想提升工作效率？從「被動工作」開始做，就此擺脫加班魔咒

提升工作效率，試試「三的法則」：先確立一天中最重要的三件事 · 為工作項目設定時間格，預留完成重要任務的時間 · 提高工作生產力，先進行「被動工作」. Share 【我們為什麼挑選這本書】工作項目一大堆，但總是覺得時間不夠用？原因是你被自己「習慣」綁架了！其實想提高工作效率與生產力，是有方法的。

本文摘錄自《最高生產力工作法：不再窮忙！有策略的組織工作X專注優先要務的習慣，拿回人生主導權》，由服飾品牌Loom共同創辦人WillDeclair、創投經理人BaoDinh、使用者體驗專家JérômeDumont共著，他們過去深受熬夜工作、周末加班之苦，進而找尋各種提高生產力的方法，將告訴你最節省工作時間的工作法則。

（責任編輯：賴佩萱） 生產力的定義，並非「做很多事情」。

生產力談的是有策略地決定優先順序，挑出與你目標最為相符的仗來打。

無論你的工作為何，在日常生活中都會面臨一堆做不完的工作、回不完的電子郵件、開不完的會議、應付不完的老闆要求。

排出工作任務的優先順序是你一天當中最具生產力的活動之一。

提升工作效率，試試「三的法則」：先確立一天中最重要的三件事 我們訪談過的創業家異口同聲提到的竅門，一般稱為「三的法則」。

這些創業家每天早上開始工作之前，先不管什麼事情迫切或不迫切，而是專心找出當天結束前要完成的最重要三件事情。

接下來，他們就安排時間做這些事。

每天早上問問自己：「我今天非做不可的三件事情是什麼？」或者問：「如果想對今天的工作感到滿意的話，我需要達成的三件事情是什麼？」 這個小訣竅，可以配合另一個建議：一定要從最難的工作下手。

利用一早你往往最有活力的這項事實，先解決最困難的工作。

假如你一天都從整理電子郵件和閱讀電子報開始，你就很容易拖延，當天你就會被迫彌補。

如果你可以先完成重要的工作任務，那天剩下的時間就會圓滿滿落實了。

為工作項目設定時間格，預留完成重要任務的時間 找出三件重要的工作任務之後，你要為他們設定時間格（Timebox），基本上就是安排完成這些事情的所需時間。

你可以把這個時間格想像成安排時間跟自己開會。

在你的行程表上實際排出像時間格，可以幫你免受會議的干擾，給自己一個完整用來徹底完成該項工作任務的時間。

如果你遵照三的法則，你每天大概會有二或三個設定好時間格的時段，開會的時間自然就減少了。

若是只有劃分好的時間格和最值得參加的會議，你的活力指數一整天都會維持在高點。

假如你很擔心會有開不完的會議占滿了你的行程，事先建立時間格的方法值得一試，即使你並不確定到時候你要做的是什麼也沒關係。

在我們訪談過的創業家當中，有些人只是把這些時間格取名為「工作時間」，或是標上「不要安排任何事情」。

即使大多數的創業家會建議安排出來的時段，大約一到兩個小時，不過你可以自由選擇時間格長短。

重要的是要記得，無論時間格多長，你的行程表最為關鍵。

有太多人習慣只用會議把行程表填得滿滿，這麼做真的很可惜。

如果你不決定自己的行程表，別人便會幫你安排時間。

用適合你的方式計畫自己的一天，更能規劃重要任務，還能避免讓同事、電子郵件以及電子報綁架了你的時間。

利用日曆規劃你的行程表，把時間預留給重要的任務吧。

以下有兩種日曆。

哪一種看起來比較像你會用的呢？ （圖片來源：天下雜誌提供） 高效日曆：三個明確設定好時間格的工作任務、一些簡短的會議、一天下來有三個彼此分開的時間處理電子郵件，還有充裕的午餐休息時間。

忙亂日曆：沒有任何設定好時間格的工作任務、太多冗長的會議、沒必要而徒增壓力的截止期限提示（若有規劃足夠的時間格完成工作任務，並不需要寫下期限），還有只能在辦公桌前快速解決的可憐午餐。

提高工作生產力，先進行「被動工作」 「被動工作」指的不是你完全不需要做的事，而是那些只要你一個動作、其餘就會繼續進行的工作任務。

這些可能是： 可以委派別人的工作任務，例如：對同事做提案簡報，或是提供他們做簡報所需的相關資料。

「第一步」任務，例如：請求行政部門授權、下載一份內容很大的檔案，或只是啟動烤箱。

如果你碰到要在主動跟被動工作間擇一的情況，先選被動的工作。

啟動被動工作，讓它開始進行之後，你就可以同時進行主動的工作任務，而被動工作也會持續進行下去。

舉例來說，假如你不確定要先跟平面設計師談大概的狀況（被動工作），還是先繼續製作簡報（主動工作），那麼，就先跟平面設計師談吧。

這麼一來，他們可以開始進行案子，而你同時也能繼續做簡報。

你應該先刊登求才廣告（被動工作），還是著手製作一份深度報告（主動工作）呢？先處理求才廣告吧，有興趣的人可以開始申請這份工作，而且你可以繼續寫你的報告。

在廚房做菜也是一樣的道理。

假如你不是先從被動工作下手，而是照著食譜順序一步一步做的話，做一道菜要花上兩倍的時間。

這看似理所當然，然而，面對任何一個工作日的實際狀況時，我們很容易閉著眼，直接處理待辦事項。

你一定會傾向一有工作，就立刻跳下去做。

不過你應該反過來好好按照策略找出你清單上的那些被動工作項目，先從那些著手，讓它們接著進行下去。

如此，當你專注在更重要的事情上時，這些被動工作會在你不注意的地方繼續進行。

（本文書摘內容出自《最高生產力工作法：不再窮忙！有策略的組織工作X專注優先要務的習慣，拿回人生主導權》，由天下雜誌授權轉載，並同意TechOrange編寫導讀與修訂標題；首圖來源：pixabay。

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