寫好一封Email——最完整的書信實戰指南 - Medium

簽名檔主要的功用在於讓對方知道你是誰，簡單幾行文字列出你的名字、公司、職稱、連絡電話、email、地址或社交軟體等等。

同單位可以制定統一的簽名檔格式 ... 介先生好奇心無限公司職場攻略人生體驗自我成長寫好一封Email——最完整的書信實戰指南見信如面，職場人必學的郵件攻略；學生必學的應對進退。

讓你還沒見面就已經把事情打理好。

Jackie介先生FollowJun25,2019·6minread很多時候我們和陌生人的第一次接觸都是透過一封電子郵件而開始的，比方說應徵工作、合作提案、申請學位……等等。

和親自見面一樣，給對方一個好的第一印象很重要。

這封第一印象你不必像出席派對一樣打扮得花枝招展，但至少要乾乾淨淨。

什麼叫乾乾淨淨？就是這一整封信要內容邏輯清晰，傳達的訊息也清楚，收信人讀起來要舒服，即便是婉拒信，也要給人一種被提分手了但是會滿心祝福的感覺。

1.天啊！為什麼我的私人電子郵件和一堆人被夾在活動通知的副本一起寄出？！2.附件：簡報1.pptx3.主旨：您好！4.內容：我想了解貴公司在行銷規劃上的費用，請問方便提供價目表給敝公司嗎？上面是常見到的幾種讓人傻眼的狀況：個人資訊被洩漏、附件名稱讓人搞不清重點或忘記附件、主旨沒重點、內容沒禮貌且不知你是誰？下一步要做什麼事情？還有很多寄email會發生的錯誤，這邊就不一一舉例，下面我要來說寫好一封乾淨簡潔的信有哪些事要注意的。

一、清晰的主旨＆適當的顯示名稱主旨和寄件人（你）是第一眼會被收件者看到的，雖然不必像行銷EDM那般要求吸眼球的標題，但一眼讓人知道這封信要幹啥是必須的。

以求職來舉例，在求職季，一般公司的人資每天信箱會收到不下數十封的應徵信，如果在茫茫信海中他看到了由【像風一樣的男子】寄來一封的名為【您好，我要應徵，請多指教】的信，你想他會先略過還是直接丟垃圾桶呢？比較適當的做法應該是，寄件人的顯示名稱應該使用自己在名片上或是正式場合向大家介紹的名稱。

例：J.Chen、TEDxLoveRiver策展人、活動顧問－介先生。

信件主旨則應該以一句話點出這封信的核心目的。

例：理科太太科普社群經理應徵－Jackie、使用條款與條件更新、20191212會議記錄確認。

二、內文＆附件力求簡短扼要，分段講重點。

一位專業的經理人每天會收到數十至上百封郵件，寫信不是寫情書，你不必鉅細靡遺地訴說你現在的感受，但你要讓對方感受舒服。

開頭問候視你與收件者的關係決定問候用語。

一般用「您好」、「你好」，親密一點則可以用「嗨」。

英文用Hi,Hello,Dear。

內容分段講重點視情況而定，但通常第一段就要清楚地點明你為何而來，有什麼目的。

除非你是在寫一封婉拒信需要鋪陳，否則請在信件一開始就破題，節省雙方時間。

讓閱讀者抽絲剝繭到最後一段才知道事情真相是推理小說在做的事情，在工作上我們還是簡潔為主。

較長的信件請善用粗體、顏色或編號整理重點若是遇上要向相關人員報告事項、詢問意見、指定任務……等等需要詳細說明內容的信件可以在每一段的開頭用粗體或編號幫收件者做個綱要整理，就像這一大段一樣：二、內文＆附件1.開頭問候2.內容分段講重點3.較長的信件請善用粗體顏色或編號整理重點……這樣一來在閱讀信件的時候可以讓人一眼就先抓住重點節省時間，也不會讓人看到密密麻麻的文字覺得厭煩。

結尾總結內容並跟進結尾的部分可再幫忙做個小結，告訴對方下一步的行動（回信告知預算、明細、企畫書……），如果同一封信有多位收件人和多項任務，記得要註明清楚哪項任務指派給誰。

再來感謝對方閱讀，祝福對方一切順利（祝事業順利、祝研究順利、祝好）。

最後在信末署名，這樣一封完整的電子郵件就好了。

附件別忘記，檔名要清楚我們很常在寄信時都會忘記這一步驟，求職信忘記附履歷，提案忘記附企畫書，遇到這種事總是會需要再重發一封，令人尷尬。

但這步驟沒什麼訣竅，細心而已。

現在很多email都可以設定發信後幾秒內收回，你也可以到自己信箱內開啟這項功能，減少這類事情發生。

另外如果是求職信，記得在檔名上標註你的名字和應徵職位，例如：履歷_行銷企劃_Jackie，因為你投的那間公司不一定只有收到你的履歷，也不一定只有開一個職缺，試想人資如果收到一堆求職履歷而檔名都是：履歷，那心會有多累。

在遇到收件者會收到大量內容相似的檔案狀況也一樣，附檔名稱與主旨一樣，要讓人一看就知道是誰寄的什麼東西。

三、收件人在收件人的地方有三個欄位可以讓你填寫：收件人（To）、副本（CarbonCopy,cc）、密件副本（BlindCarbonCopy,bcc）。

很多新手會常常搞不懂這三個欄位要怎麼使用，所以有時候就會看到一開始我講的，一堆人的email列在收件人欄位裡。

如果是組織內部發信給員工，問題倒是不大，但如果是活動單位發送給參加者，那就有點問題了。

密件副本（BlindCarbonCopy,bcc）Email是屬於較隱私的個資，如果要寄送大量的郵件給彼此不認識的人，最好是一對一或使用密件副本（bcc）發送，使用bcc的效果是，收件者彼此不會看到有誰收到bcc，這樣一來就可確保不會洩漏大家的email。

另外，BCC也可以用在你想讓特定人物知道，但不想讓其他收信的人知道有BCC的人也知道的狀況。

不過在商場和職場要小心使用，因為你不知道收到BCC的人會不會再轉發給其他人。

副本（CarbonCopy,cc）副本的功能則是發送給與這封信件相關的人員，收到CC的人不一定是主要負責的人，但是是有需要知道信件的內容，通常會是主管或是需要追蹤進度的相關人員。

收件人（To）就是你寫這封信主要要溝通的對象。

最後發信前記得再檢查一遍，不要把同名同姓的人搞錯了。

四、回覆信件很多人也還不知道「回覆（Reply）＆回覆所有人（Replyall）」這兩樣功能的使用時機，以下簡單介紹一下兩者的差別：回覆所有人（Replyall）：回覆給原寄件者跟CC裡面所有人。

回覆（Reply）：只會回覆原寄件者而已。

在回信之前思考一下，是否有其他人需要知道這封郵件及其對話串（Thread）的進度？如果有，那就使用「回覆所有人。

」另外，回信的時候不需要重新寫主旨，在一長串的對話串裡面回哪一封信也要選對，不一樣的主旨和不對的對話串會容易其他人搞混信件進度。

五、簽名檔簽名檔主要的功用在於讓對方知道你是誰，簡單幾行文字列出你的名字、公司、職稱、連絡電話、email、地址或社交軟體等等。

同單位可以制定統一的簽名檔格式。

一般人的話非必要，但在職場上一個好的簽名檔會讓人對你印象深刻。

以上是一些寫email的技巧，希望對剛出社會或是正在煩惱要怎麼寫信的你有所幫助。

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