Gmail 16 個秘密功能教學：學會最高效率的郵件管理 - 電腦玩物

在Gmail 中如何利用內建的Google Drive 功能，直接分享雲端文件、即時協同編輯、雲端儲存附加檔案、雲端編輯Office 文件附檔，並且不需透過再次、三次郵件就能讓團隊成員 ... 跳到主要內容 Gmail16個秘密功能教學：學會最高效率的郵件管理 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 1月12,2015 回到：[年度精選]用30個你意想不到方法打造Google辦公室 Google的Gmail可能是近幾年來大家使用率最高的郵件系統之一，當年很多人因為它強大的垃圾郵件過濾功能轉而使用，不過也因為一開始大家只看到郵件過濾，而可能忽略了活用Gmail可以使用的特殊方法與功能。

作為Google雲端工作平台的一員，Gmail負擔的不只是郵件收發，也要負責與Google雲端硬碟和Google日曆連動的任務處理和排程需求，因為這種特殊性，Gmail中隱藏了許多高效率的專屬功能，或許長期使用Gmail的朋友也不一定發現。

今天這篇文章，我想分享的是自己多年來使用Gmail的經驗裡覺得非常有用的16個特殊功能，值得大家好好研究。

不過在除了知道有哪些隱藏的、附加的特殊功能外，我也建議大家搭配電腦玩物陸續分享過的「Gmail管理策略」一起使用才能發揮Gmail真正的功力： 每天清空Gmail收件匣的10個待辦郵件清單處理法 10步驟改造Gmail信箱當個人時間管理與工作排程系統 2015新增：簡單把Gmail變成Outlook介面，處理郵件更有效率 2017新增：Gmail超簡單寄送大量客製化郵件！Google合併列印郵件教學 1.整理Gmail郵件的最佳方法：Gmail收件匣自動分類活用，不需手動懶人整理郵件方法 如果你在使用其他電子郵件系統時遇到了郵件雜多凌亂，無法有效找到重要郵件，於是也無法專注在關鍵任務處理的難題，那麼Gmail內建的自動分類功能，就是幫我們找出重點郵件。

可是如果你在應用Gmail自動分類功能時，覺得他的需求還無法完全滿足你，那麼建議看看我上面提供的那篇文章。

透過這個自動分類，整理Gmail不再需要我們自己浪費時間與精力，而收件匣可以保持清爽聚焦，處理重點任務時更加得心應手。

2.利用Gmail工作表排程處理：如何利用GmailTasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享  如果你的工作對於郵件處理有更高層級的要求，不只是把郵件回覆完而已，還可能需要排程郵件到某一天時再處理，或是持續追蹤某一封重要郵件的進度。

這時候，你應該要知道Gmail裡面有一個「工作表」的功能，值得好好利用。

工作表在哪裡？參考我上面那篇教學便可以獲得解答，而學會功能後，也建議大家參考電腦玩物的：「GoogleTasks工作表的10個待辦事項管理方法心得建議」，在Gmail裡打造真正的郵件時間管理。

3.傳送上千張照片相簿：Gmail無限制分享手機電腦照片！新增插入Google相簿 經由與雲端空間的連結，Gmail也改變了我們寄送郵件附加檔案的方式。

如果在Gmail裡想要寄送大量照片，甚至這次活動出遊的幾百張照片給朋友、同事，最好的方式就是利用內建的「Google雲端相簿」。

用郵件分享照片，就再也沒有檔案數量、大小的限制，對方甚至可以隨時看到我們後續在相簿裡新增的照片內容 4.附加超大檔案文件：Gmail開始支援直接編輯Office附件 Gmail透過跟GoogleDrive雲端硬碟的連動，也改變了我們工作上用電子郵件附加檔案傳送重要文件時的溝通難題，除了沒有文件大小的限制，能夠一次傳送更多、超大檔案外，我們也不用因為文件需要更新而彼此不斷反覆寄信，最後搞亂檔案版本，也造成大家的溝通困擾。

在Gmail中如何利用內建的GoogleDrive功能，直接分享雲端文件、即時協同編輯、雲端儲存附加檔案、雲端編輯Office文件附檔，並且不需透過再次、三次郵件就能讓團隊成員保持後續的檔案更新，推薦大家一定要看看小標題這篇文章提供的功能。

5.善用新郵件浮動撰寫視窗：Gmail撰寫新郵件功能大升級！浮動視窗寫信更快更方便 Gmail把撰寫新郵件的視窗變成右下方的浮動彈出畫面後，撰寫新郵件就變成一件更有效率的動作，這個新功能最好的利用方式，就是一邊撰寫新郵件，一邊在背後的郵件匣裡搜尋相關工作的舊郵件，互相對照參考，寫郵件時不再需要為了切換視窗而煩惱。

