Excel 公式、功能基礎教學#2｜三分鐘學會製作專案管理甘特圖 ...

甘特（Henry Gantt）在1910 年開發的，常用於協助專案的時程控管，一般以橫軸作為時間，縱軸表示活動或工作項目，中間的條狀矩形則代表計畫的開始與 ... Excel公式、功能基礎教學#2｜三分鐘學會製作專案管理甘特圖（免費下載範本）PublishedbyCOMMEET|Chrison2021.12.082021.12.08你也有過專案管理的經驗嗎？其實並非所有的企業都有建立標準化的專案管理流程，若事業體逐漸龐大，團隊的協作性將雜亂無章，而今天教大家製作的Excel專案管理甘特圖，不必下載外掛程式，就能輕鬆管理夥伴們的工作進度，有效提升生產力！（本文提供專案管理甘特圖範本免費下載）文章目錄甘特圖是什麼？甘特圖的四大元素Excel功能｜通用格式Excel公式｜WEEKDAY、CHOOSE函數Excel公式｜IF、OR、NETWORKDAYS函數Excel功能｜資料驗證Excel功能｜條件式格式設定Excel功能｜定義名稱甘特圖是什麼？（PhotoSource：Shutterstock）甘特圖（GanttChart）又可稱為條狀圖，是由亨利．甘特（HenryGantt）在1910年開發的，常用於協助專案的時程控管，一般以橫軸作為時間，縱軸表示活動或工作項目，中間的條狀矩形則代表計畫的開始與結束。

藉由甘特圖的輔助，專案總負責人可以清楚知道所有任務的優先順序與進度，並能提前判斷任務有無提前或延後的可能性，使每項任務得以最有效率的方式進行，並降低專案執行的變動性。

甘特圖的四大元素（PhotoSource：COMMEET編輯群Chris）網路上其實有許多種類的專案管理甘特圖，在填寫的邏輯雖然有些許的不同，不過通常可以分成四個區塊分別理解和閱讀，而這次教大家製作的版本，是利用Excel內建的好用功能編製而成，表格顏色與欄位都能客製化喔！①專案控制項完整的專案管理，必須有明確的專案名稱，以及專案的起始日，控制項的起始日表示啟動此專案的第一天，而這次提供的範本，起始日可以自由設定，格式須為YYYY／MM／DD。

控制項裡，專案負責人須填寫總管理者的姓名，也就是掌握所有任務進度的負責人，此儲存格也可以自由設定。

②任務細節專案由許多細部任務所構成，而每一項任務可依照輕重緩急有不同的階層之分，總負責人盤點所有任務後，可將詳細的工作項目填入表中，並可自由更動任務負責人、任務起始日（格式：YYYY／MM／DD）與實際天數（格式：數值），結束日與工作天的欄位已設定公式，無須手動更新！否則甘特圖會無法正常顯示。

此區塊還有一個很重要的關鍵：「完成度」，範本中的甘特圖是依照完成度進行顏色的劃分，淺灰色表示已完成，淺綠色則表示該任務仍在進行中，也就是說，假如某工作項目的完成度為100%，代表該任務已完成，甘特圖會顯示淺灰色的條狀矩形，若完成度只有50%，甘特圖則會顯示一半淺灰、一半淺綠喔！③專案時程上文有提到，甘特圖決定性的元素是時間軸，一般會將專案起始日的當週，設定為第一週，並往右以此類推，範本中提供10週的欄位給大家使用，專案規模較大的使用者，在下載範本後，可依循著待會教的公式，自行往右新增欄位。

④甘特圖第④區塊的圖形會對應著任務細節所設定的時間，且任務的時程長度會決定條狀矩形顯示的寬度；紅色線框的部分，為當天的日期線（自動更新），方便所有任務負責人追蹤各工作項目的進度。

了解專案管理甘特圖該有的元素後，讓我們一起利用以下的Excel功能與公式，製作簡單又方便的甘特圖吧！Excel功能｜通用格式（PhotoSource：COMMEET編輯群Chris）Excel內建的日期通常是年月日的格式，不過為了讓甘特圖的橫軸日期精簡成純天期，大家可以依照「常用>通用格式」的途徑設定儲存格格式，叫出視窗後，左方欄位的類別選擇「自訂」，右邊的「類型」欄位輸入「d」，並按下確定。

