你的英文商業email 寫對了嗎？避開這些禁忌增加溝通效率！

加重語氣、驚歎號、與一再表示對於對方的不滿對問題沒有幫助 Skiptocontent 在職場中每個人有溝通不良的經驗， 把商業信件寫好是掌握工作的第一事項！ 撰寫英文商用email禁忌： 1.嘮叨、冗言贅字 2.過度情緒化 3.姿態過低 4.用語太過口語 5.開頭、結尾稱謂不適當 你中了以上的項目嗎？ 到底要怎麼樣有效率地利用英文商業信件溝通？ 來看看這幾個原則： 先看看這部影片介紹了哪些專業商業書信該避免的五大重點，你犯過這些問題嗎？ 商業英文5大建議(05quicktipstoimproveyourBusinessWriting–BusinessEnglishLesson) 再來，看看詳細的介紹。

主管督導員工的工作品質，一定有需要與大家溝通的時候。

可是如果用的詞語太犀利又太強勢，大家看了信以後第一個反應一定會很不高興。

如果已經傷和氣了，接下來要做事時如果還有問題出現，只會越來越難溝通。

我們先看一封目的是要求員工改進，可是寫得不專業、又長又傷人的信件： 1a)DearEmployees, Aftercarefulreviewsoftheweeklyreportsthatsomeofyouhavebeenwriting,2a)Icannolongerholdmytongueabouttheapparentmistakes. 3a)Imustmakemyselfclear,that,spellingerrorsandgrammarmistakesareabsolutelynotallowed.4a)Thebehaviorofnotcheckingyourspellingandgrammarbeforesendinginaformalreportistotallyunprofessional,andunacceptable 5a)Regardingtheformat,eachofyouhasinventedawaytowritethedate.5b)Someofyouwrote03162016,somewrote16thMarch,2016,whilesomeprefer2016,March16th.2b)Forcryingoutloud,pleasetrytobeprofessional,andusetheformatthatwehavealwaysbeenusing:March16th,2016. 6a)IhaveincludedaperfectsamplethatIhavewritten.Trytogetitrightfromnowon,becauseeverysingleoneofyouisexpectedtoturninreportsjustliketheoneattached. 7a)Rememberthat,Iwillbehappytofindotherswhoarecompetentenoughtomeetmyexpectations.8a)Iammakingmyselfclear.8b)Pleasedonotmakemerepeatmyself,again! Thankyou! 親愛的員工， 在細心的檢查你們有些人寫的每星期的報告之後，我已經沒有辦法再對這些錯誤保持沈默了。

我必須說清楚。

錯字與不正確的文法是絕對不允許的！你們沒有在交報告之前再次檢查拼字與文法，很不專業，也不能被接受。

關於格式，你們好像每個人都發明了一種寫報告上日期的格式。

有些人用03162016，有些人用16thMarch,2016，有的人更喜歡2016,March16th.。

我真的拜託你們，請盡量專業一點，並使用我們一貫的格式：March16th,2016。

我在附件夾帶了一個我寫的完美的樣本。

從現在開始，每一個人都要交出與它一樣的報告。

請記住，我會樂意去找其他有能力的人來滿足我的期望。

我講清楚。

請不要讓我再重複我的話了！ 謝謝！ 不要只會「寫」英文，也要會說喔～ 快用VoiceTubeHero練口說>>>http://voicetu.be/3t47zt 這封信犯了那些禁忌呢？ TableofContents 1.不要叫同事員工2.不要用俚語3.加重語氣、驚歎號、與一再表示對於對方的不滿對問題沒有幫助4.不要用惡言評論員工的行為與能力5.不要小題大作6.不要炫耀7.不要威脅8.不要一再強調對方不對的地方1.用友好的稱呼來做開頭2.禮貌與正面評語是帶領團隊的要點3.不去挑剔已經發生的事情，反而說明從現在開始要如何改進4.舉例簡單明瞭的5.保留對話的空間1.不要用Sir/Madam2.避免使用太情緒氾濫的詞語3.正式信件不要用口語用詞4.避免累贅5.不要用巴結的語氣6.不要用誇張的口吻7.信尾不要表達情感1.稱呼適當2.禮貌性的問候與敘述概況3.表達信件重點4.問問題簡單明瞭5.客氣地描述合作愉快的感覺6.結尾簡單表達感謝 1.不要叫同事員工 1a)DearEmployees, 在職場的團隊中每個人都是同事。

