數位應用生產力工具推薦（2021/1更新） - 平淡流年

從2013年開始不再使用紙本手帳與行事曆，我的數位小夥伴們從Android + ipad mini + macbook air，變成了iphone + surface pro + MacBook. 平淡流年 跳到主文 Nonstopnonsense. 部落格全站分類：心情日記 相簿 部落格 留言 名片 Sep21Sat201313:27 數位應用生產力工具推薦（2021/1更新） 從2013年開始不再使用紙本手帳與行事曆，我的數位小夥伴們從Android+ipadmini+macbookair，變成了iphone +surfacepro +MacBookPro的組合，其中surfacepro3服役四年多終於在2019下半年退役啦，換pro6上場！而iPadmini第一代目前已經是墊便當等著被資源回收的角色。

說真的，拜科技進步所賜，硬體越來越輕便(Pro跟Air只差0.02公斤呢)，帶出門也不至於覺得太重，效能方面也越來越好了。

身邊親友常有數位工具使用的問題，所以把自己的使用習慣記錄在這篇，而習慣是會改變的，所以不定期更新這篇文章，給有需要的人參考。

  我的使用情境 1.從事UX/UI設計，常使用prototypingtools、adobe系列，業餘CG繪畫需求 2.常閱讀網頁文章、電子雜誌、參加講座課程，需要畫重點做筆記，或塗鴉發想 3.windows和macOS並用：公司是iMac(27')、Surfacepro6 (i7/8G/256G)，家裏是MacBookPro（i5/8G/256G）   多年前把 MacbookAir(11'/128G)轉手賣了，畢竟它只能作為我的休閒娛樂、文書筆記之用，實在無法滿足工作（繪圖﹑coding）需求，趁尚有剩餘價值趕緊轉手求現也是我的理財之道。

後來好一段時間都是揹著surface往返家裏公司，後來才購入macbookpro放在家裏，主要是因為我肩頸痠痛的症頭實在嚴重，必須盡量減輕每天肩上的負擔。

  參加課程講座、開會或是閱讀文章的時候，我最喜歡開OneNote直接打字記錄，需要手繪線條就拿出繪圖筆馬上畫，一邊用iPhone拍下投影幕上倏忽即逝的slides，或翻拍手邊的紙本講義重點部分，馬上上傳到google相簿，然後整合進OneNote，通常課程或會議結束，我的筆記也已經同時完成！對於時至今日仍有相當多人「抗拒使用電腦做筆記，且覺得別人在台上講話時打字拍照很不禮貌」這樣的反應感到相當不以為然！並不是認為書寫這件事情不重要，而是每個人都有自己習慣與喜歡的記錄方式，隨著數位工具的進步，我們應該要能理解並尊重他人對新工具的運用，何況很多簡報講義都是從電腦上列印出來的內容（尤其程式課程，落落長的程式碼難道手抄嗎？），基於「環保」以及「便於攜帶」等原因，我認為數位筆記的優點絕對是有過之無不及。

有的人覺得純手寫才有fu，但對我這半個「數位原住民」來說沒有太大影響吧！   而我的使用原則重點是： 1. 只要是符合自己使用特性、能夠幫上忙的都是好工具，每個人的考量不同，所以如果你嘗試之後還是覺得紙筆手寫最方便、excel本機記事最好用，那無所謂，繼續用老方法就對了！ 2. 不要把所有資料都只存放在雲端，所有雞蛋放在同個籃子本身就是危險的行為，哪天帳號被盜或是軟體公司被併購了、說政策轉型要終止服務，就欲哭無淚啦，個人認為定期打包匯出備份在自己硬碟或其他空間比較實在。

  我的小夥伴們 我必須說，我沒什麼品牌迷思，以前用Apple甚至還bootcamp，使用windows的時間比mac還長，我覺得各種工具有不同的特色，善用不同優勢就能達到好成效，勇於嘗試就能找到適合自己的使用情境與需求的工具。

而且軟硬體都在不停迭代更新，不可否認windows10和surface真的有些好用勝過蘋果的地方！譬如以前都說只有apple螢幕畫質好，現在很多螢幕也可以做到retina了呀；又或者windows仿照蘋果設計了虛擬桌面的概念，甚至手指從邊緣一滑就可以並排多工視窗，比蘋果長按小綠鈕、強迫開展至虛擬桌面還要更好用呀。

