嫌開會沒效率浪費時間？因為你沒下載這個會議記錄範本

那時候我就在Evernote上嘗試建立有效的會議紀錄範本。

而在看過前面推薦的「Meeting Facilitator Canvas」這個開會格式後，我也嘗試改良了自己在Evernote ... 集團資訊關於我們集團介紹我們的團隊旗下媒體關鍵評論網everylittled.INSIDE運動視界Cool3c電影神搜未來大人物歐搜哇旗下節目多元服務Ad2Taketla拿票趣關鍵議題研究中心Cr.EDShareParty達思智能科技士奇傳播與我們合作內容行銷與廣告業務異業合作原創內容暨內容媒體業者合作加入我們新聞中心 2015/04/27,生活PhotoCredit:[email protected]電腦玩物站長，在「電腦玩物」上分享各種行動工作技巧、雲端生活應用，善用數位工具改變你我的工作效率與生活品質。

看更多此作者文章...訂閱作者收藏本文每月一杯咖啡的金額，支持優質觀點的誕生，享有更好的閱讀體驗。

立即支持很多時候會議主持人喜歡在開場時說：「等一下希望會議上大家能暢所欲言」，於是一個人接著一個人，鼓勵大家發言，輪流討論，把會議當成議會，把發言當成會議目的。

但是，慢慢的我們發現整場會議下來大家愈來愈累，直到最後好像沒有時間完成有效結論？不是所有的會議都是一個自我表現的場合，尤其在職場上更多時候的會議是要「解決工作問題」、「推動專案進度」，這時候發言不是目的，解決問題才是。

面對職場上這些「以解決問題為目的」的會議，應該怎麼開才能有效率的快速完成？應該怎麼進行才不會把明明要推動工作進度的會議，變成佔用工作時間的兇手之一呢？（延伸閱讀：把瑣事管理好？專案做到死也做不好）最近，我在國外網站發現了一張很有意思的「會議紀錄格式範本」，可以免費下載。

它和我們一般常見的範本很不一樣，是用很具體的概念來設計開會方法，改善傳統缺乏效率的會議流程，依照這張範本的設計去規劃會議、執行會議，確實能夠很明確的減少那些浪費生命的開會時間。

有興趣的朋友，可以到「amazemeet」這個網站，去下載他的「MeetingFacilitatorCanvas」，這是該位站長特別設計的會議格式。

透過登錄自己的郵件，「AmazeMeet」就會寄送一封信給你，裡面包含了PDF與Word版本的「MeetingFacilitatorCanvas」下載連結。

Word版的優點是可以自己修改與填寫內容，而PDF版除了可以直接列印，還包含了更豐富的使用教學，仔細說明了他如何可以增加「有效會議」的方法。

如果你是從一兩年前就開始追蹤電腦玩物的文章，那麼應該有看過我寫的「如何建立有效會議記錄？Evernote會議筆記範本格式心得」一文。

那時候我就在Evernote上嘗試建立有效的會議紀錄範本。

而在看過前面推薦的「MeetingFacilitatorCanvas」這個開會格式後，我也嘗試改良了自己在Evernote上的會議筆記。

如果你對我改良後的Evernote專用會議記錄範本有興趣，也可以到這裡下載我的「Evernote會議筆記範本」。

下面，就讓我輔以自己的開會經驗，來說明這個特製會議記錄格式的使用方法與意義。

首先「MeetingFacilitatorCanvas」這張會議記錄格式強調在「開會前」應該要完成「會議目標」、「與會者」、「會議任務議程」三項設計，這看起來很普通？但其實有一些填寫的訣竅。

1.會議目標不是會議名稱：「會議目標」填寫時一定要很明確，仔細一點比較好，不要像以前只是取一個會議名稱，而應該真的把開會的目的「論述」出來，寫成一段話來闡述這次開會要解決的關鍵問題是什麼？我們嘗試在這次會議獲得什麼程度的結論？達成這個會議目標可以推動什麼進展，如果沒有達成會怎麼樣？2.不需要大家都來開會，確定每個人的會議功能接著在「參與者」的部分也不要像以前一樣只是寫上誰要開會，而應該要列舉每個與會者的「可能貢獻」、「會議功能」，這樣一來過濾掉不需要參與的人避免浪費他們時間，二來也可以發現要解決會議目標時我們還漏掉了哪些人，可以即時補上邀請。