說DearEmployees聽起來好像在叫身份卑微的屬下。

2.不要用俚語 2a)Icannolongerholdmytongue 「我不能再保持沈默」聽起來就是有很大的不滿，要吵架的前兆。

2b)Forcryingoutloud, 「真的拜託你們」這樣的用語也太情緒化了。

3.加重語氣、驚歎號、與一再表示對於對方的不滿對問題沒有幫助 3a)Imustmakemyselfclear,that,spellingerrorsandgrammarmistakesareabsolutelynotallowedonyourweeklyreports! 「我要講清楚」，與在「不准」前面加一個「絕對」完全就是非常火大、要教訓人的口氣。

4.不要用惡言評論員工的行為與能力 4a)Thebehaviorofnotcheckingyourspellingandgrammarbeforeyoursendinaformalreportistotallyunprofessional,andunacceptable. 寫錯字與文法不正確是需要加強的專業性，不是什麼「行為」。

5.不要小題大作 5a)Regardingtheformat,eachofyouhasinventedawaytowritethedate. 不要用嘲諷的語氣來指出別人需要改進的地方。

5b)Someofyouwrote03162016,somewrote16thMarch,2016,someprefer2016,March16th. 把不滿的地方放大檢視只有負面效果。

6.不要炫耀 6a)IhaveincludedaperfectsamplethatIhavewritten. 主管的能力不需要自我表揚 7.不要威脅 7a)Rememberthat,Iwillbehappytofindotherswhoarecompetentenoughtomeetmyexpectations. 不需要強調自己有權利裁員、把機會給別人。

8.不要一再強調對方不對的地方 8a)Iammakingmyselfclear. 就算是最後也不必用警告的態度告知對方。

8b)Pleasedonotmakemerepeatmyself,again! 重點早就講過了，不用重複。

再來參考一封精準、也同時體諒各方立場的專業信件。

1a)HiTeam, 2a)Thanksforalwaysfillingoutyourweeklyreportspromptly.Nevertheless,whilereviewingthem,Ihavefoundsomeconsistentmistakes. 3a)Beforesubmittingfilesinthefuture,pleasemakesureyoucheckthefollowing: 3a)1.Doublecheckthespellingandgrammar.4a)Forinstance,“Theclientsexpressthereconcernsofthecustomerservice’sefficiency.”isincorrect.Thecorrectsentenceshouldbe,“Theclientshaveexpressedtheirconcernsregardingourcustomerservice’sefficiency.” 2.Whenyoufilloutthedate,4b)pleasealwaysusetheformatMarch,18th2016.Anddonotusenumberstorepresentthemonth,5a)becausethatoftencausesconfusionforthepersonwhoreviewsthefiles. 3.Pleasealwaysusethesamefont,fontsizeandindentation.4c)Pleaserefertotheattachedfile. 2b)Ibelievewewillcontinuetoperformwellthisquarter.Yourweeklyreportsareessentialwhiledemonstratingourteam’sexceptionaleffort. 5b)Ifyouhaveanyquestions,pleasedonothesitatetocontactme. 2c)Thankyou! 夥伴們， 感謝大家總是是及時填寫您的每週報告。

