如何召開更具成效的會議

您向與會者發出通知的時間愈提早，成功召開會議的機會愈大。

不要把會議當作自己高高在上的象徵，利用權威使工作團隊被迫離開更重要的工作。

透過 Dropbox Paper 中的任務 ... 體驗Dropbox 活動與實況教學 資源 體驗Dropbox 彈性工作 井然有序 拓展業務 保護工作檔案安全 活動與實況教學 資源 搜尋 如何使用協作工具，讓會議更有成效 這些實用的建議旨在幫助您的工作團隊會議發揮最大成效，並確保您充分利用時間。

分享 如何召開有成效的會議？ 您也曾經歷過：可怕的糟糕會議。

這明明是場業務會議，但一件事情也沒解決，什麼都說下次會議再討論，每個人離開時都覺得完全在浪費時間。

一群人聚集在房間裡，鬆散發散地討論，想到什麼就討論什麼，這是教科書中糟糕會議的標準定義。

如果您想召開成功的會議，則需要一點先見之明，而且如果會議是您職位的核心，則動用整個工作團隊的力量來打造成功的會議，也在所不惜。

現在董事會會議通常每季度一次，而不是每週一次。

現在許多企業都依賴即興的「更新最新進度」會議。

然而，沒有成效的會議不僅對每個人都是沉重的負擔。

而且代價昂貴。

溝通效率不佳實際上讓每位員工損失高達10,000美元。

因此，召開有成效的會議不僅對您的理智至關重要，且對任何大型或小型企業在財務上都不可或缺。

聰明的會議管理在會議實際開始前早已開始，且在會議結束後還持續很久。

當您安排與員工、客戶或整個業務團隊的成功會議時，可以考慮以下幾個關鍵要點。

決定會議目的 很多糟糕的會議結束時，員工想法都一致，都一致認為「我其實本來可以利用開會的時間來執行我們剛剛在討論的事情。

」在時程表中安排會議之前，請務必明確定義會議的目的。

實現這點的最好方法之一，就是建立經過深思熟慮的會議議程。

決定會議開始的時間 不要在當天甚至前一天才突然宣布開會時間。

您向與會者發出通知的時間愈提早，成功召開會議的機會愈大。

不要把會議當作自己高高在上的象徵，利用權威使工作團隊被迫離開更重要的工作。

透過 DropboxPaper 中的任務管理功能，可以清楚看到每個人的工作量，因此您可以思考所選的會議時間是否合適，或者團隊可能需執行更急迫的行動項目。

同樣地，使用這種時間管理工具，可讓您查看專案是否遇到障礙，及是否需要召開會議來解決問題。

如果您的團隊遍布全國甚至全球，則您還需要找到適合每個人時區的時間。

邀請相關會議參與者 請確保將正確的人新增至邀請名單中。

如果您知道某些成員需要處理更急迫的優先事項，或可能不太參與專案，就不要邀請整個工作團隊。

同樣地，不要排除也許可提供新觀點的資淺團隊成員或實習生。

DropboxBusiness整合了 Zoom 和 Slack應用程式，沒有理由不讓遠端會議成員參與。

考慮執行遠端會議最佳做法，讓所有同事皆能參與其中。

您可以主持會議、寫會議記錄、並將追蹤事項寄給現場及位於他處的團隊成員，無需切換背景資訊。

會議的參與者應該就像字面上所講的，是去參與會議的人，因此請確保您邀請的這些人，會受到討論內容的直接影響。

畢竟，成功的會議對於更有成效的工作團隊協作至關重要。

分享資訊，不要只期待他人提供資訊 如果您需要為一個專案腦力激盪新想法，不要只是將工作團隊成員集合到會議室，就期待他們當場執行。

在規劃會議，尤其是腦力激盪會議時，請先收集靈感並寫下自己的想法。

接著，事先告知會者相關內容，讓他們在會議前可做好充分準備。

您希望他們能夠帶來價值，因此請確保在 Paper 中建立有用的文件，使與會者可在會議前事先閱讀，甚至可以補充他們自己的想法。

執行決策 有成效的會議應該像任務一樣出現：以目的開始、以決議結束，或至少有個朝向決議、有共識的方向。

如果會議是關於解決問題，則讓每個出席者都有機會就如何解決問題發表意見。

然後工作團隊一起合作，利用會議時間來解決問題。

須確保所有人都清楚行動計劃中特定工作項目的到期日和負責人，才將會議結束。

如何召開會議 有成效的會議不一定要在實體會議室中舉行。

而且如果有些工作團隊成員是遠端工作者，實體會議室也是行不通的。

打造成功的會議不應該取決於舉行的地點，Zoom或GoogleHangouts都是很完美的設備。

當會議中所有人都可即時將想法輸入到協作文件中時，沒理由只讓一個人做會議記錄。

儘管這可能會造成「廚師太多」的情況，但這種方式也鼓勵每個人真正即時參與會議。

這也意味著，如果整場會議都有遠端團隊成員參加，不論是因時區緣故或連接不良，他們可以直接查看即時文件，不用等到最後才知道錯過什麼會議內容。

對於內向的人，以這種方式完成會議記錄可能更有成效。

您可以從每個人的角度編輯和紀錄關鍵重點，然後將這些重點寫在追蹤電子郵件中。

一定要寄出後續追蹤電子郵件，因為即使在最好的情況下，就算您有做筆記，也不太可能記住會議中提到的所有內容。

由規劃會議者撰寫的後續追蹤電子郵件，可幫助與會者回想討論重點，且排定優先順序。

真正成功的會議，是每個人都可以清楚回顧會議所涵蓋的內容。

如果您每天都忙於開會和做筆記，可以使用會議記錄範本將內容格式簡化。

會議類型 不是每次會議都需要勞師動眾。

會議議程項目可能只需要您和財務經理，在白板上簡單提出解決方案，或是透過一個方便的文件掃描應用程式，便可處理所有發票。

會議就像在Slack上發訊息給自由工作者一樣，您讓他們知道若有任何需要，您都有空。

或也許是在午餐時和同事分享近況。

歸根究底，會議只是保持溝通活躍的一種方法。

不要只因為沒在正式會議上討論過這些問題，就輕而易舉略過，也不要僅因為人數不超過兩人就不繼續追蹤。

請記住：每場會議都很重要，規模再怎麼小都一樣。

增加會議的誘因 若您的會議是關於辦公室更新或介紹新團隊成員，則有些人可能認為這是非必要的會議。

但在團隊向心力方面，這種會議對於整體企業文化至為重要。

給工作團隊成員一些吸引人的誘因，像是利用美味的餐點將有效率的會議轉變為團隊午餐約會。

或者，您可以暗示即將宣布一項令人興奮的消息，就算只是聖誕節派對的舉辦地點也好。

每個人都可以規劃會議 有種過時的想法認為會議管理只能透過「高層」，因為他們利用權力召集工作團隊參加會議。

但交流是雙向的。

如果您認為有必要召開會議，就請安排會議。

只是您要知道，您要全權負責確保會議有所成效，並非浪費時間。

會議讓所有人一同分享想法、提出疑慮並加以解決。

假設存在一個問題，即使是最佳的任務管理工具也無法完全傳達。

那就是您親自向工作團隊強調問題的好時機。

無論他們的職位或地點為何，會議應該讓每個人有發聲的機會。

有了有效的數位工具供您差遣，讓您每次會議都可順利進行。

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