工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵

但，這是最好的方法嗎？ 我們不斷陷入工作忙碌的循環，就在於每一個任務都想趕快做完，但沒有留下足夠的「記錄」 ... 跳到主要內容 工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 12月13,2019 工作愈忙，愈要勤作筆記。

任務愈多，愈要寫任務日誌。

這樣忙中才不會出錯，而且還能幫助工作愈做愈快。

但是工作已經夠忙了，還要記錄工作的過程，這樣會不會反而多花時間呢？接到一個任務，不如趕快排上待辦清單，趕快在一片忙碌中做完，然後從待辦清單上刪掉他？完成一件事情是一件！ 但，這是最好的方法嗎？ 我們不斷陷入工作忙碌的循環，就在於每一個任務都想趕快做完，但沒有留下足夠的「記錄」與「回顧」。

於是，我們常常不能面對任務的中斷、切碎。

之前做到哪裡？之前完成哪些重點？那時候還想到要做哪些重點？每次回到任務，如果沒有日誌，都要重新釐清一遍，導致時間花費更多，出錯的機會更大。

所以我們完成的任務無法成為有效的經驗。

時間不用太久，大多細節就已經遺忘、搞不清楚順序。

於是下一次類似任務出現時，我們必須要花同樣、甚至更多時間，重頭忙起。

在忙碌的工作中，如果我們不能讓事情愈做愈順暢，那麼在工作愈忙的環境下，惡性循環就永遠都不會停止。

而寫下任務日誌，做好記錄與回顧，則可以幫助我們脫離這樣的循環。

記錄，和計畫不同： 筆記有很多用途，但核心是「記錄」。

如果把「記錄」做好，就能方便我們「回顧」。

記錄與回顧，則是改進的基礎，也是提升工作效率的關鍵。

我這邊說的，不是更困難的任務拆解，也不是執行任務前所做的計畫，而是最簡單的一個步驟：「我做了什麼，要記錄下來」。

例如我要練習一道食譜，我去研究了一些食譜資料，排出了一些料理步驟。

這個是「計畫的筆記」。

但是當我實際做這道食譜時，每一步做了什麼？這一步和計畫有什麼不一樣？我的份量調味有什麼改變？我跳過哪個步驟沒做？這些則是「記錄的筆記」。

我們往往會做一點計畫的筆記，但一旦開始做，卻很容易忘記去做「記錄」的筆記。

規劃的筆記固然重要，但「記錄的筆記」卻是把事情做得更好的關鍵。

隨時記錄： 即使我們還不擅於規劃，但是起碼「記錄的筆記」，是我們每一個人都可以做的。

我的方法很簡單，不一定要有什麼嚴肅的筆記規則或格式，但如果能夠記得快，但又保持清晰、有層次，可以讓任務的日誌更有參考價值。

通常我的記錄步驟如下： 開一則任務筆記，同個任務的記錄應該都在同一則筆記中。

一邊做，一邊記錄做了什麼步驟。

一邊做，一邊調整步驟順序、分類。

一邊做，一邊記錄還想到什麼步驟要做。

不是刻意作任務規劃，只要把想到的，寫上任務筆記就好。

還沒做的保留核取方塊 步驟中，註記執行過程中產生的想法。

例如這個步驟好像發現什麼問題？某個步驟為什麼決定這樣做？ 你可以像我一樣用最簡單的「大綱層級筆記」，製作清晰易懂的記錄。

保持回顧： 即使有時候真的一下子忙著去「執行」，但我也會趕快抽空，回顧一下剛剛做了什麼，補充到任務筆記上。

更進一步的，在整個任務完成後，其實筆記還是一個「未完成」的狀態，這時候更需要去「回顧」一次自己的記錄。

我會在前面記錄的基礎上，做幾個步驟： 補上我有做，但之前記錄時可能漏掉的步驟 做完後發現不必要的、錯誤的步驟，劃一條刪除線 （不能刪掉，刪掉下次就忘了，而是要畫一條刪除線） 想想下一次可以加上去的步驟 重新調整步驟順序 這些記錄與回顧，雖然對這次已經完成的任務沒用了。

