開會vs. 工作— 「整理」出兩者的平衡 - Evernote

但只要有效率地規劃和工作分配，開會是能帶來極大益處的。

... 有情況發生時，建議您先仔細考慮一下開會是否是適合的解決方式？ 使用案例 開會vs.工作—「整理」出兩者的平衡 Evernote團隊•11/15/2021 員工的工作–生活平衡是任何想要長期、健康經營的企業很重要的一個關鍵。

過勞的員工效率不彰，因壓力和疲勞而失去的時間很快就很產生嚴重後果，特別在會議和一直存在的期限壓力下。

一份TheWorkforceInstituteatUKG的研究就顯示：43%的受僱者非常擔心過勞，而將近60%的經理人在2020年有這個情況採取一些動作。

身為經理人，幫助您的團隊保持健康的工作–生活平衡是您的工作。

您如何協助員工為個人事務保留空間，同時在工作上維持愉快和高效率？您有以身作則嗎？ 「會議」是個理想的起點。

會議如能盡量與工作融合—讓會議會您做事，而不是製造更多事，並且著重效率和結果地開會，那麼您就越可能實現進入自己的工作–生活平衡的區間。

幾個常識原則（以及正確的工具）能有所助益。

開會？不開會？這是個要認真考慮的問題。

安排會議往往只是拖延戰術。

發生情況，或有問題需要解決時，安排開會只是讓您把事情拖到會議時再說。

這個模式可能反而造成反效果，會破壞團隊原本的工作流，同時也強迫您重新調整處理事情的優先順序。

有情況發生時，建議您先仔細考慮一下開會是否是適合的解決方式？您可以問問自己幾個問題： 情況是否具有時間敏感性？它是否會破壞其他專案的進度？是否必須要有外部的投入才能解決？弱勢，哪位團隊成員需要或會受此投入的影響？需要即時的討論嗎？亦或可使用電子郵件或類似媒介來傳送相關資料？開會的目的為何？用來開會的時間會目的會有何影響？ 有了上面這些問題的答案，您不僅可以減少不必要的會議的次數，還可以讓實際有開的會議更有效率也更省時。

而會議效率就從準備充分和井然有序開始，專注在重點上，非必要的東西就先不管了。

專家密技：將所有資料都收集到Evernote，可以輕鬆整理點子和目標，還能直接向整個團隊簡報。

不論是點子、問題、解方、工作任務、甚至會議議程項目等，靈感隨時都可能出現。

使用Evernote隨時隨地都可以捕捉並整理資料，不論是在健身房運動時、載孩子上學時、在等看診時，任何地點都沒問題。

專家密技：完全不想開會，但依然有問題需要解決嗎？您可以直接分派工作事項給團隊成員，他們可在應用程式裡新增記事、問題、和解方。

在會議和其他工作事項之間取得平衡 經理人需要隨時掌握所有事情的最新狀態，並了解團隊狀態、問題和責任的脈動。

如果所有資料井然有序，方便存取，您就可以直接安排事務的優先順序，並決定何時何地需要開會。

因為開會會產生其他衍生的工作，也會佔用到時間，判斷開會是否必要就變得很重要。

安排會議時，請記得： 盡量將會議間隔開來，不要想著為了把會開完而一個接一個。

您應當留時間來消化資訊，做出正確的決策，然後再進入下一場會。

事前設定好目標，以及一個清楚的議程，然後在開會時確實遵守。

讓開會時更聚焦，不再浪費時間。

別為了一位成員因其他更重要的事情而無法與會，就立刻重新安排時間（除非該位是不可或缺的）。

開會前確實跟與會者討論議程，並可收集他們的意見。

如有必要，可變更議程，儘可能只在絕對必須時才重新安排會議時間。

專家密技：利用「首頁」完整看到您整個工作天。

自訂「首頁」看板，加上工作事項清單，安排待辦事務的順序。

利用標記、到期日、表情符號等來反映工作事項的先後，或可建立相關記事的貼標籤規則。

您整個工作行事曆都能輕鬆鳥瞰，一眼就可以決定能不能開會，以及適合開會的時間。

工作分派和求助 成功的經理人很清楚在必須的時候如何做工作分派，將議程中的一部分甚至全部，交給其他人。

在重新思考事情的處理方式後，您可以確保每項任務都有一位處理人，而且責任是大家共同背負的。

如何讓團隊成員在扛起責任又有所有權感之間取得平衡，考驗著經理人的智慧。

要做到工作分派首先要知道哪些事情要分派，以及分派給誰。

您團隊中哪些人擁有適合的技能？哪些人沒有過度負荷？您手上哪些事應該移轉出去？將正確的工作任務分給正確的團隊成員，您同時也在送出一個明確的訊號，告訴夥伴您信任他們的能力以及判斷力，授權給他們的同時也讓他們有了目標感。

對經理人來說，這個新來的自由能大幅減輕工作負荷，並減少過勞發生的機遇。

在這個一切都高速運轉、變動劇烈的商業世界裡，有一件事一直沒變：一天只有24小時，就算是最強領導人也都需要休息。

專家密技：在思考哪位成員最適合哪項會議責任時，可能很難回想起候選人的詳細情況。

建議您可以使用《會議匯報》範本來記錄並更新候選人資料，建立一套強大的知識庫有助於聯繫情感、促進信任、建立團隊。

在您需要做出重大工作分派的決定時，一定會有大大的助益。

會議vs.工作任務vs.生活 「時間是我們最奢望擁有，卻最輕易浪費的。

」—威廉．佩恩 時間總是不夠用，但可以從減少非必要的會議、發揮必須開的會的最大效益、分派議程項目給適合的夥伴等方面來著手，更有效地利用您的時間。

當您以身作則時，您的團隊也會跟隨，找到自己的一套工作–生活平衡法。

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