你還在用「感覺」做簡報？製作簡報，其實也有製程和SOP

你以為只有PPT才叫簡報？殊不知開口報告就是簡報. 我舉個例子。

曾有位業務被老闆要求，負責提供公司全部產品的銷售記錄。

Skiptocontent 不管是中文或英文的簡報技巧課堂上，喬伊在下課後常會聽到一些同學的「告解」： 「早知道就先設計架構，難怪他們說我簡報沒邏輯！」 「原來我一直沒好好為自己爭取，還以為只要比氣長，升遷自然會輪到我。

」 「終於知道那些很會簡報的人，原來職場不只要會做事，還會做人。

」 在我聽來，同學心中那些「千金難買早知道」的遺憾，其實是來自於對簡報學習的不完整，報告內容難免造成講者和聽者之間的誤會。

也因為聽者聽不到重點，過程中難免一直打斷，甚至有些聽者還會質疑講者的專業。

不管是人際相處、職場升遷、投資買賣、或是對於人生的體悟，總有一些事你會希望有人早點告訴你，就像那些《真希望我在xx歲就知道的事》或《下次投資前一定要注意的幾件事》的書籍，「簡報」也不例外。

在聽完同學的告解之後，我會和他們說：「英文有句話叫Betterlatethannever.遲到總比不到好，有些事晚些知道沒關係，一旦知道了，你的行為自然就會不同，機會自然就多了。

」 關於「簡報」這個學問，究竟有哪些「早知如此」？今天這篇，喬伊和大家分享在教書的這些年，看到了哪些普遍的迷思，以及一些同學課後的醒悟。

1.你常用感覺和經驗做簡報？ 準備一份簡報，得花超多時間，常要加班製作，好不容易辛苦做完了，結果老闆和客戶想聽的說變就變，又被問到體無完膚，覺得「簡報體驗真差」！因此每次接到簡報任務的第一反應就是「煩啊」。

《恆毅力》作者AngelaDuckworth提到，有些人在工作上累積數十年的經驗，甚至一輩子做同樣的工作，但始終停在中等層級而無法再往上提升。

同事開玩笑回她：「有些人有二十年經驗，有些人只是將一年經驗重複了二十年。

」 喬伊要問，你是用經驗做事，還是用方法做事？ 為了讓同學明白「冤有頭債有主」，找出問題的根源，這時我會問同學：「你們怎麼知道自己的簡報做完可以上場報告了？」又或者「做簡報時，你怎麼決定一份簡報的內容已經完整，可以寄出去了？」有趣的是，同學每次聽完這問題，表情都是困惑，一副「什麼？這題也要思考嗎？」 很多人在做簡報時，大多依賴的是直覺，就跟找另一半一樣「憑感覺」和「經驗」。

但問題是，這兩者都挺抽象的，沒有一個具體的方向和指標，就像一個導遊每次帶著觀光客坐船出航卻都不知要去哪，在迷路中隨意飄盪，最後靠到哪就叫大家下船，結果卻發現島上無人，被問為何來這也說不清楚，最後當然是敗興而歸。

其實，簡報就像公司的產品一樣，也需要完整的製程、縝密的規畫，事先設定投入的成本、時間、物料、和各階段的里程碑，連最後產品長什麼樣，也都全程是設計好的，並非隨機決定想到哪做到哪。

因為不經規畫就做簡報的代價，就是浪費時間和力氣。

就像我在課堂指導的，完整的簡報製程有五步驟： 釐清簡報條件分析聽眾需求規畫簡報內容呈現關鍵訊息做好上台準備 有了「製程」，才能省力省事，做出具有水準的作品。

2.你覺得有需要發表的人，才該去學簡報？ 有次去新竹教課，一位會計部門的同學在上課中開著筆電、做自己的事，我好奇靠近問怎麼不跟著大家一起練習？只見他回：「我的工作不需要做簡報。

