開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議 - 電腦玩物

不是所有的會議都是一個自我表現的場合，尤其在職場上更多時候的會議是要「解決工作問題」、「推動專案進度」，這時候發言不是目的，解決問題才是。

面對職場上這些「以 ... 跳到主要內容 開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 3月06,2015 很多時候會議主持人喜歡在開場時說：「等一下希望會議上大家能暢所欲言」，於是一個人接著一個人，鼓勵大家發言，輪流討論，把會議當成議會，把發言當成會議目的。

但是，慢慢的我們發現整場會議下來大家愈來愈累，直到最後好像沒有時間完成有效結論？ 不是所有的會議都是一個自我表現的場合，尤其在職場上更多時候的會議是要「解決工作問題」、「推動專案進度」，這時候發言不是目的，解決問題才是。

面對職場上這些「以解決問題為目的」的會議，應該怎麼開才能有效率的快速完成？應該怎麼進行才不會把明明要推動工作進度的會議，變成佔用工作時間的兇手之一呢？（延伸閱讀：把瑣事管理好？專案做到死也做不好） 最近，我在國外網站發現了一張很有意思的「會議紀錄格式範本」，可以免費下載，她和我們一般常見的範本很不一樣，是用很具體的概念來設計開會方法，改善傳統缺乏效率的會議流程，依照這張範本的設計去規劃會議、執行會議，確實能夠很明確的減少那些浪費生命的開會時間。

有興趣的朋友，可以到「amazemeet」這個網站，去下載他的「 MeetingFacilitatorCanvas」，這是該位站長特別設計的會議格式。

透過登錄自己的郵件，「AmazeMeet」就會寄送一封信給你，裡面包含了PDF與Word版本的「MeetingFacilitatorCanvas」下載連結。

Word版的優點是可以自己修改與填寫內容，而PDF版除了可以直接列印，還包含了更豐富的使用教學，仔細說明了他如何可以增加「有效會議」的方法。

如果你是從一兩年前就開始追蹤電腦玩物的文章，那麼應該有看過我寫的「如何建立有效會議記錄？Evernote會議筆記範本格式心得」一文。

那時候我就在Evernote上嘗試建立有效的會議紀錄範本。

而在看過前面推薦的「MeetingFacilitatorCanvas」這個開會格式後，我也嘗試改良了自己在Evernote上的會議筆記。

如果你對我改良後的Evernote專用會議記錄範本有興趣，也可以到這裡下載我的「Evernote會議筆記範本」。

下面，就讓我輔以自己的開會經驗，來說明這個特製會議記錄格式的使用方法與意義。

首先「MeetingFacilitatorCanvas」這張會議記錄格式強調在「開會前」應該要完成「會議目標」、「與會者」、「會議任務議程」三項設計，這看起來很普通？但其實有一些填寫的訣竅。

1.會議目標不是會議名稱： 「會議目標」填寫時一定要很明確，仔細一點比較好，不要像以前只是取一個會議名稱，而應該真的把開會的目的「論述」出來，寫成一段話來闡述這次開會要解決的關鍵問題是什麼？我們嘗試在這次會議獲得什麼程度的結論？達成這個會議目標可以推動什麼進展，如果沒有達成會怎麼樣？ 2.不需要大家都來開會，確定每個人的會議功能 接著在「參與者」的部分也不要像以前一樣只是寫上誰要開會，而應該要列舉每個與會者的「可能貢獻」、「會議功能」，這樣一來過濾掉不需要參與的人避免浪費他們時間，二來也可以發現要解決會議目標時我們還漏掉了哪些人，可以即時補上邀請。

3.檢驗出那些不需要開的會議 「MeetingFacilitatorCanvas」設計者在這個步驟還提供了一個很有用的建議，如果當我們在構思會議目標、規劃參與者功能時，發現無法歸納有效的核心問題？無法湊足有效與會者？那麼很有可能這次會議是「不值得開的」，應該在這時候就立刻取消這類無效會議。

將「會議目標」進行明確論述，找出會議要解決的核心問題是什麼？ 然後「與會人」具體列舉出每個人的功能，其實就是在研判這些人的合作是不是真的可以解決那個核心問題？ 4.規劃議程不是發言順序，而是任務分配 有了這樣的設定後，盡快先進行「會議任務議程」的規劃，但這裡千萬不要像以前那樣只是把每個人的發言順序寫上去，相對的，我們應該寫的是「如何解決那個核心問題」的討論流程。