而反過來說，目前也沒有一應俱全的完美工具（起碼就我的需求來說），   很多時候各家廠牌都落入了硬體技術的戰爭窠臼，但是當硬體已經拉到一個水準層次之後，決勝點就在軟體的整合調校了，就像 andorid的百家爭鳴，譬如比的不是相機畫素幾千幾百萬，而是如何讓使用者簡單快速拍出一張漂亮的照片。

  以下是就我的使用情境而言，小夥伴們的優缺點（缺點都尚可接受所以才繼續使用）：   iMAC(27吋)   優點  1.可以安裝 UI設計必備的sketchApp 2.和Apple自家系列的連動整合流暢 3.   缺點  1.magicmouse雖可多點觸控很方便，但長時間使用真的不太舒適（快要雞爪手＆隧腕道症候群） 備註：當然桌機的取向本來就不是方便攜帶、或是觸控書寫啦，這就不列入缺點了   Surfacepro6 (i7/256GSSD/8GRAM)  優點  1.使用觸控面板拖拉選取時，向著邊緣長按拖曳可以無限延伸 2.N-String 觸控書寫流暢，已可取代大部分紙本與繪圖板需求 3.不只是外型，性能也是同時兼顧，真正的 tablet+PC 4.行動便利（大約800克，非常輕） 5.電源變壓器上有多一個USB孔可以充電，很實用 6.Windows10加上觸控螢幕，可以直接手勢分割視窗，也可以快捷鍵分割視窗（甚至Mac晚他一步推出SplitView也只能兩視窗而已，Windows10可以一二三四個任君挑選耶～超愛這功能） 7.延伸螢幕丟視窗的快捷鍵非常方便（比起Mac自己拖曳半天，windows早就一秒丟過去投影囉）  缺點  1.無法安裝 UI設計必備的sketchApp（最大的痛T_T） 2.實體鍵盤typecover材質爛爛的，邊邊角角容易破損＆表面容易沾灰塵（後來新版已經改善很多） 3.和iPhone或其他Apple系列產品的連動相對稍稍不流暢（例如wifi熱點連接的速度）   iPhone12 (6.1吋/128G)  優點  1.相機啟動快速，光圈、畫質、低光源拍攝都不錯，適合隨手拍，不太需要修圖 2.app啟動快速，appstore的應用程式都經過把關，平均使用體驗都比安卓好很多（資安也比較好！）  缺點  1.沒了touchID真的是最大的麻煩！尤其戴著口罩不論解鎖還是支付結帳都超級不方便！若將來新款重返touchID，我必定換！ 2.整體尺寸比例拉長，單手操作不便，虎口簡直要拉傷 3.瀏海兩邊分別叫出小工具和通知列，因為距離拇指太遠根本很難呼叫 （如此不滿為何還要換？因為四年多iPhone7的電池已經壽終正寢，比起花錢換電池覺得也差不多該換新手機了QQ）   MacBookPro（i5/256GSSD/8GRAM） 作業系統：AppleMacOS  優點  1.觸控面板多工手勢非常流暢 2.可以安裝 UI設計必備的sketchApp 3.和iPhone的連動整合流暢  缺點  1.選取拖曳時，觸控面板不能無限延伸 2.不能觸控書寫（iPadPro雖可書寫，但畢竟還是tablet的作業系統，無法取代所有PC作業）       生產力工具清單 1. 行事曆 GoogleCalendar Calendarsbyreaddle-eventandtaskmanager 2. 雲端空間 GoogleDrive Dropbox 3. 心智圖 Coggle 4. 雲端相簿 Google相簿 5. to-dolist GoogleTask GoogleKeep 6. 記事本 Evernote OneNote 7. 拍照掃描 掃描全能王 8. 圖片註解 Skitch 9. 文章閱讀 Pocket 10. 檔案備份 FileSync 11. 螢幕截圖 Snagit windows/Mac內建功能 12. 電子書 HyRead Readmoo Kobo BOOKWALKER   1.行事曆   名稱 GoogleCalendar Calendarsbyreaddle-eventandtaskmanager 環境 電腦網頁版 ipad/iphone 連結 https://calendar.google.com     所有app都是和GoogleCalendar作同步設定。

我習慣以月份為檢視單位，要能在月份下綜觀每日行程的簡要內容(最近google日曆原生app才改版有這功能)，且希望可以直接長按搬移行程，目前覺得readle這APP最符合我的需求。

GoogleCalendar能夠快速雲端同步，利用不同的顏色設定不同功能用途的行事曆相當一目了然，例如「工作」、「家人」、「朋友」、「進修」等，可以點選顯示或隱藏來單獨檢視某項行事曆，另外還可以邀請他人共同檢視/編輯以及設置提醒。

