修改報告不混亂的Word 追蹤修訂教學：高效率比對 ... - 電腦玩物

在Word 文件中，我們可以進入〔校閱〕分頁，點擊開啟〔追蹤修訂〕功能。

當你要改別人的一份文件，但又不希望直接覆蓋他的原稿。

或者你正在調整自己的文章 ... 跳到主要內容 修改報告不混亂的Word追蹤修訂教學：高效率比對原稿完稿 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 5月23,2017 我在之前的「Google雲端辦公室課程」中講到Google文件協同合作案例時，我都會提醒大家可以搭配使用Google文件上的「建議操作」功能，讓多人編輯同一份報告、文章時更加條理分明，修改更有效率。

而這並非Google文件獨創功能，事實上這是來自於Word上優秀的文書編輯老傳統：「Word追蹤修訂終於出現在GoogleDocs！論文改稿必備」。

但是我也發現，有很多原本使用Word進行文書處理的朋友，不一定有發現裡面藏了一個叫做「追蹤修訂」的好功能，因此決定寫一篇文章來介紹一下。

Word的「追蹤修訂」主要用在這樣的情境：老師要幫學生批改報告、論文時；要在同事或客戶的文件上提供修改建議時；自己要幫自己寫的文章做修改潤飾時。

這些時候，如果希望能夠有一個方法可以「不直接改動原稿的進行修改，事後可以隨時比對、確認、取消修改」，那麼就可以用上Word的追蹤修訂（或是Google文件的建議操作）。

因為我自己也是文書為主的工作者，所以在電腦玩物上一向很關注文書技巧（行動文書如何鍵步如飛？13種Android編輯神器App），因此這個Word老功能一定要補充介紹，讓更多朋友知道。

1.編輯者在修改文件時，主動開啟「追蹤修訂」 在Word文件中，我們可以進入〔校閱〕分頁，點擊開啟〔追蹤修訂〕功能。

當你要改別人的一份文件，但又不希望直接覆蓋他的原稿。

或者你正在調整自己的文章，想要同時保留原稿與修改搞來比對，都可以開啟這個〔追蹤修訂〕。

2.用不同顏色標註各種文章修改 啟用〔追蹤修訂〕後，我們就像正常編輯文件一樣，開始刪除、新增、移動文章的內容，但這時候會出現各種顏色的標註，註記著我們改動了哪些地方，以及這些地方的原文是怎麼樣的。

這就是〔追蹤修訂〕的效果，可以追蹤每一個地方的文件改動，並且保留原稿，不會直接修改。

而如果想要像原本一樣直接修改文件，只要取消〔追蹤修訂〕即可，不過之前在〔追蹤修訂〕模式下新增的修改標記，都還會繼續保留。

3.完稿、原稿與標記顯示 用了〔追蹤修訂〕後，覺得文章反而看起來很亂嗎？沒關係，其實Word是可以調整瀏覽模式的。

同樣在〔校閱〕分頁中，在追蹤修訂功能旁邊，可以切換「原稿：顯示標記」、「完稿：顯示標記」等不同模式。

「原稿：顯示標記」就是讓我們先看到原本的內容，但是會在旁邊標記要怎麼修改。

「完稿：顯示標記」就是讓我們直接看到改好的內容，但是會在旁邊標記原本是什麼樣子。

或者還能直接切換「完稿」、「原稿」不顯示標記的模式，這樣就能很輕鬆的比對或查看前後的文件內容了。

4.設定標記顯示方式 〔追蹤修訂〕有時候改得多了，為了讓自己方便找到被修改的地方，可以切換「顯示標記」的模式，其中在「註解方塊」選單中，如果切換到「在文字間顯示所有修訂」，就不會有旁邊很多延伸線的註解方塊，在閱讀上更流暢。

但如果想要看清楚被修改的地方，就可以選擇「在註解方塊顯示修訂」。

5.開啟可快速跳轉修改處的「檢閱窗格」 如果文章很長，那麼還可以開啟「檢閱窗格」，這時後會多出一條導覽列，在檢閱窗格上會有每一個被修改的地方的清單，點擊該項目，就能直接跳到文章的那個段落。

在很長的論文報告中，這是一個快速找到修改處的方法。

6.接受文件中的所有變更 而無論是別人針對你文章的追蹤修訂，還是你自己對自己文章的追蹤修訂，會一直保存著標記，直到你「接受」或「拒絕」這些修改為止。

我可以在單獨某一個修改的地方點擊右鍵，選擇「接受」或「拒絕」修改。

我也可以先把要拒絕的地方拒絕掉，然後到Word上方工具列的「校閱」中，在「接受」選單裡選擇「接受文件中的所有變更」，這時候所有追蹤修訂都會確認成為完稿，並且標記會被刪除。