然而在審查時我找到了一些一致的錯誤。

以後在提交文件之前，請務必你檢查以下事項： 1.仔細檢查拼寫和文法。

例如：“Theclientsexpressthereconcernsofthecustomerservice’sefficiency.”不正確。

正確的句子是：“Theclientshaveexpressedtheirconcernsregardingourcustomerserviceagents’efficiency.” 2.當您在填寫日期時，請始終使用March,18th2016的格式，也不要用數字來表示的月份，因為這往往會造成審查文件者的困擾。

3.請使用相同的字體與邊線距離。

請參考附件。

我相信我們本季會繼續表現良好，而各位的每週報告的專業性是展示我們團隊的努力的必要事項。

如果您有任何疑問，請問我。

感謝你！ 看影片輕鬆提升職場英文力！ 快用VoiceTubeHero看影片學英文>>>http://voicetu.be/3t47zt 這封信值得學習之處： 1.用友好的稱呼來做開頭 1a)HiTeam, 大家多認識了，叫「伙伴」是很恰當的稱呼。

2.禮貌與正面評語是帶領團隊的要點 2a)Thanksforalwaysfillingoutyourweeklyreportspromptly. 先講好的地方。

2b)Ibelievewewillcontinuetoperformwellthisquarter, 雖然有要改進的地方，還是要表達對伙伴們的信心與期待。

2c)Thankyouverymuch! 簡單說謝謝，表示你沒有忘記他們的苦勞。

3.不去挑剔已經發生的事情，反而說明從現在開始要如何改進 3a)Beforesubmittingthefilesinthefuture,pleasemakesureyoucheckthefollowing: 明確表達重點是要「提升工作品質」，讓效果越來越好。

。

4.舉例簡單明瞭的 4a)Forinstance, 「例如」是很好的開場白。

4b)pleasealwaysusetheformatMarch,18th2016. 用一個對的例子，同時以後表示一定要一直用同樣的模式。

4c)Pleaserefertothefileattached. 簡單的提及你夾帶了附件希望大家參考。

5.保留對話的空間 5a)becausethatoftencausesconfusionforthepersonwhoisreviewingthefiles. 稍微的解釋一下你的要求是很合理的。

5b)Ifyouhaveanyquestions,pleasedonothesitatetocontactme. 讓大家知道就算真的還是不懂或有疑問，還是有再溝通的空間。

超有同感！寫email總是怕被誤會語氣不對…(HowtowriteaprofessionalE-mail?) 老闆與員工，同事之間的溝通往往會達到一種熟悉的模式。

可是如果不是同一個公司裡的人，當在做對外的溝通時，需要更加的注意態度與語態。

保持禮貌當然是第一原則，可是如果太客氣、謙虛、又想要示好，看信的人如果不笑出來，也會一頭霧水。

看一下一封與客戶溝通時太感性又太興奮的信： 1a)DearSir, Itwasgreattalkingtoyouonthephoneearlier.Thankyouforyourtime,and2a)Iamecstaticthatwehavereachedaconsensus. Iwillsendthecontracttoyourofficeviaexpressmail.3a)Inoticedthatyouhavetwobranchesdowntown,pleaseletmeknowthelegitimatebranchforthecontract,and4a)confirmtheaddresswithme. 5a)It’sanutmosthonortodobusinesswithyou.Iamlookingforwardtoourcollaboration.4b)Pleaseletmeknowthecorrectaddress,6a)andI’llmostcertainlygetthecontracttoyouassoonaspossible. 7a)Yourstruly, Samantha 親愛的先生， 很高興稍早能夠跟您講話。

達成了協議更讓我欣喜若狂。

我會用快遞將合約送到您的辦公室。

我注意到貴公司在市中心有兩個門市，請讓我知道合約該送到哪個門市，並與我確認地址。

與您做生意是一種至上的榮譽。

我期待繼續與您合作，並請記得給我正確的地址，而我一定會把合約給您送到。

薩曼莎敬上 分析一下這封信的問題所在： 1.不要用Sir/Madam 1a)DearSir, 客戶都是平輩，如果已經認識了就直接的用名字來稱呼對方。

2.避免使用太情緒氾濫的詞語 2a)Iamecstaticthatwehavereachedaconsensus. 達到共識是好事，可是不要形容成是人生喜事一樣。