「MeetingFacilitatorCanvas」範本中建議大家寫出：誰可以負責主導哪一段討論？這一段討論解決核心問題的哪個步驟？這一段討論適合多少時間內解決？ 5.不要只給與會者開會時間和地點 把這樣一個前製作業的會議規劃先寄給與會者看，讓他們知道自己負責的任務、限制的時間，以及請他們對會議目標提供修正建議。

在會議前先利用線上溝通進行這些前置作業，就能讓開會時更準確迅速的完成目的。

可以說，「開會前」的那些規劃是最重要的，會議記錄應該在開會前就開始進行，這樣才能用更短的時間完成有效的會議，只是我們常常忽略了這個先行步驟。

而使用這樣一個範本的好處，就是提醒自己去確實的完成這些前置作業。

6.比會議記錄更重要的是？會後行動 那麼真正開會中呢？這裡提供了兩個欄位，一個是填寫「重要會議記錄」的欄位，除了把開會中重要的發言寫下來，也最好能夠註記是誰說的，並且明確寫下針對前面每個問題的最終結論是什麼。

另外一個則是「會後行動」的欄位，我在筆記裡故意把他排在會議記錄的上方，是有統整的意思，每一次會議結束，除了保留記錄，更重要的是從討論的過程與結論中總結出「之後要做什麼？」 會後行動才是所有會議的最終目的，所以要把誰？什麼時候？要完成哪個行動？具體的列舉在會議記錄上，最後寄發給所有與會者追蹤並執行任務。

「MeetingFacilitatorCanvas」提供了一個有效會議的流程、記錄規範，這個規範幫助每一個與會人「提前思考」、「明確目標」、「限制時間」，讓會議往一個確定的方向前進，也就能真正在不浪費的時間中完成任務。

而我從「MeetingFacilitatorCanvas」改成使用Evernote做會議筆記的好處有二，其一是這樣的數位筆記便於分享，甚至在Evernote加入WorkChat功能後也開始適合協同合作。

其二則是我可以把各種檔案資料連結或插入筆記中，方便大家參考。

我通常會在會議前先製作這份Evernote會議筆記，然後分享給與會者，開會過程中依照規劃快速進行，並且我即時在筆記上完成記錄，在大家討論結論時我總結出「會後行動」，於是當大家要離開會議室時，我已經可以立刻把這份會議筆記寄給大家，分配接下來的任務了。

最後，除了提供大家下載我的「 Evernote會議筆記範本」外，有興趣的朋友也可以延伸閱讀我的其他evernote教學心得： 活用Evernote，你應該學會的10個特殊操作技巧教學 不再找不到東西的整理術：我用Evernote收納這些生活雜物 活用Evernote改變職場工作效率的10條關鍵筆記術 轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang（異塵行者），及附上原文連結：開會浪費時間？用這張會議紀錄格式開一次有效會議 文章分類： 筆記術 會議紀錄 會議記錄 資訊管理與網路工作 evernote evernote教學 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 Haven2015年3月6日晚上11:51這篇文章太棒了，受惠良多，下周開會時趕快試用！再次感謝～回覆刪除回覆EsorHuang2015年3月7日凌晨12:07也建議依據自己特殊需求可以彈性調整，希望對大家有所幫助刪除回覆回覆回覆傻剛2015年3月7日上午10:01E大的工作方法、筆記方法總是使我受益良多！回覆刪除回覆EsorHuang2015年3月7日上午10:52很高興對你有所幫助刪除回覆回覆回覆Jonathan2015年3月7日晚上7:47你好！我是用mac最新版的evernote，最近遇到一個問題是「無法複製記事連結」正常來說，任意記事上按右鍵選取「複製記事連結」，貼上後就可以跳轉到該則記事而我的evernote貼上後卻是出現https://開頭的連結（變成分享記事，而非記事連結）我要的是在軟體中跳到另外一則記事，而非在瀏覽器開啟，不知道解決方法是什麼？先謝謝esor了回覆刪除回覆EsorHuang2015年3月7日晚上7:53試試看更新到最新版的evernoteapp，不是macappstore上的，那比較慢，建議使用evernote網站提供的最新版本刪除回覆回覆匿名2016年2月17日上午10:17在按右鍵選取「複製記事連結」時按鍵盤上的opt試試看刪除回覆回覆回覆馬兒2015年3月9日上午10:36太有用了啊!!回覆刪除回覆回覆聖博2015年3月10日下午2:24太贊!回覆刪除回覆回覆seebook2015年3月30日晚上7:10請問一下，我在會議後把十幾張照片補進evernote中，在windows桌面版用新增附件中的儲存照片，要把電腦中的照片加到筆記中，照片順序卻是顛倒的;不過用相機邊拍邊加入就很正常，請問有沒有辦法可以解決？謝謝回覆刪除回覆EsorHuang2015年3月31日上午11:12在電腦中確實會這樣，可能要不就是反過來加，要不需要手動到筆記裡調整照片順序刪除回覆回覆回覆IAN2015年5月31日清晨6:31有緣來到此地，看完覺得很有幫助，想分享於臉書(會加註出處)，若有不妥之處，再煩請您與我聯繫，我會立即刪除。