6.如何離線處理Gmail郵件：OfflineGoogleMail離線版Gmail Gmail雖然是雲端郵件，但是可不可以離線工作呢？可以的，因此像是我在雲端的GoogleChromebook筆電上，一樣可以離線撰寫Gmail郵件、查看Gmail郵件。

只要安裝上面這篇文章提到的Google自製套件「離線版Gmail」，就會自動儲存最近收到的郵件，提供離線讀取功能，也能在離線介面中先撰寫好郵件草稿，事後上網時再寄出。

7.善用郵件聯絡人附加資訊：強化Gmail聯絡人商務名片 Gmail在查看郵件時也提供了很有用的附加資訊，在郵件內文的右方，會顯示這個寄件者相關的連絡人資訊，以及最近我和他的通信內容。

這個好用的附加資訊，可以讓我在處理郵件時，快速打電話、傳訊息給對方，或是快速找到我們上一次工作時處理的附加檔案文件，讓工作的進展更順利。

8.快速退訂電子郵件：Gmail內建「取消訂閱」讓你一鍵退訂電子報！功能實測心得 有時候我們收到的額外郵件不一定是垃圾郵件，也可能是我們之前訂閱，但是現在不想續訂的資訊，可是要回到當初的服務去退訂其實有點麻煩。

而在Gmail中，我們可以注意看看收到的郵件寄件者附近，有時候會出現「取消訂閱」的連結，幫助我們快速退訂某些電子報或工具更新訊息。

9.即時反悔寄出的郵件：別再誤發失禮郵件！一定要開啟的Gmail取消傳送功能 這是一個我建議一定要根據我上面這篇文章的教學，在Gmail中開啟的「反悔」功能，讓我們不小心或手快按下寄出後，臨時發現有什麼需要修改的地方，可以立刻按下復原反悔，收回剛剛寄出的郵件。

10.自訂我的不同寄件人帳號與郵件簽名檔： Gmail郵件簽名終於支援自訂字體、顏色、圖片與區分發信帳號  你知道從Gmail寄出的郵件，我們的寄件人帳號不一定只能使用Gmail帳號，也可以使用公司或你其他的郵件帳號嗎？ 而且我們還可以幫每個郵件帳號設定不同的簽名檔，在Gmail裡就可以直接完成不同郵件帳號的發信中心。

方法很簡單，在Gmail的設定裡，找到「帳戶和匯入」頁面，在「以這個地址寄送郵件」項目中「新增您的另一個電子郵件地址」。

這樣一來，我就可以在Gmail裡使用不同的非Gmail郵件帳戶發信，例如我的公司信箱帳號發信。

而且更棒的是，對方收到郵件後看到的寄件者是我的公司信箱，可是對方如果選擇直接回信，這封郵件一樣會寄回我的Gmail裡！這麼方便的功能一定要學起來。

11.快速切換多個Gmail帳號：GoogleMultipleSign-in同時開雙Gmail，多重帳號登入功能筆記 若是另外一種情況，我有多個Gmail帳號信箱，並且工作與私人之間常常要切換處理，那麼這時候Gmail一樣提供內建的快速切換多帳號功能，讓我們處理不同信箱郵件。

12.授權其他使用者幫我收信發信 另外一個隱藏版Gmail好用功能，就是如果我很忙，或是有團隊合作需要，我可以授權家人、同事幫我處理我的Gmail郵件。

一樣是到Gmail設定裡的「帳戶和匯入」，找到「授權以下使用者存取我的帳戶」項目，新增其他帳戶，輸入對方的郵件地址，完成後續的認證，就能讓對方擁有讀取、刪除、寄送我的Gmail的權限！ 13.預設為回覆所有人 你常常在團隊溝通的來往郵件裡，回信時忘記「回覆給所有人」，導致某些訊息只傳給某個人看，而團隊其他夥伴沒收到嗎？ 這時候記得到Gmail設定中的「一般設定」，在「預設的回覆模式」勾選「回覆所有人」，就能在每次回信時，自動回信給前封郵件裡的所有收信人。

14.大絕招，休假自動回覆 現代人可能愈來愈難區分工作與生活時間，很多職業都必須在週末也專注有沒有收到重要郵件。

但是，如果現在真的是我們「年度重要休假」的時間，不僅我們不想收到工作郵件，也可能休假的地方真的不方便收信，那麼記得去開啟「休假回覆」功能。

在Gmail的「一般設定」裡就能自訂休假自動回覆，讓這段時間來信的人知道我們什麼時候會回到工作岡位，什麼時候可以回信給他們。

15.如何活用GmailAndroidApp：GmailAndroidApp你可能不知道的10個郵件效率技巧 前面分享的主要都是Gmail網頁版上的功能，但是面對現在愈來愈常發生的行動工作需求，那麼上面這篇我在電腦玩物撰寫過的GmailApp技巧攻略，相信可以讓我們在Android上也能完成這篇文章裡提到的需求超級便利的工作技巧。

