告別繁瑣程序出差報帳跟App說就行 - 人間福報

對長期需要商務旅行的人士來說有個好消息：現代科技讓人記錄差旅費用變得十分便利。

從具語音辨識功能的手機應用軟體（App）到線上預約旅行網站， ... 首頁> 國際兩岸> 趨勢最前線> 告別繁瑣程序出差報帳跟App說就行 告別繁瑣程序出差報帳跟App說就行 編譯／易起宇 ｜2017.04.29 語音下載 3796觀看次 字級 大 中 小 對長期需要商務旅行的人士來說有個好消息：現代科技讓人記錄差旅費用變得十分便利。

從具語音辨識功能的手機應用軟體（App）到線上預約旅行網站，新科技讓人們在外奔波忙碌的同時，也能記錄和製作旅費報告，事後不必再多花時間清點旅費。

這些創新減少商務旅行人士最頭痛的問題：整理收據、準時繳出支出報告，以及煩惱特定開銷能否報帳。

使用Coupa公司記帳軟體的史泰博（Staples）採購長雅各布斯說：「我很開心，需要隨身攜帶並保管收據的日子終於結束了。

」 除了簡化報帳程序外，這些記帳工具因為可輔助員工遵守出差規範，所以也能幫企業省錢。

研究機構Aberdeen集團統計，許多公司編列的旅行娛樂預算占年營收10%以上。

國際航電（GarminInternational）會計主任布勞琪表示，現在審核員工開銷變得「容易多了」，不像以前未使用Certify支出管理系統時，必須多雇1人幫忙處理。

企業報帳流程大約從5年前開始變得更簡便，因為許多公司開始准許員工用拍照記錄收據，不必再保留一堆紙本收據。

後來，語音辨識和衛星定位又讓報帳流程變得更簡化。

雅各布斯說：「現在我只要對手機說『星巴克早餐，5.25美元』，就可把這筆費用拋在腦後。

」 他只需開啟手機裡的CoupaApp，點一下麥克風圖示並說出物品，這個App就會自動把花費記錄到正確的花費清單分類上。

Coupa另一款App「SmarterTrip」可自動計算旅行的公里數，並記到支出報告裡。

如果中途停下來買漢堡，App也會自動偵測店家，並詢問使用者是否要將這餐記到帳上。

同時，旅行預約網站也有助企業控制開銷。

這些工具可依照企業的出差規範客製化，提醒員工選擇費用最低的選項。

ITW公司出差費用管理部門主管夏朴說，Concur科技公司的旅行預訂和支出管理工具「看起來和用起來都像一般的旅遊預訂網站……但可根據我們設有營運據點的個別國家做不同設定」，還會自動轉換匯率，並選擇報告顯示語言。

夏朴說，ITW公司4.5萬名員工中有89%都使用這套線上預訂工具，每年節省100萬美元的報帳處理成本。

她說員工喜歡這套工具能夠透過Airbnb訂房、利用Uber叫車，還會自動登記費用。

此外，Concur最近還推出一款名叫「HelloHipmunk」的行程規畫助理App。

當經理人在準備一趟商務旅行時，可先寄一封電子郵件給群組，再在這款App上輸入問題，例如「3月30日至4月6日往返舊金山的直飛班機有哪些？」程式就會自動篩選出多家旅遊網站，並將班機和飯店選項寄給群組。

一些公司發現，有了這些工具，員工變得更樂意出差旅行。

ExoticMetalsForming公司以前要花2至4周核銷員工的旅行費用，但現在用了Certify支出審核系統，員工報帳後，只要3天就可拿到支票或現金。

該公司會計專員芙潔莉說：「這鼓勵大家出差，因為大家知道拿回差旅費不用等太久。

這也讓我們能全盤檢視所有的費用，可追蹤誰花最多、誰最浪費。

」 萬事達卡也研發出一項支付工具，協助儘早、甚至預先制止不當的旅行開銷。

透過這項「InControl」服務，主管可以設定各種參數，對員工使用公務卡消費設限，若員工過了一定時段或在未經核准商店想要持卡消費時，系統會以電郵或簡訊提醒主管。

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