3.檢驗出那些不需要開的會議「MeetingFacilitatorCanvas」設計者在這個步驟還提供了一個很有用的建議，如果當我們在構思會議目標、規劃參與者功能時，發現無法歸納有效的核心問題？無法湊足有效與會者？那麼很有可能這次會議是「不值得開的」，應該在這時候就立刻取消這類無效會議。

將「會議目標」進行明確論述，找出會議要解決的核心問題是什麼？然後「與會人」具體列舉出每個人的功能，其實就是在研判這些人的合作是不是真的可以解決那個核心問題？4.規劃議程不是發言順序，而是任務分配有了這樣的設定後，盡快先進行「會議任務議程」的規劃，但這裡千萬不要像以前那樣只是把每個人的發言順序寫上去，相對的，我們應該寫的是「如何解決那個核心問題」的討論流程。

「MeetingFacilitatorCanvas」範本中建議大家寫出：誰可以負責主導哪一段討論？這一段討論解決核心問題的哪個步驟？這一段討論適合多少時間內解決？5.不要只給與會者開會時間和地點把這樣一個前製作業的會議規劃先寄給與會者看，讓他們知道自己負責的任務、限制的時間，以及請他們對會議目標提供修正建議。

在會議前先利用線上溝通進行這些前置作業，就能讓開會時更準確迅速的完成目的。

可以說，「開會前」的那些規劃是最重要的，會議記錄應該在開會前就開始進行，這樣才能用更短的時間完成有效的會議，只是我們常常忽略了這個先行步驟。

而使用這樣一個範本的好處，就是提醒自己去確實的完成這些前置作業。

6.比會議記錄更重要的是？會後行動那麼真正開會中呢？這裡提供了兩個欄位，一個是填寫「重要會議記錄」的欄位，除了把開會中重要的發言寫下來，也最好能夠註記是誰說的，並且明確寫下針對前面每個問題的最終結論是什麼。

另外一個則是「會後行動」的欄位，我在筆記裡故意把他排在會議記錄的上方，是有統整的意思，每一次會議結束，除了保留記錄，更重要的是從討論的過程與結論中總結出「之後要做什麼？」會後行動才是所有會議的最終目的，所以要把誰？什麼時候？要完成哪個行動？具體的列舉在會議記錄上，最後寄發給所有與會者追蹤並執行任務。

12»全文閱讀不想分頁？試試看我們的新服務猜你喜歡Tags：amazemeetEvernotePDFWORD任務分配功能參與者地點執行專案時間會議會議紀錄有效會議格式發言目標範本行動議程進度開會順序More... Sponsored2022/05/16,商業photocredit:人易科技廣編企劃由關鍵評論網媒體集團《業務團隊》製作，由各品牌單位贊助。

業務與行銷相關合作，歡迎與我們聯繫。

看更多此作者文章...訂閱作者收藏本文每月一杯咖啡的金額，支持優質觀點的誕生，享有更好的閱讀體驗。

立即支持每天用餐時段一到，橘底白字的店面內，一個個小火鍋上桌，全家人的歡笑聲伴隨著鍋內沸騰的泡泡不斷冒出，這是錢都餐飲旗下老字號火鍋品牌「錢都日式涮涮鍋」的日常。

從1997年創立至今，目前全台已擁有72間分店、來客數年破千萬，卻依然堅持使用精心熬煮96小時後的大骨高湯，並加入柴魚、昆布等食材增添其風味使湯頭更有層次，讓許多老饕顧客每每都感受到錢都令人難以忘懷的餐飲體驗。

而面對時代的變動，錢都近年來也持續推動品牌革新，翻新原有店面改裝成更符合年輕人風格的日系二代店，並積極計畫拓展店面，透過導入數位化工具，當輔助訓練大量儲備幹部與培訓人才時，能夠更加有效率。

NUEIP雲端人資包辦行政庶務，錢都店長安心放眼未來 photocredit:人易科技/錢都 導入NUEIP讓店長們更有時間專注於達成公司營運績效。

錢都餐飲人資主任周芮昕表示，初期原本公司使用紙本打卡鐘，以全人工方式做薪資計算與審核。

每個月月底，各店店長們都需要加班計算員工出缺勤與薪水，才能趕得及1號中午之前，讓物流車將紙卡載回總公司。

接下來，總公司需加派人力逐張、逐行的人工登打進電腦，同時主管單位還會抽樣檢核正確性，前前後後繁複作業總需花上一週時間，而72間門店店長加上總公司登打與檢核的人力，更是可觀的成本。