  順帶一提的是，我將「私人」和「公司工作」分為兩個google帳號，運用chrome可以同時登入不同使用者的功能（還可以選小圖像icon做為代表喔），不只calendar，googledrive、chrome書籤列都有不同的設定，讓我可以分流處理，也隨時可以切換檢視。

「公司工作」的每個行事曆基本上都與「私人」單向共用，也就是我在「私人」帳號可以檢視「公司工作」的內容，但反之則不會顯示，不然如果開會的時候不小心把畫面投影出來被看到私人行程不是頗尷尬嗎。

chrome書籤列想必也很不一樣，「私人」可以五花八門，我的「公司工作」全部都是設計技術相關（絕對沒有臉書噗浪），這樣更能專心做事，就算老闆同事看到也不尷尬囉～   目前未繼續使用但以前用過還不錯的 iOS：aCalLite Android:：JorteCalendar、SolCalendar   2.雲端空間   名稱 GoogleDrive Dropbox 環境 電腦版application/ipad/iphone 電腦版application/ipad/iphone    用途 收支記帳、閱覽進度、工作協作、檔案之備份或共享 檔案之備份或共享     收支記帳 GoogleDrive有類似office繪圖、簡報、文件、表單、試算表等功能，我最常使用的是類似excel的試算表。

起初是想找雲端記帳軟體，但遍尋不著手機、平板和PC皆便利通用的app，最後靈機一動改用google試算表，依照自己的習慣標明了來源、金額、用途…等欄位，像excel在欄位間建立常用公式，只要key上數字馬上就可以結算出正確的金額！例如這個月還剩下幾天、所需餐費共多少，或目前各帳戶餘額是多少（包括台幣／外幣／股票等各種資產），並且把不同的支出都標上類別（例如現金支出or不同信用卡別），善用excel計算公式，就能一目瞭然，方便各種金錢規劃。

  工作協作 除了工作上相關檔案的協同作業與分享，chrome還可以安裝各種附加應用程式plug-in，例如 draw.io 可以繪製flowchart，MindMiester 可以從已經建立的googledoc階層去產生心智圖（另有app版本），十分方便好用。

一些簡短的presentation常會透過googledrive在家裡或是咖啡廳做完，有需要再匯出pptx或pdf留存或share給同事。

  檔案備份共享 Dropbox這個cloudstorage有多好用也不須贅述了，類似的還有skydrive和pogoplug等。

如果要讓別人上傳檔案到你的空間，可以使用Airdropper；如果要打造簡單的網站，可以透過DropPages……Dropbox真的很方便啊。

曾有個使用很久帳號，因為之前很努力參加擴增容量的活動，所以擁有約40G容量，殊不知後來因為綁定的hotmail帳號死活收不到密碼驗證信，導致我更換不了密碼，於是這個帳號就此與我分道揚鑣了（淚）⋯⋯退回一般免費用戶的容量對我而言備份和共享檔案實在是不夠用，正好我的google帳號前陣子15G也滿了，就花費每個月$65升級了100G，行動裝置備份照片也從Dropbox改為google相簿，部分資料目前還存放在Dropbox中，大部分資料與使用重心都已轉移至googledrive了。

    3.心智圖   名稱 Coggle 環境 電腦網頁版/ipad/iphone 連結 https://coggle.it/ 用途 創意發想，歸納靈感   專案工作、各種初期發想都可以使用心智圖mindmap的方式去激發創意，可以多人團體協作共編，匯出圖片或PDF格式，app同步速度也很快，簡單又易用，是非常推薦的好工具。

    4.雲端相簿   名稱 Google相簿 環境 電腦網頁版（連結本機googledrive資料夾）/ipad/iphone 連結 https://photos.google.com/?hl=zh-TW 用途 行動裝置相片影片備份     我習慣將行動裝置拍的相片／影片全上傳至雲端之後，再歸檔存入外接硬碟，然後清空行動裝置上的檔案，因為裝置容量有限，且我不放心檔案只留在雲端。

自從Dropbox帳號悲劇發生之後，我就改用google相簿來備份了。

之前如果也想同步到電腦本地端的資料夾（而且是雙向同步），就必須麻煩點，先到googledriveapp設定＞相片＞turnon「google相簿資料夾」和「自動備份」，這樣在「我的雲端硬碟」才會產生和「google相簿」相同的資料夾。

