工作愈忙愈要記錄與回顧,寫「任務日誌」是提升效率關鍵
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但,這是最好的方法嗎? 我們不斷陷入工作忙碌的循環,就在於每一個任務都想趕快做完,但沒有留下足夠的「記錄」 ...
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工作愈忙愈要記錄與回顧,寫「任務日誌」是提升效率關鍵
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作者:
EsorHuang
12月13,2019
工作愈忙,愈要勤作筆記。
任務愈多,愈要寫任務日誌。
這樣忙中才不會出錯,而且還能幫助工作愈做愈快。
但是工作已經夠忙了,還要記錄工作的過程,這樣會不會反而多花時間呢?接到一個任務,不如趕快排上待辦清單,趕快在一片忙碌中做完,然後從待辦清單上刪掉他?完成一件事情是一件!
但,這是最好的方法嗎?
我們不斷陷入工作忙碌的循環,就在於每一個任務都想趕快做完,但沒有留下足夠的「記錄」與「回顧」。
於是,我們常常不能面對任務的中斷、切碎。
之前做到哪裡?之前完成哪些重點?那時候還想到要做哪些重點?每次回到任務,如果沒有日誌,都要重新釐清一遍,導致時間花費更多,出錯的機會更大。
所以我們完成的任務無法成為有效的經驗。
時間不用太久,大多細節就已經遺忘、搞不清楚順序。
於是下一次類似任務出現時,我們必須要花同樣、甚至更多時間,重頭忙起。
在忙碌的工作中,如果我們不能讓事情愈做愈順暢,那麼在工作愈忙的環境下,惡性循環就永遠都不會停止。
而寫下任務日誌,做好記錄與回顧,則可以幫助我們脫離這樣的循環。
記錄,和計畫不同:
筆記有很多用途,但核心是「記錄」。
如果把「記錄」做好,就能方便我們「回顧」。
記錄與回顧,則是改進的基礎,也是提升工作效率的關鍵。
我這邊說的,不是更困難的任務拆解,也不是執行任務前所做的計畫,而是最簡單的一個步驟:「我做了什麼,要記錄下來」。
例如我要練習一道食譜,我去研究了一些食譜資料,排出了一些料理步驟。
這個是「計畫的筆記」。
但是當我實際做這道食譜時,每一步做了什麼?這一步和計畫有什麼不一樣?我的份量調味有什麼改變?我跳過哪個步驟沒做?這些則是「記錄的筆記」。
我們往往會做一點計畫的筆記,但一旦開始做,卻很容易忘記去做「記錄」的筆記。
規劃的筆記固然重要,但「記錄的筆記」卻是把事情做得更好的關鍵。
隨時記錄:
即使我們還不擅於規劃,但是起碼「記錄的筆記」,是我們每一個人都可以做的。
我的方法很簡單,不一定要有什麼嚴肅的筆記規則或格式,但如果能夠記得快,但又保持清晰、有層次,可以讓任務的日誌更有參考價值。
通常我的記錄步驟如下:
開一則任務筆記,同個任務的記錄應該都在同一則筆記中。
一邊做,一邊記錄做了什麼步驟。
一邊做,一邊調整步驟順序、分類。
一邊做,一邊記錄還想到什麼步驟要做。
不是刻意作任務規劃,只要把想到的,寫上任務筆記就好。
還沒做的保留核取方塊
步驟中,註記執行過程中產生的想法。
例如這個步驟好像發現什麼問題?某個步驟為什麼決定這樣做?
你可以像我一樣用最簡單的「大綱層級筆記」,製作清晰易懂的記錄。
保持回顧:
即使有時候真的一下子忙著去「執行」,但我也會趕快抽空,回顧一下剛剛做了什麼,補充到任務筆記上。
更進一步的,在整個任務完成後,其實筆記還是一個「未完成」的狀態,這時候更需要去「回顧」一次自己的記錄。
我會在前面記錄的基礎上,做幾個步驟:
補上我有做,但之前記錄時可能漏掉的步驟
做完後發現不必要的、錯誤的步驟,劃一條刪除線
(不能刪掉,刪掉下次就忘了,而是要畫一條刪除線)
想想下一次可以加上去的步驟
重新調整步驟順序
這些記錄與回顧,雖然對這次已經完成的任務沒用了。
但下一次要做類似任務時,這份任務日誌,其實就是一個「已經做好規劃的新任務筆記」!
好的記錄與回顧,就是好的規畫的基礎!
結論:
即使工作再忙,開始一個任務時,每做一步,都要好好寫下記錄的筆記,是我的核心原則。
這可能有點違反直覺。
我已經很忙,接到任務趕快做完就好,還要多花時間寫筆記嗎?這樣不是會更忙?是的,剛剛開始時可能會覺得時間更緊繃,但這個習慣建立,卻是為了不久之後的效率提升,打下堅實的基礎。
更何況,當下做好記錄,其實就對這一次的工作有幫助:
隨時可以接上之前被中斷的任務,即使任務有時被耽擱很久,也可以再次快速接上。
因為筆記記錄裡,保留了我之前做了哪些步驟,做到哪個順序,我不用重新回想或確認。
幫助我把這個任務做好,減少出錯、確保成果是想要的成果。
因為筆記記錄中,註記了實際執行的步驟,於是要做調整、修正時,也才有具體的依據。
也因為筆記記錄中,註記了現在想到,但以後需要注意的細節,用筆記來確認,而不是用腦袋,就能更加確保任務後續執行時不漏東漏西。
還能在未來執行類似任務時,幫助我規劃更有效率的方式完成任務。
因為在任務日誌中,我可以參考之前的行動步驟,注意事項,甚至新的任務只要照著做,微調即可,不用重新再來一遍。
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EsorHuang
電腦玩物站長Esor(異塵行者),在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹,而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法,並說明實際應用後帶來的生活改變。
著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。
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