「人工計薪誤差高、效率低，換算下來，NUEIP幫我們幾乎節省了78%的時間與95%的人力成本，現在整個流程只需要兩個人、1.5個工作天即可完成。

不只效率高且基本上是零失誤，這些數值是我們在導入前完全沒意料到的。

」周主任述說。

錢都認為，店長們應該專注於門店的營運和管理，帶領門店達成公司經營目標，而不是加班執行繁瑣且無效率的行政作業。

周主任認真地說道：「錢都餐飲導入NUEIP的人資系統，讓各店長有機會展現自身更有價值與影響力的一面，也間接帶動各店彼此的目標達成士氣，讓品牌更有價值。

」 NUEIP療癒系出缺勤、排班與薪水管理，造福餐飲業者 photocredit:人易科技/錢都 NUEIP的雲端人資系統排班介面清晰、操作簡易，且可計算計時人員的實際工作時數。

經營餐飲業的人都知道，餐飲業人員流動率高，加上計時人員眾多的情況下，要掌握員工的請假狀況只能經由店長回報，無法在第一時間知道。

周主任說道：「以前各店排班是一件很痛苦的事情，幸好NUEIP的排班功能對餐飲業非常友善。

不僅可以依時數彈性安排工讀生的班表，不須建立上百個班別，還能自動檢核目前的人力配置是否妥當。

搭配『實際工時統計』功能，可統計計時人員的實際工作時數，進而準確計算假期、加班時數與薪資，若人員有任何出勤狀況，總公司都能即時知曉或因應。

」。

因為適切的系統功能，讓錢都餐飲在企業管理上能夠無所顧慮，周主任表示，雖然前期數位轉型時，要教育店長們使用電腦、熟悉功能，會經過約一個季度的轉換陣痛期。

但現在不僅省去紙本操作、不用為了行政事務加班、各店人員可以輕鬆使用LINE進行上下班打卡或請假，店長們紛紛覺得這個轉換期很值得。

對總公司來說，更降低了門市人員的控管風險，讓整個企業在力拼品牌規模時，更加順利地往前邁進。

photocredit:人易科技/錢都 錢都藉由手機APP打造會員生態圈、力拼餐飲品牌規模。

雖然疫情肆虐全台業者，但錢都餐飲把握契機逆勢成長，開始發展電商通路，推出品牌麻辣鴨血豆腐、特色水餃、嚴選海鮮食材等；實體店方面，藉由手機會員APP打造超級會員經濟。

錢都餐飲旗下品牌目前正積極討論拓點計畫，以優渥的薪資獎金招募優秀的儲備幹部，而在例行的行政事務上，則由NUEIP協助支援，讓門市與總部的聯繫更加緊密與即時，企業內部管理更加順暢有效率。

了解更多：https://www.nueip.com/ 本文由「人易科技」提供，經關鍵評論網媒體集團廣編企劃審閱。

猜你喜歡Tags：人易科技數位轉型人資管理行政系統雲端企業管理NUEIP電商管理人資系統工時出缺席錢都排班More...成為會員，在關鍵評論網暢所欲言成為會員成為會員為什麼小馬可仕叫「邦邦」？關於菲律賓取「名字」的歷史背景和文化慣例3則觀點中職開季洋砲表現回顧：貴卻不好用，大洋砲時代即將夭折？2則觀點石沉大海的中歐投資協定（下）：中國、歐洲、美國的利益，彼此之間有什麼衝突？1則觀點美國聯邦上訴法院恢復德州HB20法案，社群平台以「不當言論」為由下架貼文時民眾可提告1則觀點鼓動親中台人嘲諷台灣防疫，中國「以疫謀亂」認知作戰又在蠢蠢欲動2則觀點想做物理治療，醫師說了算？台灣舉世罕見的醫療分工限制，帶來嚴重的照護後果1則觀點WHA前夕，美國正透過兩布局重回全球衛生治理核心，每一劍都揮向中國1則觀點羅訴韋德案爭議再起：為何川普任內一次修法，讓最高法院成為政黨意識形態的打手？2則觀點「領養代替購買」如何成為情緒勒索？鍾明軒只是用另一種方式說謊，連自己都騙了3則觀點「爸爸要走了，我們會看到他最後一面嗎？」難以圓滿，是病房隔離措施下的困難之一1則觀點