但下一次要做類似任務時，這份任務日誌，其實就是一個「已經做好規劃的新任務筆記」！ 好的記錄與回顧，就是好的規畫的基礎！ 結論： 即使工作再忙，開始一個任務時，每做一步，都要好好寫下記錄的筆記，是我的核心原則。

這可能有點違反直覺。

我已經很忙，接到任務趕快做完就好，還要多花時間寫筆記嗎？這樣不是會更忙？是的，剛剛開始時可能會覺得時間更緊繃，但這個習慣建立，卻是為了不久之後的效率提升，打下堅實的基礎。

更何況，當下做好記錄，其實就對這一次的工作有幫助： 隨時可以接上之前被中斷的任務，即使任務有時被耽擱很久，也可以再次快速接上。

因為筆記記錄裡，保留了我之前做了哪些步驟，做到哪個順序，我不用重新回想或確認。

幫助我把這個任務做好，減少出錯、確保成果是想要的成果。

因為筆記記錄中，註記了實際執行的步驟，於是要做調整、修正時，也才有具體的依據。

也因為筆記記錄中，註記了現在想到，但以後需要注意的細節，用筆記來確認，而不是用腦袋，就能更加確保任務後續執行時不漏東漏西。

還能在未來執行類似任務時，幫助我規劃更有效率的方式完成任務。

因為在任務日誌中，我可以參考之前的行動步驟，注意事項，甚至新的任務只要照著做，微調即可，不用重新再來一遍。

有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章： 工作愈忙愈要降低決策疲勞，6個方法避免選擇癱瘓 工作愈忙愈要會記重點，快速筆記任務的4個關鍵字法則 工作愈忙愈要認真玩，兩步驟練習放下工作後更有效率工作 工作愈忙愈要學習，問題不在沒時間、沒效果，試試這三步驟 工作愈忙愈要能快速專注，方法卻不在燈光美氣氛佳與有時間 工作愈忙愈要懂得深戲，高強度休閒幫助恢復高強度工作動力 工作愈忙愈要練習跟壓力借力，不能只紓壓的與壓力共處之道 工作愈忙愈要處理自我懷疑，我做不到的反面並非我一定做到 工作愈忙愈需要培養興趣，但練習興趣不只為人生平衡與斜槓 工作愈忙愈要練習放下很急的事，世界越快心則慢的核心方法 工作愈忙愈要練習適可而止，如何幫工作、玩樂設計停止點？ 工作愈忙愈需要清單工作法，把塊狀任務變成分點行動 工作愈忙愈要花時間做好知識管理，幫自己擺脫忙碌循環 工作愈忙愈要先理清順序，但不是排重要性，是避免時間浪費 工作愈忙愈要克服倦怠感，如何做重複的事依然保持動力 工作愈忙愈要學會計算時間，我的4個更容易準時完成技巧 工作愈忙愈要避免零碎溝通，用即時通工作的3個節省時間技巧 工作愈忙愈要記錄與回顧，寫任務日誌是提升效率關鍵 工作愈忙愈要減輕雜事負擔：把雜事專案化、自動化、模式化 （歡迎社群分享。

但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者，及附上原文連結：工作愈忙愈要記錄與回顧，寫任務日誌是提升效率關鍵） 文章分類： 子彈筆記法 子彈筆記術 時間技客 筆記技巧 筆記術 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 匿名2019年12月24日凌晨2:25像在實驗步驟旁邊寫實驗紀錄一樣，很有趣的想法回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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既然如此，什麼時候我們需要「雲端就可以完成的解壓縮線上工具」？除了不想（不能）安裝軟體外，雲端解壓縮的另外一個好處或許是讓工作流程「直接在線上完全解決」。

例如，我今天在Gmail收到一個RAR或7-ZIP壓縮檔，直接雲端轉存Google雲端硬碟，在GoogleDirve線上解壓縮成資料夾檔案，便能開始線上工作。

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而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

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他沒有太多複雜的功能，無法畫更進階的心智圖（例如不同節點之間的額外串聯、插入圖片等等），但可以畫出簡單清楚的思考擴散路徑，如果你希望畫出以關鍵字、線條為主的心智圖風格，不想太花俏，那麼或許「ZenMindMap」也是一個不錯的選擇。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

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