebeenreceived(enclosed)Luckydraw(AngelaRyan)&Freegifts(JoyceChan) (已收到兩份建議（內附）賴恩建議抽獎，黛斯建議送禮) 5. Toreviewlastmonth’ssalesrecord(上月業績檢討) ---Acopyofpastthreemonth’srecordisenclosed. (附過去三個月業績記錄影本) 6.  Dateofnextmeeting(下次會議日期) ---1stJuly,2004(2004年7月1日) 7.  Otherbusiness(其他事項) 2．會議紀錄 a.  在撰寫會議紀錄時不須每字必記,而應該以摘要形式記下主要內容;另外,若有提案的話,須清楚記下動議人員及議人的名字以及投票結果. b. 會議紀錄應簡潔清楚,客觀中立,項目次序跟議程相同;還有時態應採用過去式. c.  通常於下次會議前,秘書會整理好會議紀錄,事先交予各曾與會人士傳閱,若有任何修改,便須預先知會秘書.而在下次會議時,這份紀錄便會被提出來通過,一旦被通過及主席加簽後,便成為一份正式提案,不能再作修改.   例一. 內部會議Internalmeeting WorldTradeCompany(世貿公司) MarketingDepartmentMeeting,tobeholdonWednesday,20thMay,2004at3:30p.m.intheconferenceroom (市場推廣部會議.於2004年5月20日下午3時30分於會議室舉行) Present:Mr.JohnBrue(Chairman) A.Ryan,G.Omen,M.Chan,J.Chan,J.Moore(Secretary) (出席者從略) 1.Apologiesforabsence:ApologiesforKathyCheung(缺席:張嘉樂小姐未出席) 2.Minutesofthemeetingholdon6thMay,2004weretakenasread.Thefollowingamendmentsweremade:Minute6for“$30,000”read“$3,000”.Theminuteswerethenapprovedasacorrectrecordandsignedbythechairman. (2004年5月6日的會議紀錄需作下列修正:項目6的“$30,000”應改作“$3,000”,紀錄然後被一致通過,並由主席加簽.) 3.Mattersarisingfromtheminutes:Mr.Smithhadpreparedapreliminaryreportonthestructureofthesalesteam.Hewouldhandintheproposalby10thJune,2004. (上次會議紀錄跟進事項:史密斯先生已完成一份關於銷售隊伍組織結構的初步報告.他將於2004年6月10日呈交正式建議書.) 4.Winterpromotionprogramme:TwoproposalswerereceivedfromAngelaRyan,whosuggestedaluckydrawprogrammeandJoyceChan,whorecommendedfreegifts.ItwasunanimouslyresolvedthatJoyce’sproposalbechosen.Shewillworkoutadetailedproposalforthenextmeeting. (冬季推廣計畫:共收到兩份建議--賴恩的抽獎及黛絲的贈品.最後一致通過選擇黛絲的提議,她將於下次會議呈交正式建議書.) 5.ToreviewthesalesrecordinApril:G.Omenreportedthatthesalesfiguredropped10%inApril.Thechairmanurgedthesalesteamtoimprovetheirperformance. (檢討4月的銷售成績:奧文報告指出4月份的銷售額較3月份下跌百分之十.主席促請銷售隊伍改善表現.) 6.Dateofnextmeeting:Itwasagreedthatthenextmeetingwillbeheldon1stJuly,2004at11:00a.m.intheconference-room. (下次會議日期:全體一致同意下次會議於2004年7月1日上午11時在會議室舉行.) 7.Therebeingnofurtherbusiness,thechairpersonclosedthemeeting. (沒有其他事項,主席宣佈會議正式結束.) Top 五.草擬通告及備忘錄 1. 通告(announce):可用於對內或對外,主要宣佈某些政策,活動或人事變動.通告跟備忘錄(memorandum)不同,前者沒有針對特定物件,後者則有指定的收件人.此外,通告一般會張貼於壁報版,在辦公室內傳閱,又或刊登於報章雜誌,它並不需要讀者的回復,故通常不須寫上下款. 2.備忘錄(memorandum):是公司內部的通訊便條.許多時候是以手寫形式與別個部門溝通,但正式的備忘錄則以電腦或打字機編印出來.用於解釋公司政策安排,下指令或呈交報告.以簡短清楚為原則,可省去稱謂,結束敬語等部分,用語較隨便但仍要保持禮貌.非正式的備忘錄通常無需加簽,正式備忘錄則多附有簽名） 例二.  訂閱折扣Discountofsubscription Memorandum(備忘) To:MarketingDepartment          (致:市場推廣部) From:JohnSmith        (由:約翰史密斯) Date:30thJune,2004           (日期:2004年6月30日) Subject:Discountrateformagazine(事項:雜誌折扣) Pleasebeinformedthatstartingfrom2ndJuly,2004,allouradvertiserswhorequiredtosubscribeforadditionalcopiesofourmagazinecanenjoyadiscountrateof30%fromthefixedprice.Foroverseassubscriptions,postagehandingischarged. (自2004年7月2日起,所有廣告客戶如欲多訂我們的雜誌,將享有七折優惠.海外訂閱則要加付郵資.) Top 一.KeyWords 1.在會議上   adjourn(會議)延期,散會,休會 agenda議程，議題 assembly(特定)會議,開會,集合 attendant出席者 boardofdirectors董事會 bulletin定期報告,公告 chairman主席 committee委員會  compromise妥協,折衷 conclusion結論 Conference(大型)會議討論會 consensus合意,輿論 council審議會,參議會,理事會 decision決定  details細節  handin提出,交上呈上  handout傳單,廣告單,印刷品 inconference會議中 internationalconference國際會議 jotdown記下摘要,草記  labor-managementrelations勞資關係 mainissue主題  meeting開會,會議 meetingroom會議室 memo紀要 minutes議事錄 notification通知,通知書 opinionsurvey市場調查 papers/documents檔 pass采決,通過 resolution決議  secretconference秘密會議 sendin提出    shakeup/reshuffle人事改組更新 sign簽名 countersign加簽  signature簽名 staffmeeting幹部會議 unanimousvote一致通過,無異議   2.討論中   adopt採納,採用 affirmative肯定的,積極的  agree同意,承認    approve通過,批准  argument爭論,辯論      beagainst反對,違反 befor贊成,擁護 consult商量,請教,商議 convince說服,使信服  contradict/refute/rebut反駁,駁倒 criticize批評 debate議論,爭論 describe陳述   discussion討論  dispute爭吵,辯論  explain/accountfor說明,解釋 heatedargument火爆的議論 idea意見,想法 insist/urge催促 mediate仲裁,調停 negative否定的,消極的 nod點頭  noobjections無異議  object/oppose反對 objection有異議 opinion意見 permission主張,許可,允許 persuade許可,信服 review重估,再檢討  sumup摘要,概括 support支持  thought見解,判斷  view想法,看法  withoutargument無異議 reaction反應          prosandcons說服贊成與反對的兩種意見 Top   　 HiTutor(Hi家教)線上英文、日韓德法西義越泰文免付費電話：0809-090566　手機請撥：04-37042882 海外學生請撥：886-4-37042882（台灣時間，週一至週五09:00-23:00，週六至週日09:00-21:00） 英文家教Mail預約：[email protected]　Skype：live:hitutor-info　HitutorLine客服ID：@hitutor │線上英文課程│商英課程│菲律賓遊學│全球海外遊學│打工渡假攻略│杜威美加留學│遊學代辦│成為老師Teacherswanted│