再次感謝你的努力。

回覆刪除回覆EsorHuang2015年6月1日清晨7:10歡迎分享刪除回覆回覆回覆匿名2015年6月24日上午10:29非常感謝您的分享，非常受用回覆刪除回覆EsorHuang2015年6月25日上午10:47很高興對你有幫助刪除回覆回覆回覆匿名2015年9月14日下午1:06請問如何複製會議紀錄範本呢？因為不太可能每次會議都要開新記事重新做新的會議記錄格式，你的做法是如何呢？謝謝回覆刪除回覆EsorHuang2015年9月14日下午5:06我的方法很簡單，就是建立一則筆記當作範本，以後每次開會時就新增筆記後複製範本的格式即可刪除回覆回覆回覆匿名2016年2月11日晚上9:18HiEsorThisisMike-thecreatoroftheMeetingFacilitatorCanvas.Sorryfortakingsolongtocommentonthisawesomepostyouwrote.Ithinkbadmeetingsareauniversalproblemandthereisnocultureinwhichpeoplethingtheyareagoodidea.Thankyousomuchforwritingthisblogpost-wegotahugenumberofdownloadsofthecanvasandhopefullythatmeansmorepeoplewhogetbettermeetings(andfewer!).AlsoIgotsomuchfeedbackandrequestsforanappthathastheessentialstructureofthecanvasbutinawaythatwasmoreinteractiveandfunctional.I'mdelightedtoannouncewe'vebuiltitanditisavailabletouseathttp://amazemeet.com-itisfreetouseandispackedwithmanyreallyusefulfeaturestomakemeetingsbetter.Esor-IwouldliketoincludeyouandyoursiteonaAppreciationwallontheAmazemeetsite-wouldyoubehappyformetodothis?Thanks回覆刪除回覆EsorHuang2016年2月16日下午6:07HiMike,thanksyourcanvas.IamhappyonyourAppreciationwall,thatismypleasure.Esor刪除回覆回覆回覆Unknown2016年10月8日凌晨3:24CONGRATULATION!!回覆刪除回覆回覆Unknown2017年1月17日下午6:20拜讀您的文章，目前敝司也想試試不同的開會方式，不過請教一下，如何增加contributor呢？因為我填了同事的gmail都無法找到並且增加，文章上也沒有寫明增加會議者的方式，麻煩您了，謝謝。

回覆刪除回覆回覆Unknown2019年2月19日晚上11:19看著您的文章，有種聽君一席話，勝讀十年書的感覺！可惜我這麼晚才看到您的文章回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章 自動化圖片去背教學！只需Word或PowerPoint搞定 作者： EsorHuang 6月24,2016 如果偶爾工作遇到要幫照片去背，自己又不太熟悉Photoshop等專業修圖軟體操作，這時候可以使用一些「自動圖片去背」工具，例如我之前介紹過的：「照片線上去背神器BackgroundBurner免費快速全自動」。

但若是剛好你的公司電腦有安裝Word2010或PowerPoint2010以上版本，那麼你其實已經擁有了一個更強大快速、品質更好的自動照片去背工具！千萬不要忽略他，值得好好利用。

我自己實際測試用Word來進行照片去背，速度快反應即時，而且也懂得「自動」偵測並去除多餘背景，還有手動微調的空間，更棒的是完成去背圖後，可以匯出原始解析度的高品質PNG圖檔。

今天這篇文章，就讓我來筆記操作流程，提供還不知道的朋友參考。

2016/9/15最新教學：五款最輕鬆圖片去背軟體，修圖苦手也會用的全自動照片去背2017/7/8新增「直接下載去背好的圖庫」：Pngimg免費下載28000張去背圖檔，做簡報免花時間自己去背2017/8新增：用小畫家3D自動去背圖片，Windows10完整去背步驟教學 ........................繼續閱讀全文內容 全家沖印、7-11列印照片誰好用？立可得與ibon教學+比較表 作者： EsorHuang 12月21,2018 現在大家照片都儲存在數位手機、相機、硬碟或雲端，數位欣賞與分享很方便。

