開會原則

開會的目的是針對一個主題，大家交換想法、討論、甚至是吵架，達成一致共識的過程。

不管是在銷售、研發、決策、營運、生產單位，都是每天在發生的。

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不管是在銷售、研發、決策、營運、生產單位，都是每天在發生的。

我開會的原則： 會議主題：一定要有明確的會議主題、範圍、還有準備相關的文件 預計結果：預計會議應該要達到什麼樣的共識，如果無法評估，那會議就不具意義。

哪些人要參加：通常會議上我希望每個人都要發言，甚至是吵架（吵架也是溝通），因為如果有話都不講，那就不要來了，也不用開會了。

會議前想想這些東西， 什麼時候需要開會？ 認知不一樣、意見衝突：對於事情的看法有落差、資訊不同步，大家可以坐下來面對面講清楚，說明白。

困難的地方可以一起解決，或者一起想辦法。

了解彼此的狀態：通常就是所謂的週會(WeeklyMeeting)、例行性會議(StatusMeeting)、主管會議、營運會議(OperationMeeting)、銷售會議…等。

資訊分享、心得分享：研發部門經常會需要有的，是最好的輪流、相互成長的機會。

臨時動議：遇到無法解決的問題，臨時找大家討論 參與人員 主席(Host)：要負責控制開會的節奏、議程、時間、議題方向。

確立議程(Agenda)，會議文件 發出會議邀請(Invitation)，並確認與會人員時間地點沒問題。

確立會議室、以及設備沒問題 如果與會者有異義、衝突的時候，要能夠居中協調，讓雙方冷靜。

如果該會議無法達成共識，或者問題無法釐清，那麼要繼續追蹤，或者另外開會討論。

如果會議議題偏離主題，要能夠適時拉回來，但也要知道偏離的原因，因為那可能是大家都不曾想過的問題，需要另外討論。

想辦法讓每個人都發言 與會者(Attendee)：主要參與討論的人。

會議前必須讀過相關文件，需要時先和相關人員討論 列席(Optional)：主題的間接關係人，可以自由選擇是否參加。

通常是老闆、或者跨部門有關的人。

開會前中後，每個人都要注意一些事情： 會議前 清楚會議討論主題，以及目的 確定自己的時間、地點沒問題 看過相關文件，並把問題準備好，必要時，與與會人員先討論過 會議中 針對議程(Agenda)一一討論 針對議題提出客觀的看法，如果有衝突，一定要聽聽彼此的看法 用證據說話、用客觀的方法呈現、讓科學數據說話 Openyourmind 會後 確立會中執行項目，並確實執行 持續討論、思考 記錄結論、確立actionitems以及owner 成本問題開會會消耗與會者的時間，如果與會者在企業裡是扮演著『能產出』的角色，像是工程師、作業員、維護員等，那麼他們開會的時間，等於就是沒有產出，換句話說，就是在燒公司的錢。

用工廠產線的成本概念計算，這個支出=(與會人數x時間x工時)。

但是越是腦力工作者、決策層級，這個成本計算就越沒意義。

因為腦力工作者開會的成果，往往產生的效果，會遠大於這些基本的人事支出。

如果會議中如果討論沒有主軸、方向，或者大家在閒聊、與會者不發言、找不相關的人進來，那麼這個會議就是失敗的，這公司就是在空轉。

所以會議主席的重要性，或者掌握發言權的人，會是很重要的。

延伸閱讀 CostinContextSwitch 溝通＝成本 會議的普遍現象 相關資料 讓員工在開會時知無不言 Prev Archive Next Comments 2014/11/2619:56:00 Categories 經營管理51 Tags 溝通21Meetings12專案管理8 About 全站索引 關於這裏 關於作者 學習法則 經營之道 一些領悟 分類哲學 Facebook CompleteThink AWSCertifications ▲