這時M6儲存格會從原來的2021／11／29，變成29，美化時程表就是這麼簡單！Excel公式｜WEEKDAY、CHOOSE函數（PhotoSource：COMMEET編輯群Chris）為了讓甘特圖的橫軸時間能因為專案起始日的變動而自動更新，我們可以利用WEEKDAY函數（日期序列值,回傳值類型），並搭配CHOOSE函數（引數值,回傳值１,回傳值２,⋯⋯）進行自動選日。

函數提示｜WEEKDAY函數的回傳值類型輸入1或省略，系統會回傳數字1（星期日）到7（星期六）根據上方圖例，假設我想讓M7這個儲存格的值，顯示M6儲存格中的日期是星期幾，這時候可將CHOOSE函數的引數值輸入「WEEKDAY(M6,1)」，回傳值依序填入「”日”,”一”,”二”,”三”,”四”,”五”,”六”」，表示希望Excel回傳中文字的星期，若想顯示英文也是依照此邏輯填寫即可。

Excel公式｜IF、OR、NETWORKDAY函數（PhotoSource：COMMEET編輯群Chris）這次提供的範本，「起始日」與「實際天數」為可變動的欄位，而K欄的「工作天」已設定公式了喔，所以相關儲存格會根據這兩個變數自動改變數值，欲達到這樣的效果，大家只需要代入以下三種函數：IF函數（陳述式,True,False）OR函數（True,True）NETWORKDAYS函數（開始日期,結束日期,彈性假日）假設想讓K9儲存格計算12月1日到12月14日的工作天數，這時我們可以將IF函數的陳述式代入常用的邏輯函數：OR，陳述式為H9=0或I9=0，如果陳述式的結果為True，Excel回傳值為「“-”」，若結果為False，回傳值為12月1日到12月14日的淨天數，「NETWORKDAYS(H9,I9)」為其公式表達。

Excel功能｜資料驗證（PhotoSource：COMMEET編輯群Chris）一項專案的成功，通常由許多夥伴們共同成就，這次提供的範本，有貼心設計任務負責人的下拉選單，大家在使用上就不必一直重複輸入人員姓名，而這項功能可以依照「資料>資料驗證」的途徑叫出資料驗證視窗，便可快速完成下拉選單。

在「專案小組名單」的工作表中，有預先設計任務負責人的欄位，大家可以在A欄直接新增負責人姓名，接著回到甘特圖工作表，並依功能途徑叫出資料驗證視窗，在允許的下拉式選單中選擇「清單」，來源則框選專案小組名單的A欄位中，有負責人姓名的表格範圍，按下確定就大功告成啦！Excel功能｜條件式格式設定•資料橫條（PhotoSource：COMMEET編輯群Chris）至於完成度欄位的進度條該利用什麼功能製作呢？有別於Google試算表的樣式限制，在Excel可利用條件式格式設定輕鬆完成！假設我想讓進度條色塊跟著完成度的百分比自動變化，這時候可以依「常用>條件式格式設定>資料橫條>其他規則」的途徑，叫出格式化規則視窗，點開最大與最小的類型選單，並選擇「數值」，在值的欄位分別輸入0和1，進度條的顏色與樣式可在「填滿」自由設定。

有一點要特別注意，類型選單中，「百分比」的概念，與專案完成度的概念不同，記得不要選到百分比喔，否則甘特圖無法正常顯示，這樣就功虧一簣了！•新增規則（PhotoSource：COMMEET編輯群Chris）由於區塊④的甘特圖牽涉許多邏輯，因此，這篇教學文只會教大家條狀色塊的呈現，如果想要了解更多，可直接下載範本看使用了什麼公式喔！「條件式格式設定」中，還有一個非常好用的功能：新增規則，覺得Excel儲存格色彩變化不夠多元的朋友，也能利用「新增規則」將表格進行客製化設定。

假設我希望條狀矩形可根據任務時間做改變，這時我們可以依照「常用>條件式格式設定>新增規則」的途徑，叫出新增格式化規則視窗，並在樣式的選單中選擇「古典」，接著在下方點選「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」，就可以代入相關邏輯公式，儲存格樣式則可以在設定格式方式的選單中自由設定。

Excel功能｜定義名稱（PhotoSource：COMMEET編輯群Chris）在製作任何表單的過程中，如果遇到Excel本身沒有定義的名稱該怎麼辦呢？在這次的甘特圖製作也有遇到類似情況，這時候我們可以依「公式>定義名稱」的功能途徑，叫出定義名稱的視窗，Excel無法定義的名稱，便能在這邊自由命名與設定儲存格範圍囉！點我免費下載專案管理甘特圖範本每個專案的成功其實端看團隊的協作效率，藉由合適的專案管理工具，能讓你的團隊輕鬆掌握全部工作項目的時程與細節，並有效協調跨部門的工作眉角！小提醒：範本中許多儲存格都有代入公式，對於任務的時程管理，使用者只須更動專案起始日、任務起始日與實際天數三項關鍵變數，其他欄位無需手動更新。