後來更慘的是，Google直接不給與本地資料夾連動，敝人我就只能土法煉鋼，每隔一段時間上雲端相簿下載回來本機硬碟，真的是浩大工程！因為習慣Google生態所以沒有打算另外再購買iCloud，這件事情目前尚無最佳解，如果有更好的idea請不吝提供給我謝謝QQ     5.to-dolist   名稱 GoogleTask ＧoogleKeep 環境 電腦網頁(ingooglecalendar)/APP 電腦網頁版/ipad/iphone 用途 日常待辦事項，例如轉帳繳費、聯繫某人 未經整理、馬上會被扔掉的隨手草稿速記，例如超市購物清單     有些事情若已明確知道要安排在哪一天，我會直接寫進行事曆裡，但若是未確定需擱置的，我會寫在Googletask裡面，閒著沒事滑手機的時候就會不時檢查有沒有可以排進行事曆去做的。

以前行動裝置上需要另外安裝第三方APP去同步google帳戶管理task，現在google終於單獨為這功能推出APP了，還可以跟Gmail連結、建立子任務，非常簡單易用。

  寫to-do最大的重點就是寫了要記得常常去review實踐，否則很容易列了一大堆永遠都在待辦，甚至越累積越多，有寫等於沒寫。

備忘清單有各種特性，我的習慣如下： 無法給定日期的待辦事項：googletask工作表 可給定日期的待辦事項：排進行事曆 慾望清單：evernote，因為太多了！計畫性消費需要圖文輔助 不須歸類、暫時性速記：GoogleKeep，例如旅行時每筆支出金額，快速插入圖片或建立提醒，方便建立多張to-dolist，不像evernote要逐一插入checkbox 順帶一提的是，我公司iMac也會用apple內建的備忘錄（下圖），但都是記錄一些不需要多裝置同步、只有上班時間才需要用的memo，例如常見問題排解、分機號碼、內部報支流程......等，釘在我的延伸桌面以便查找，一方面是這內建的備忘錄很陽春，二來是這種東西不需要內化成個人學習知識筆記，就留在公司就好，不用同步到我個人裝置啦。

      6.記事本   名稱 Evernote OneNote 環境 電腦版application（網頁版我不常用）/ipad/iphone 電腦版application/網頁版 /ipad/iphone    用途 個人計畫、名片、雜物明細備存 學習筆記、會議紀錄     Evernote這軟體有多好用應該不用贅述了，我拿來記錄詳盡的工作＆進修規劃、旅遊景點、閱讀筆記、食譜、Wannalist（多到要開一個「堆疊」裡面放多本筆記本XD）、人物/店家名片（搭配使用scannableapp）、公車地圖……甚至一些很雞肋又好像會用到的資訊，像是商品外盒、促銷DM等就拍起來以備不時之需。

  基於狡兔三窟(?)、分攤風險的原則，雖然看起來鄙人是把很多東西都放上Evernote，但其實也不是全部，而且每一至兩個月就匯出備份比較安心。

至於會議紀錄、學習筆記等更有系統的長篇圖文，我則都放在OneNote。

  雖然Evernote已經很強大，但我是用Evernote來取代以往紙本手帳的功能，記錄的內容都比較私密也比較瑣碎，而OneNote則一律用來存放工作會議紀錄、語文學習、電子雜誌閱讀筆記、UIUX技術學習筆記等，尤其OneNote和Surface根本就是天生一對的完美結合，可以打字也可手寫，手機拍下的照片立刻同步上googledrive，我把圖片擷取貼進OneNote之後再圈畫重點，通常在會議過程中、課程講座的過程中我已經同時做完筆記，身邊同事朋友總是嘖嘖稱奇！   我平常會使用Hyread公共圖書館閱讀電子雜誌或閱讀線上課程，還沒換surface之前用滑鼠截圖筆記實在不太有效率，現在我都開兩個桌面快速切換，利用擷取畫面貼進OneNote去畫圖寫字做筆記！   另外好處就是和office系列具有良好的相容共通性，所以可以使用visio圖表、也可以內嵌excel試算表，還可以分節次。

其實這是一個歷史頗悠久的office系列軟體，但2013版針對各種平台裝置的推出算是一個捲土重來，而且估計為了搶佔廣大的使用率，所以全部都免費安裝！看來我都已經如此依賴他，就算之後要付費，我也會買了吧。