利用上述的方法，我們在編輯文章、修改報告，甚至要修改別人的文件時，都可以有一個更有效率的修改方法，方便我們隨時比對原文與完稿，需要時還原原稿，並確認每一個被修改處都正確無誤。

延伸閱讀相關文章： 自動化圖片去背教學！只需Word或PowerPoint搞定 PDF轉Word線上Cometdocs完美的中文版面轉檔 這10個免費的新微軟工作術，和你想的不一樣！ 轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang（異塵行者），及附上原文連結：修改報告不混亂的Word追蹤修訂教學：高效率比對原稿完稿 文章分類： 文書編輯 檔案管理與編輯freeware word EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 匿名2017年5月24日清晨5:09版主您好因為您對電腦很了解，想請問您，填了GOOGLE問卷送出之後，有辦法看自己填寫的內容嗎？因為是參加文字比賽，但是忘了複製...請您再回答，謝謝～回覆刪除回覆EsorHuang2017年5月24日上午11:50沒辦法哩，只有問卷管理者才能看到刪除回覆回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章 全家沖印、7-11列印照片誰好用？立可得與ibon教學+比較表 作者： EsorHuang 12月21,2018 現在大家照片都儲存在數位手機、相機、硬碟或雲端，數位欣賞與分享很方便。

但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如：小朋友學校的勞作作業想要製作家庭相框用照片來當小禮物把照片貼在紙本手帳上這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候「便利商店」同樣也提供了印照片的服務，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。

之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

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所以我決定將其中一場我自己最喜歡的活動剪輯成影片，放入《防彈筆記法》書籍的「延伸學習內容網頁」中。

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今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 Meco幫助你舒服、專注的收看電子報，不再跟郵件互相干擾 作者： EsorHuang 9月07,2022 在好幾次的企業內訓場合，有一些主管會跟我分享他們喜歡訂閱電子報來追蹤知識文章，但是，電子報郵件和工作郵件混雜，對他們來說也是一個難以管理的問題。

可能是要工作時被電子報分心，也可能要看電子報時忍不住處理起工作郵件。

無論是哪一種情況，都是一種效率的干擾。

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多年前，我曾經用Outlook電腦端軟體（當年是用Outlook2010），實際測試過一套工作流程：「Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學」。

不過現在新版的Outlook，基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟Gmail一樣的郵件管理流程了。

所以今天這篇文章，就用版本比較一致的Outlook最新網頁端，分享幾個關鍵的郵件整理功能，提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。

如果你是使用個人帳號，或是使用公司帳號，可以分別從下面的網址，登入網頁版的Outlook：個人帳號登入（網頁右方會有廣告條）：https://outlook.live.com/公司帳號登入：https://outlook.office365.com/01.指定時間稍後處理郵件：首先，我的第一個常用功能，就是把郵件［延遲］處理。

例如：下週會議才要使用的郵件。

兩週後才要開始處理的任務。

次要的，之後有空再處理的。

我就會利用［延遲］，把郵件延後到指定的時間。

這些郵件，會在「指定時間」再次出現在收件匣，而且出現在最上方，提醒我現在到了處理他們的時間了。

Gmail的對應功能為：「改變Gmail預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾」，非常有幫助的功能。

02.封存處理完成、不需要處理的郵件：有些郵件是看過就好，不需要處理（只是一些參考資料）。

有些郵件是已經處理完成了。

這類郵件，我不會留在「收件匣」，這樣會造成處理重要郵件的干擾。

這時候，就要把這些郵件［封存］起來。

Outlook中也預設了一個［封存］按鈕，點擊後，郵件將會從收件匣消失，放入［封存］資料夾。

不用擔心郵件不見，以後搜尋關鍵字，一樣可以找出這些郵件資料。

Gmail中也有封存的功能，善用封存，我們的信箱將會更簡潔、更好工作，可參考：「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的Gmail郵件」。

03. 釘選重要郵件，常駐處理：有時候有些郵件很重要，一時之間也處理不完，但隨時要看到。

這時候，可以利用Outlook中的［釘選］功能，把郵件釘選在整個清單最上方，方便隨時處理。

有兩個地方可以 ........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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