3.正式信件不要用口語用詞 3a)Inoticedthat, 「我注意到」、「我想」、「我認為」、「我覺得」都是聊天時常出現的口語，在寫信是都是過多的累贅。

尤其是專業性的溝通，有事情就直接的進入重點。

4.避免累贅 4a)confirmtheaddresswithme. 請對方確定一次就夠了。

4b)Pleaseletmeknowthecorrectaddress, 一再二三的提醒對方做簡單的事會讓人覺得你太囉唆。

5.不要用巴結的語氣 5a)It’sanutmosthonortodobusinesswithyou. 談生意成功了可以說It’sbeenapleasureworkingwithyou，不要把對方當皇帝一般崇拜。

6.不要用誇張的口吻 6a)andI’llmostcertainly 當事情要辦好了就說Iwill、Wewill、MyteamandIwill就好了。

不要無厘頭的說「一定會」、「確定會」。

7.信尾不要表達情感 7a)Yourstruly, Yourstruly比較適合感情深厚的人來用，像是家人或好朋友要表達「您真誠的朋友」。

商業信件不是情書，只要簡單的寫Sincerely、Best、Bestregards,就可以表達誠意了。

看下面這封信如何用幾句話就代替了長篇大論： 1a)DearThomas, 2a)Thanksforcallingearlier,anditwaswonderfultalkingtoyouasalways. 2b)Iamhappythatwehavereachedaconsensus,andwewillsendthecontracttoyou3a)viaexpressservice.4a)Pleaseletmeknowwhichbranchyouwouldlikeustosendthecontract,andI’llconfirmtheaddresswithyou. 5a)It’sbeenapleasureworkingwithyou,andIlookforwardtofuturecollaborations. 6a)Thanksagainandbestregards, 1b)Sam 親愛的湯瑪斯, 感謝剛才的來電，與你聊天都是很愉快。

很高興我們已經達成了協議。

我們將用快遞把合約送過去。

請讓我們知道哪一個門市是正確的，我會再與你確認地址。

與你合作愉快，我期待未來再次的共事。

再次感謝與問候， 莎姆 信件中的單字不會？ VoiceTubeHero讓你快速把單字背熟>>>http://voicetu.be/3t47zt 這封信值得學習之處： 1.稱呼適當 1a)DearThomas, 已經認識的客戶在西方禮貌中都可以用名字來稱呼。

「親愛的湯瑪斯」是很適當的稱呼。

如果對方有說過可以叫他「湯姆」(Tom)，就可以直接的寫DearTom,。

1b)Sam 就算對方都很客氣的稱呼Samantha，還是可以寫Sam，加強一點友善的感覺。

2.禮貌性的問候與敘述概況 2a)Thanksforcallingearlier,anditwaswonderfultalkingtoyouasalways. 如果最近才有通話，可以感謝來電與對方的時間。

2b)Iamhappythatwehavereachedaconsensus, 達到共識是好事，就直接大方的說高興(happy)就好了。

3.表達信件重點 3a)viaexpressservice. 表達剛剛那件公事的後續發展，告知對方自己已經用謹慎的態度處理那份文件了。

4.問問題簡單明瞭 4a)Pleaseletmeknowbranchyouwouldlikeustosendthecontract,andI’llconfirmtheaddresswithyou. 對方當然知道自己在哪裡、有幾個門市，溝通的重點是要發文件的人知道正確的地址。

5.客氣地描述合作愉快的感覺 5a)It’sbeenapleasureworkingwithyou,andIlookforwardtofuturecollaborations. 高興的感覺可以表達，可是重點還是要放在專業的合作，不要有任何私人的情緒與敘述。

6.結尾簡單表達感謝 6a)Thanksagainandbestregards, 信的最後可以簡單的說謝謝，不用再強調謝什麼了。

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