舉辦校園活動的眉眉角角: 新手上路，該注意那些事情?

很多人可能以為辦活動就是大型展覽、名人講座，好像都離自己十分遙遠，但其實小到校園講座、博覽會、大學宿營…，只要大方向的想成一群人一起奉獻時間 ... 直接觀看文章 （作者：陳相菱） 很多人可能以為辦活動就是大型展覽、名人講座，好像都離自己十分遙遠，但其實小到校園講座、博覽會、大學宿營…，只要大方向的想成一群人一起奉獻時間心力和肝的成果，好像人人都有機會遇到可以成為籌備活動的一員呢！ 在開始前，先要釐清… 首先，我們要先釐清校園活動跟企業所辦活動目的的差異。

公司舉辦活動可能是一種行銷方法，與其商業目標息息相關。

而鮮少團體成員以學生為主的校內社團將「辦活動」視為核心業務，因此在這之前，要思考的是我為什麼要辦這場活動、這場活動的必要性、他能帶給參與者，也就是政大學生什麼收穫？行銷社團，則是其次。

創聯會的slogan是成為政大人的聚夢窩，以推廣校園創業風氣為願景，是獲得各方面知識的大平台。

有了這個mission，就能夠設想以新創產業結構為出發點的課程當作活動核心，做得好的話，也可以形成一種強而有力的內容行銷。

在資訊發達的網路時代，辦活動稀鬆平常，要辦一場小型講座的門檻不高，若觀察力細膩一點的話，看別人辦過一次就能約略摸索出個七八成。

然而實體活動需要付出時間、場地與人力，成本遠比線上活動來得大，並且受到號召力、行銷成效與出席率的壓力，若將辦活動詳細分成：事前、事中、事後三個階段，這篇文章主要分享事前準備的分步執行。

定義活動目標 如前所述，定義活動目標，是在籌備活動時的第一個步驟，一個好的動機需要配合一個清楚的預期目的，才能方便在活動結束後追蹤成效。

在定義目的時，除了考量到籌備人員本身的需求，更要思考你的受眾為何而來，否則可能會錯估了實際的需求。

每一場活動的目的都不同，因此每一次的受眾都是為了不同的目的而來，可能籌備的過程大同小異，但在活動細節的操作上卻是截然不同。

例如上學期1072的社群行銷工作坊雖然參與人數不多，但會後許多同學留下繼續與講師交流並詢問我們有沒有其他相關活動，這個活動的成果雖然沒有體現在報名人數上卻獲得了實質轉換率的成功，因為活動的宗旨正確地傳達到了需要的人。

而1081的聖人大盜導演座談會上來了大批人潮，除了導演的粉絲，觀眾不乏是對於青年創業與區塊鏈經濟發展現況有興趣的同學，因此活動除了在宣傳電影方面取得成功，也讓導演徐嘉凱發起的self計畫曝光到精準受眾。

在不同的活動中，人潮不一定都是最重要的指標，有時候重點是轉換率有多少。

如果活動來了100人，實際轉換次數有1個，跟活動來了50人，實際轉換次數有10個，以第一個案例來說，後者才能算是成功的活動；反之，以曝光知名度為目標的電影行銷活動來說，活動來了100人比來50人就更重要。

了解活動限制 其次是了解活動限制。

在資源有限的情況下，每場活動都有限制的因素存在。

可能限制的因素有：人力、經費、場地、時間等等。

這裡指的時間可以是籌備人員的時間也可以是與會者的時間。

一個學期就是那幾個月，要避開期中、期末、考量星期一五可能同學回家了或還沒來學校，還要思考生出多少活動最適合。

以學生社團的活動來說，背後沒有學校直接經費補助，因此最大的限制就在於經費來源，而講師費用的金額著實不容小覷，若是在更高級的場地像學校的大型演講廳，場地費也是一大筆支出。

這時就需要出動公關組拉贊，公關企劃書的撰寫，活動大綱越詳細越好，內容包含為什麼他們要贊助我們?我們能幫贊助商做到甚麼?幫他們曝光在粉專、海報、學校交流版嗎？還是像同學推廣他們的活動？除了校外贊助商可能因不同活動而異，常見的校園機構有創新育成中心、創新創業學院等。