接下來趕快下載範本，讓專案管理效率提升！（延伸閱讀：Excel公式、功能基礎教學#1｜教你製作簡單記帳表）你都如何控管專案預算呢？限時開放費用管理免費體驗，專案花費輕鬆管理！立即申請>文／ChrisTsai｜COMMEET編輯群RelatedCategories:企業運營Tags:管理要點員工體驗1CommentExcel公式、功能基礎教學#1｜教你製作簡單記帳表（免費下載範本）·2021.12.08at16:59[…]養成記帳習慣其實並不難，每天花五分鐘回顧當日的消費，花錢可以更無負擔！小提醒：範本中有提供30日與31日的記帳頁，想製作其他月份的記帳表，只需更改月日曆的日期，以及生活消費支出的星期，其他欄位的公式都已經設定好，無需手動更新。

接下來趕快下載範本，一起有效掌握開支吧！（延伸閱讀：Excel公式、功能基礎教學#2｜三分鐘學會製作專案管理甘特圖）[…]發佈留言Youmustbeloggedintopostacomment.搜尋關鍵字:熱門文章【國外、國內出差旅費報支指南】膳雜費篇：有哪些費用可以報支？如何報支？如何制定公司內部費用請款流程？企業報帳核銷時常見的挑戰為何？（範本免費下載）Excel公式、功能基礎教學#2｜三分鐘學會製作專案管理甘特圖（免費下載範本）【發票收據常見問題Q&A】發票遺失怎麼辦？哪些憑證可向公司報帳？國內外出差旅費如何報支？有哪些費用可以報支？出差旅費報支要點懶人包公司管理、人資、財務必看！一次搞定「出差管理辦法」同場加映：下載【出差辦法及表單】範本Excel公式、功能基礎教學#1｜教你製作簡單記帳表（免費下載範本）【公司零用金管理指南】零用金是什麼？如何有效管理避免代墊產生的勞資糾紛？（免費下載：零用金管理辦法範本、合法收據憑證示意圖）何謂FinTech？科技串聯金融生態圈，驅動數位創新應用服務【出差行李清單檢查表】商務旅遊必備，企業都在流傳的超強清單(加碼：出差旅行達人默默在做的6件事)標籤COVID-19ESGSaaS企業簽單企業運營出差要點品牌再造品牌轉型員工動向追蹤員工福利員工體驗商務旅行商務旅行趨勢商務泡泡差旅管理差旅費用差旅費用管理差旅體驗後疫情時代成本控管成本管控數位化數位轉型數位轉型實際案例數位轉型工具箱數位轉型案例分析數位轉型趨勢數位轉行趨勢新創大禮包旅遊泡泡淨零用戶體驗疫情動態疫苗護照管理要點經濟泡泡綠能綠色金融虛擬信用卡遠端辦公防疫攻略預算管理顧客體驗風險管理RelatedPosts企業運營讓COMMEETESG方案協助企業朝向永續發展邁進現今永續未來已是各企業，不分規模大小都將面對到的重要議題，上市櫃公司需Readmore…企業運營SWOT分析是什麼？學習從4指標分析企業與競爭者的強弱危機要怎麼讓企業從競爭中脫穎而出？SWOT分析是一種用於識別優勢、弱點、Readmore…企業運營ERP系統有哪些？企業資源規劃第一步：從管理費用報銷與現金流開始在辦公室一定對於ERP不陌生，許多大型的企業都會導入ERP系統Readmore…訂閱電子報送出功能特色企業虛擬信用卡費用申請與報銷費用政策管理差旅管理交通費報銷預算管理費用管理企業支付場景企業簽單關於我們Blog客戶成功案例客戶專屬優惠關於COMMEETTripressoholdingsJoinUs投資人關係合作提案服務支援實用秘笈下載14天免費試用產品簡介下載常見問題系統公告聯絡我們服務條款隱私權政策服務時間：週一～週五09:30-18:30電話：(02)2567-8022Email：[email protected]©2022TripressoHoldingsInc.Allrightsreserved. 載入迴響中... 你必須登入才能發表留言。