16.搭配新世代任務管理GoogleInbox：完全解密GoogleInbox！十大功能改造Gmail實測教學 最後一個Gmail秘密功能，我要跟大家推薦的是「GoogleInbox」這個獨立的Google新郵件任務管理系統。

Inbox或許沒有上述那麼多Gmail強大的功能，但是Inbox前瞻的提出了一個他自己獨有的特色：「智慧型的任務時間管理系統」。

如果說你也跟我一樣，覺得郵件的目的不是收發信，收發信只是一個執行動作，而他背後的目的是「完成我們的任務」。

那麼我推薦你試試看GoogleInbox，他正是偏重在如何更聰明、有效的幫助我們完成任務上。

以上，就是我推薦Gmail使用者一定要知道的16個特殊的、有用的，或是隱藏的功能，每個功能對我來說，現在都還是會使用到的技巧，裡面有你還沒善用的嗎？希望可以幫大家完成更高效率的郵件管理。

你一定也會想看： 10個Google日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間 活用GoogleDrive雲端硬碟12個激發工作潛能技巧教學 Google地圖愈來愈厲害的「路線規劃」完整教學與疑難解答  回到：[年度精選]用30個你意想不到方法打造Google辦公室 轉載本文請註明來自電腦玩物原創，作者esorhuang（異塵行者），並附上原文連結：Gmail16個秘密功能教學：學會最高效率的郵件管理 文章分類： 資訊管理與網路工作 Gmail EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 測試一下這是啥2015年1月12日上午11:37用過的感覺是1的自動分類進化=>16的googleinbox但是我都還是不懂怎麼用，所以繼續用傳統gmail...回覆刪除回覆EsorHuang2015年1月12日中午12:00這確實需要背後工作方法也一起改變^^刪除回覆回覆回覆Unknown2015年1月12日下午4:32自動分類也會出現混亂出錯景象，跑錯地方回覆刪除回覆EsorHuang2015年1月12日下午4:36應該是說可能在第一次收到某類郵件時Gmail判斷與我們的需求不相合，但這時候可以依照我的文章裡教學，「教會」Gmail知道我的需求是什麼，下次就可以自動完成正確分類。

我的使用經驗裡，應該不會有每次分類不同或跑錯地方的混亂現象。

刪除回覆回覆Unknown2015年1月12日下午4:50我天天都在用（幾乎所有社交户口，商業優惠等等都用gmail注冊）天天都在教。

如果你一段時間没打開某類郵件（例如amazonLocal,groupon)google自動幫你歸類為Junkmail.很討厭這個功能刪除回覆回覆EsorHuang2015年1月12日下午6:31這樣我可以理解你的看法了，因為我們對這類郵件的判斷不一樣，可能對我來說我不是太在意這類社群或優惠郵件，反而希望他們與我的工作主要郵件區隔開來，而這就這一點來說，Gmail的自動分類就能滿足我們需求。

刪除回覆回覆回覆Unknown2015年1月12日下午4:37作者已經移除這則留言。

回覆刪除回覆回覆Unknown2015年1月12日下午4:43inboxcube,比起gmailinbox/gmailapp/mobilegmail/分類更仔細，一目了然，圖是圖，影片是影片，文檔是文檔回覆刪除回覆EsorHuang2015年1月12日下午6:33如果把郵件當做檔案來看，確實inboxcube是有其優點的。

我想這就是因為我們各自有不同的需求，以及我們側重的關注角度（例如我側重的是任務化與時間管理），所以對軟體有不同評價是可以合理討論的。

刪除回覆回覆回覆Unknown2015年7月16日下午4:54請教，Gmail應該如何備註郵件信息?我郵箱中有大量KEY的管理，單使用分類已經不能滿足記憶，如何用工具實現每個遊戲添加備註呢？回覆刪除回覆回覆匿名2015年8月26日晚上7:01請問您會將其他信箱都整合到gmail收取嗎?例如yahoo信箱等等回覆刪除回覆EsorHuang2015年8月28日上午9:35我倒是沒有這樣做，因為好幾年前就慢慢把所有工作生活需要聯繫都轉成Gmail了刪除回覆回覆回覆Nickey2015年9月26日凌晨2:20作者已經移除這則留言。