此外，關於邀請講師的技巧流程，【講師邀約信怎麼寫？】想提高講師回覆率，你應該注意這些細節！中有非常詳細的說明，因此這邊就不再贅述。

當然，如果是收費活動，大可稍微減輕些成本壓力。

但是否收費，要收多少，學生不比社會人有資金投資來進修自己，而且若收費，校內活動報名系統的觸擊率肯定是不夠的，可能需要同時開放Accupass等對外平台。

因此，越早弄清楚限制有哪些，才能越符合現況去規劃活動，初期可能需要多做幾次的測試與確認，才能清楚掌握實際的限制。

以場地來說，學校場地的借用方式先搶先贏。

很多社團都會在期初先借滿一學期份的教室，所以就算他們當周沒有社課或活動，你也借不到那實質空出來的場地。

安排時程 大方向都確定了，接下來就要列出明確的交付項目清單還有依工作項目安排時程，並sticktoit.當然，計畫永遠趕不上變化，因此提前再提前就是一切的上上策，因為你隨時不知道會遇到什麼突發狀況、走校務程序會被耽擱多久、安排好人力資源什麼時候會抵累…。

很多環節都是牽一髮而動全身，例如活動資訊延遲上架，就沒有活動報名連結，粉專圖文都好了卻不能發、海報少一個QRcode所以不能印，結果就導致宣傳進度被拖累。

這是在活動籌備期間相當重要的事，對於一場活動來說，活動當天只是這一段期間所有得努力的成果發表，許多的挑戰都是發生活動開始之前，所以事前的功夫下得越多，活動當天心理壓力就越小。

事前功夫，很大的一部分在於活動宣傳，校園內的宣傳常見的就是張貼海報、分享活動消息到學校交流版、個版。

其中，我們發現，不管是辦抽獎請大家tag大家，或分享到與活動主題的相關科系系版，轉換率會最高，跟將廣告精準曝光才能避免亂槍打鳥的道理一樣。

例如我在區塊鏈社底下的留言就會特別tag對區塊鏈有興趣的友人，社群行銷相關講座就請傳院同學發系版等等。

另外，張貼海報時要注意特定地點張貼需要事先跟學校核章、申請，否則被發現違規不但有可能直接被撕除，也可能會連帶影響到整個社團往後使用這個公共空間宣傳的權益，甚至要動員更多人力進行補償行為。

最後一點就是，越大型的活動的籌備期就越長，若大家覺得時間還早，沒有全心全力投入籌備，負責人也沒有定期檢視每個工作團隊的進度，很容易有一天突然發現deadline開始擠在一起，要開始趕工了。

趕得出來都沒關係，怕就是這時候遇到突發狀況，又沒有彈性期間可以調整，只好犧牲活動品質，那是最糟糕的。

再者，短時間密集趕工，雖然團隊可能因為密集見面感情變好，但更可能的是團隊負荷量突然增加，大家覺得辦活動太累了跟想像中不一樣，這次活動辦完，就沒有人想幫忙辦活動了，造成對團隊的消耗。

辦活動有太多細節需要注意，這邊僅用常見問題做分享，最後用條列式說明發想活動企劃時有必要逐一思考之方向: ☐辦活動的目的與預期效益：我們的目的是什麼，決定整個活動的走向☐活動時間：注意連假、上課時間、週間三日的黃金時段☐預計參與人數☐場地☐是否有其他與會來賓☐活動流程☐現場提供與要自備的設備與器材☐是否收費？費用多少？☐團隊分工☐所需經費與來源☐報名管道☐行銷方式 以下為真實活動籌備待辦事項範例： 1.討論海報及宣傳圖方向2.撰寫全校信及活動報名系統文案3.製作發文排程(依活動大小發文次數不等)4.撰寫粉專貼文(內容可以是講師介紹抽獎資訊etc.內容以刺激報名為主)5.製作事前工作分配表及調查、協調活動當天人力配置6.提前取得講師簡報，詢問需要的設備及所有需求7.製做活動回饋表單8.製作活動簽到表9.製作講師感謝狀 結語 成熟的流程只是辦活動的第一步，且校園活動與商業活動所需要的時間精力無法比擬，仍希望可以透過文章給想要或目前正在經歷從零開始籌備活動的人一點參考和一點信心~ 分享此文：TwitterFacebook請按讚：喜歡正在載入... 相關 文章分頁導航 上一個【五分鐘帶你認識R語言】讓R 語言成為你的未來敲門磚！下一步為什麼大學教育變得岌岌可危？以教育新創的角度來看大學教育 發表者：nccuea 檢視「nccuea」的全部文章 發表迴響取消回覆 在此輸入你的回應… 在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入： 電子郵件（必須填寫）（電子郵件地址不會公開） 名稱（必須填寫） 個人網站 您的留言將使用WordPress.com帳號。

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