」我問他：「那你為何要來上課」他又回：「是老闆叫我來的……我是覺得喔，簡報這種事，交給需要講話的公司業務或PM就行了，像我這種幕後人員，乖乖做事就行了。

」 哦？真的是這樣嗎？ 於是我問他：「你平常工作需要跟老闆說話嗎？」他點點頭。

我接著問：「老闆會問你的想法和意見嗎？」他也點了頭。

我再問：「那你都怎麼跟老闆說你的想法和意見？」他說：「看老闆想知道什麼，我就說什麼」我再問：「那麼，你老闆為何指派你來上簡報課？」同學搖頭。

喬伊在文章《全部努力，不如用對力：搞清楚公司到底需要你的什麼能力？》提到很多人進公司沒多久，發現自己某些能力跟同事重疊，造成工作成果不是很凸顯，重要性相對低落。

結果為了保住自己在團隊的地位，一味「努力且大量工作」，不止造成自己更多的焦慮，甚至因無法受到老闆重視而感到沮喪。

這跟簡報有什麼關係呢？ 在大型組織裡，通常同一個部門會有很多員工，大家的職責相似，但待遇卻差異很大。

說到底，你的待遇還是由老闆決定，但問題是，在老闆心中，你到底有沒有存在感？當大家都在埋頭做事時，有沒有誰可以抬頭、體諒老闆日理萬機，有可能對於一些事的理解不夠全面，僅管知道有些事很重要，卻無法判斷決策，因此透過簡報幫老闆整理好資料，在開會時主動提出有建設性的想法，想當然這樣的人當然會優先被注意到。

「注意力」就是「競爭力」，每一次「簡報」，就是注意力的搶奪戰。

再多說一句，老闆為何會指派同仁來上課？如果是我，老闆叫我去上課，這肯定表示某些事我做得還不夠好。

若連老闆背後的心思都沒有辦法摸透，只是低頭做自己的事，想在職場生存自然不具優勢。

3.你以為只有PPT才叫簡報？殊不知開口報告就是簡報 我舉個例子。

曾有位業務被老闆要求，負責提供公司全部產品的銷售記錄。

同仁心想這任務簡單，直接把Excel表格截圖，複製貼上到投影片。

到了開會當天打開簡報後，老闆看了一眼也沒讓他說話，直接問他：「那接下來我們要怎麼做？」 對這突如其來的要求，同仁原以為只要把數字唸一唸就好，緊張地開始隨便找個數據就亂扯一通，一會說某商品該要追加預算行銷，但被問到細節做法瞬間又語塞，一會又說應該把南部市場的資源調回專攻北部市場。

誰知老闆忙歸忙，一聽就知道同仁根本沒做功課，當大家面前直接唸他：「你在報告什麼東西啊？我請你來幹嘛的？」 再舉一個例子。

曾經有同學在上課一開始就跟喬伊說：「老師，我沒有簡報，因為我在工作上只用的到Excel，這樣還可以上課嗎？」，原來同學以為「簡報=PPT」，不會做PPT等於不會簡報。

等我靠近一看，他的Excel檔秀出的是整間公司上一季的開銷。

我問他：「你每隔一段時間就要跟老闆報告這個內容嗎？」他點頭了。

於是我說：「那請問你，這裡內容這麼多，你打算從何講起？又要給什麼建議？」只見同學「呃…」了幾秒後說：「看老闆問什麼，我再說什麼……」 什麼？這麼巧？剛才新竹的同學也是說：「看老闆想知道什麼，我就說什麼」。

所以，如果能多想一步老闆想問什麼，是不是可以先解決這個難題？ 很多簡報者的投影片，充滿著數據和資料，但是喬伊覺得，最大的重點，絕對不是資料被放在哪種格式上，而是講者如何針對「資料（data）」解讀成有用的「資訊（information）」。

你究竟是在「讀」資料，還是在「解讀」資料，其實明眼人一聽就知道。

許多人將提供資料視為終點，但是只有當資料被好好解讀成資訊、達到老闆想要的目的時，資料才會發光發熱。

記住，在這資訊爆炸的時代裡，並不缺任何資訊，而是解讀資訊的能力！ 以上就是千金難買早知道的簡報故事，有幾個是你曾經發生過的呢？加薪升遷永遠不嫌少，學習當然也永遠不嫌晚，火速報名【商務英文簡報高效班】，利用7小時將你的簡報鍍上三層金，額外加贈【一對一教練服務】NT$500折抵兌換，升級個人品牌，撼動職場影響力，就靠這一次！ 開口說話就是一種簡報方式，即便職場上用不到英文，商務簡報能力對一般上班族也是很重要的，【上班族的商務簡報術】是一堂針對忙碌上班族所設計的課程，7小時教你商務簡報該有的三大核心，解密簡報中的疑難雜症，最後跟著喬伊一起讓改變發生。

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最近分享率很高的一篇《那些隱藏在蘋果發表會的簡報重點！》 文章導覽 ←Previous文章Next文章→ 1thoughton“你還在用「感覺」做簡報？製作簡報，其實也有製程和SOP” Pingback:烤肉醬外的重點！祖克柏的Metaverse簡報精華畫線～–我是黃喬伊 LeaveaCommentCancelReply發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。

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