回覆刪除回覆回覆匿名2015年9月26日凌晨2:221.請問為何同一寄件人Gmail中的活動一封有顯示在Google日曆中而另一封並未顯示,例如班機通知MAIL去程有顯示在日曆中,回程則無?2.卡費截止日MAIL可顯示在日曆活動中嗎?請問以上要如何設定?摸索爬文很久...謝謝回覆刪除回覆EsorHuang2015年9月30日下午3:53這部分其實跟我們的設定無關，因為是Gmail自動偵測的，關鍵在於對方寄ˇ來的郵件是否符合Google的標準格式。

也就是我們就是自動化的等，可以或不可以只能看結果。

刪除回覆回覆回覆匿名2015年10月29日上午9:24請問gmail可以自動刪除垃圾郵件嗎？像是套用標籤，然後下次可以自動刪除，不會在垃圾信件夾收到，謝謝你播空答覆:-)回覆刪除回覆EsorHuang2015年11月2日中午12:04你可以設定規則˙，不過垃圾信那麼多，要一個一個設定規則其實有點麻煩哩：http://www.playpcesor.com/2015/10/gmail.html刪除回覆回覆回覆Unknown2016年3月4日下午4:42您好我想請教您～公司gmail的帳號～除了可以設定多人使用～可以收件者分類嗎？例如廠商寄信給公司帳號～可以指定給林小姐的收件夾嗎？謝謝您回覆刪除回覆EsorHuang2016年3月4日下午5:30由內建的郵件篩選器應該可以做到刪除回覆回覆Unknown2016年3月4日下午6:26謝謝您刪除回覆回覆回覆Unknown2016年8月25日下午6:00請問一下，Gmail如何在回覆中插入之前已寄出過的電郵呢？謝謝回覆刪除回覆回覆yylin2017年3月9日中午12:03您好:我的gmail沒有自動提醒夾帶附件的功能，請問該如何開啟呢?回覆刪除回覆回覆Vincent2017年7月24日下午4:38有個需求想請教您：有時會針對某些專案的郵件才需要優先讀取，其他的郵件則會等到有時間才會去看，請問Gmail是否有使用正面表列的方式設定收到符合某些特定條件的信件才發出通知的方法？回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如：小朋友學校的勞作作業想要製作家庭相框用照片來當小禮物把照片貼在紙本手帳上這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候「便利商店」同樣也提供了印照片的服務，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。

之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

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今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

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多年前，我曾經用Outlook電腦端軟體（當年是用Outlook2010），實際測試過一套工作流程：「Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學」。

不過現在新版的Outlook，基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟Gmail一樣的郵件管理流程了。

所以今天這篇文章，就用版本比較一致的Outlook最新網頁端，分享幾個關鍵的郵件整理功能，提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。

如果你是使用個人帳號，或是使用公司帳號，可以分別從下面的網址，登入網頁版的Outlook：個人帳號登入（網頁右方會有廣告條）：https://outlook.live.com/公司帳號登入：https://outlook.office365.com/01.指定時間稍後處理郵件：首先，我的第一個常用功能，就是把郵件［延遲］處理。

例如：下週會議才要使用的郵件。

兩週後才要開始處理的任務。

次要的，之後有空再處理的。

我就會利用［延遲］，把郵件延後到指定的時間。

這些郵件，會在「指定時間」再次出現在收件匣，而且出現在最上方，提醒我現在到了處理他們的時間了。

Gmail的對應功能為：「改變Gmail預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾」，非常有幫助的功能。

02.封存處理完成、不需要處理的郵件：有些郵件是看過就好，不需要處理（只是一些參考資料）。

有些郵件是已經處理完成了。

這類郵件，我不會留在「收件匣」，這樣會造成處理重要郵件的干擾。

這時候，就要把這些郵件［封存］起來。

Outlook中也預設了一個［封存］按鈕，點擊後，郵件將會從收件匣消失，放入［封存］資料夾。

不用擔心郵件不見，以後搜尋關鍵字，一樣可以找出這些郵件資料。

Gmail中也有封存的功能，善用封存，我們的信箱將會更簡潔、更好工作，可參考：「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的Gmail郵件」。

03. 釘選重要郵件，常駐處理：有時候有些郵件很重要，一時之間也處理不完，但隨時要看到。

這時候，可以利用Outlook中的［釘選］功能，把郵件釘選在整個清單最上方，方便隨時處理。

有兩個地方可以 ........................繼續閱讀全文內容 pyTranscriber影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片 作者： EsorHuang 1月21,2020 之前在電腦玩物撰寫的「免費！中文影片語音轉文字字幕，支援超大影片與長時間錄音」，是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具，透過語音辨識，產生的字幕檔案雖然還需要校對，但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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