但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如：小朋友學校的勞作作業想要製作家庭相框用照片來當小禮物把照片貼在紙本手帳上這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候「便利商店」同樣也提供了印照片的服務，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。

之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

........................繼續閱讀全文內容 內建Windows10螢幕錄影功能：用遊戲列錄製軟體教學影片 作者： EsorHuang 9月09,2017 我自己有製作教學影片、錄製遊戲影片的需求，所以在電腦玩物比較過：「10大螢幕錄影軟體推薦比較」，基本上那篇文章涵蓋了Windows、Mac、Android與iOS上的螢幕錄影軟體。

今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

........................繼續閱讀全文內容 [下班後時間管理]打破這3個行動預設值，生出更多工作生活時間 作者： EsorHuang 6月16,2022 《生時間》是一本讀起來輕鬆有趣，但也可以帶來很多啟發的生產力專書，由喜歡研究各種時間管理技巧的作者所撰寫，在裡面談論了很多他們在實踐過程中產生的特殊觀念，以及可以如何落實的具體作法。

其中我覺得整本書中最讓我印象深刻的一句話就是：「不要讓生活、工作、時間被預設值影響。

」 ........................繼續閱讀全文內容 Draw.io中文線上製作流程圖首選！專業水準完全免費 作者： EsorHuang 2月13,2015 最近在研究可以畫出流程圖、架構圖、線路圖、網站模板等圖表的製作工具，一開始先研究單機的免費製圖軟體，發現知名的「Dia」、「Pencil」、「DiagramDesigner 」似乎剩「DiagramDesigner」還有繼續更新（感謝網友提醒：Dia也偶爾會有更新），但只能在Windows上使用，這也讓我轉而開始研究可以跨平台的線上工具。

線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 PreziVideo在視訊鏡頭中融合簡報，讓教學影片、線上會議更驚豔 作者： EsorHuang 6月13,2022 「Prezi」是好幾年前曾經風靡一時的動態簡報設計工具（推出後到今日也有10年以上歷史了），他和一般PowerPoint、Keynote式的簡報設計不同，更著重在設計出「鳥瞰地圖」與「焦點微觀」視野之間的動畫效果，讓報告者可以把自己的重點繪製成像是一幅心智圖，然後解說時可以快速進入任何一個主題點做分享，而這和一般流水帳、大綱式的簡報有很大不同。

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利用「Google表單」，任何人都可以不花一毛錢、不需要寫程式技巧、不需要自己架站，就可以自己完成例如訂便當網頁、線上報名系統，或是線上讓上百上千人一起回答的問卷統計。

而且最新版的Google表單還提供了漂漂亮亮的各種新版面，就算不滿意也能讓自己新增照片、影片、調整外觀，製作出實用又好看的問卷：設計問卷調查快速免費，新版線上Googleform表單教學不再只有醜醜範本！如何幫Google表單美化背景外觀？Google表單的基本功能很好上手，但是大家有沒有深入挖掘一下Google表單更多的潛力？或者一些缺少的功能有沒有技巧可以轉個彎補足？我們可以在Google表單中做出跳轉答案的心理測驗遊戲嗎？或是可以在Google表單限制回答者一定要在郵件欄位填寫電子郵件？今天這篇文章，我要總結Google表單的新舊功能，一起來看看可能很多朋友不知道的Google表單設計秘密。

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而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

........................繼續閱讀全文內容 [卡片盒筆記法-3]如何從暫時筆記到永久筆記？如何建立筆記連結？ 作者： EsorHuang 6月08,2022 相信很多朋友喜歡卡片盒筆記法，下面這段話功不可沒，《Howtotakesmartnotes》（歡迎也參考中文版：《卡片盒筆記：最高效思考筆記術》）中一段很有啟發的話：「有時候我們的學習、行動是很難有計畫的，如果什麼都要計畫好才去做，我們甚至可能無法學會說話。

學習就是在廣泛的接收各種知識的過程中，轉化出自己的想法、觀點。

」所以： ........................繼續閱讀全文內容 EP4很難養成覆盤、每週檢視習慣？三個有效步驟，一個關鍵心法 作者： EsorHuang 6月19,2022 經典GTD時間管理方法中有一個關鍵步驟是做「每週檢視」，很多高生產力的專家也往往會提到「覆盤」的重要，但光是要實踐這樣的習慣，似乎就已經是特別困難的事情。

所以經過多年的許多客戶案例分析，常常發現最終大家是卡在「知道」每週檢視、復盤的好處，但卻在「執行」上無法養成習慣。

........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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