  PC版下載（win7/win8） MacOS版下載 Android版下載 iPhone版下載 iPad版下載 windowsphone版下載     7.拍照掃描   名稱 掃描全能王 環境 ipad/iphone 用途 圖片文件拍照掃描，另存圖片或pdf     有時候事務機掃描不是那麼方便取得，這個app可以拍照後直接調校、裁切，並把檔案存成圖片或pdf，除非手震很嚴重或相機畫素實在太爛，不然掃描個證件或文件效果都滿好的。

    8.圖片註解   名稱 skitch 環境 iphone 用途 圖片編輯註解，如箭頭、文字、框線等     Evernote旗下的skitch圖片註解編輯軟體簡單易用，便於為圖片加註、幫助溝通，編輯後的圖片可以直接複製到剪貼簿、存成圖片，或是發送郵件、存至evernote等，十分方便。

    9.文章閱讀   名稱 Pocket 環境 電腦網頁版 /ipad/iphone    連結 https://getpocket.com/ 用途 收藏待讀網路連結     現在各種社群網絡資訊爆炸，每天都有人不斷分享許多新奇有趣的文章，有時剛好沒空繼續閱讀，或者上班的時候剛好看到跟工作無關但很有興趣的文章（或購物網頁），這時候只要收進Pocket就可以在任何裝置記續閱讀了！PC上只要安裝chrome附加元件，到PC網頁登入帳號就可以同步瀏覽你收錄的頁面。

和to-dolist一樣，如果沒效率地越積越多、都沒時間好好消化，那真的是不如不記還比較省事。

事實上我總是不知不覺收了一大堆文章，盡量時常檢視、努力清空，但除了某些消遣娛樂、打發時間的文章之外，許多東西我都必須花時間消化筆記做進evernote或onenote（周末常會帶電腦去咖啡廳好好整理）。

說真的在這知識爆炸的時代，各路資訊資源實在太多了，根本不可能通通一網打盡，所以我常常提醒自己，沒看完的也別覺得可惜，直接刪掉無妨，總之有進有出，力求清空佇列，不然很多文章時效性過了其實再讀再筆記也沒什麼意義。

  延伸閱讀：情緒鬆綁 補充說明： Flipboard目前已經沒有在使用了   10.檔案備份   名稱 FreeFileSync 環境 電腦版application 連結 freefilesync.sourceforge.net/download.php 用途 檔案同步備份   除了平常存取資料使用的外接硬碟以外，我有準備另外一顆硬碟是專門拿來備份的，大概兩個月會同步備份一次，如果用一般的copy&paste，很容易分不出來檔案新舊、覆蓋錯誤或遺漏，這個免費又簡單的軟體可以到這裡下載。

    11.螢幕錄影截圖   名稱 Snagit 環境 電腦版application 連結 freefilesync.sourceforge.net/download.php 用途 螢幕錄影截圖   這是一個功能很強大的付費軟體，不只可以側錄擷取畫面，他的editor也可以滿足大部分的基礎編輯需求，大量需要時我會讓他釘選在螢幕旁邊，也有設定hotkey以便快速啟動他。

  但如果不是需要大量使用，我平常更常使用的是內建剪取工具： windows：剪取工具，或 OneNote快捷鍵windows+shift+S存右鍵（可查詢更多快捷鍵組合） mac：快捷鍵command+control+shift+4存右鍵（可查詢更多快捷鍵組合）     12.電子書   名稱 BookWalker Readmoo讀墨 樂天kobo BookWalker    環境 iOS/PC網頁版/微軟商店有App但不常用 iOS iOS/WindowsDesktop版 iOS/Android /PC網頁版   連結 在這裡 在這裡 在這裡 在這裡 說明 最常使用的是公共圖書館：台北市立圖書館、新北市立圖書館、台中市立圖書館，如果沒有公共資源可以借閱也可以到電子書店購買。

基本上就是看哪邊有折扣就去哪邊買囉XD 基本上就是看哪邊有折扣就去哪邊買囉XD 台灣角川與日本角川合作的電子書平台，以日本漫畫、輕小說為大宗，時常有免費書籍。

  誠如我在小資理財當中所提到的，大部分的書我會在實體書店或以電子書方式看完，買回家的實體書除非是需要珍藏或留存的工具書，否則通常做完數位筆記就會拿去二手書店賣掉（茉莉or胡思）。

以前比較能在手機上長時間閱讀，最近發現不太行了，尤其通勤容易眼壓太高或頭暈，所以大多在電腦上閱讀，也方便筆記。

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