開會被問倒，絕對不能說「事後回報」！台積電前主管 - 風傳媒

遇到這類問題，若無後援幫忙，其實很難即時回報，長官的疑問就會一直懸在尷尬的氣氛中。

遇到問題，我們都想立刻得到解答，與其抱怨問題難纏，不如馬上行動起來找答案。

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[啟動LINE推播]每日重大新聞通知 怎麼說呢？就是把每一次的會議，當成學習場域，利用不同形式的會議培養自己解決問題的能力。

當你每天都有大大小小的會議，可以試著想想，如何透過開會培養解決問題的能力。

不同會議形式所學到的能力並不一樣，你是否能針對不同會議分類，從不同的會議型態培養自己解決問題的能力？ 這幾年的企業輔導，我很常介紹三種會議給企業，幫助企業提升會議效率及培養同仁解決問題的能力，成效都非常好。

一、部門例行性會議：強迫提案 在我輔導的案例中，有很多企業的會議都是同仁報告完後，只有主管提問，其他人悶不作聲，第一位報告結束，就換第二位上台，依序結束會議。

這樣的會議，只有報告人對主管報告，其他人幾乎事不關己，你的部門會議也是這樣嗎？如果是，真的很可惜，現在連大學生上台報告，台下反應都不會如此冷漠。

接下來，我就導入「強迫提問」的形式，一個人報告完後，主管會問在座每個人「對報告的看法」，每個人都要發言，也一定要提問，這就是規定。

我相信一個有作為的企業，每一場會議都不是無效會議，或淪為一言堂。

我們可以想像，這樣「強迫提問」的形式，是不是也間接啟動了同仁的學習模式。

其他同仁報告時，要專心聽，而你問的問題，如果沒有切中要害，大家也會有所比較。

每一個同仁提問時，大家又會互相討論、分享彼此的答案。

無形之中，所有與會同仁都在訓練邏輯思考，同時聽到別人的看法跟見解。

另外，不是每份報告和項目同仁都親身參與過，一開始開會根本問不出太多問題。

所以每次開會之前，一定要先看過別人的報告，才有辦法在開會時提出問題。

當你知道報告時會被同事提問，就必須事先模擬，做好準備，如此一來更能幫助你掌握報告主題，甚至發現更多解題細節。

二、部門專案進度會議：即時回報 我印象很深刻，有一回輔導的企業召開部門專案進度會議，某研發處長向副總、總經理報告專案進度時被問倒了。

處長說：「好，我再去查一下，明天再當面回報總經理。

」 後來我建議他們，要在會議結束前就問題解決。

當處長下一次遇到這種狀況，可以利用會議空檔，打電話給部門主管，整個部門動起來，幫忙查找資料，也許可以在二十分鐘內有答案，接著回報處長，由處長在會議結束前向總經理報告。

遇到這類問題，若無後援幫忙，其實很難即時回報，長官的疑問就會一直懸在尷尬的氣氛中。

遇到問題，我們都想立刻得到解答，與其抱怨問題難纏，不如馬上行動起來找答案。

換句話說，平時就要做好資料分類，整理好相關數據和資訊，以備不時之需。

我們都希望任何問題都能在會議上即時得到答案，不用每次都把問題帶回去，浪費更多時間。

這類型的會議正是訓練員工，如何在平時做好準備，遇到緊急狀況能在短時間內找出答案。

三、跨部門專案會議：多元思考學習 我強力建議各大企業要有更多跨部門的專案會議，一方面可以讓跨部門的溝通更順暢，一方面也可以透過跨部門會議，解決公司比較大的問題。

在跨部門專案會議，我們可以互相學習不同部門的專業知識。

由於跨部門專案會議規模較大，除了各部門的執行者參與，有時候執行者的主管們也會列席，因此可以同時和很多部門的主管開會。

人一多，看事情的角度就更多元了，這是一件很棒的事。

另外，因為跨部門專案通常要求使命必達，絕對不能延遲，所以在專案進行中，也能間接養成同仁專案管理的方法和技巧，例如： •向上管理：當專案遇到瓶頸或需要支援，適度讓更高階的主管來解決。

•跨部門溝通：來自各部門的同仁，都有不同個性，年資、專業度也不相同。

如何帶領這些人朝向共同目標邁進，是一個很棒的學習機會。

•邏輯整合能力：跟高階主管報告專案進度，也是一項挑戰。

每次的專案內容，都要用一∼二頁簡報呈現，十足考驗同仁的邏輯整合及簡報力。

我在工作時常用的「會議學習記錄本」，這個記錄本是用execl設計的，裡面記載了不同的會議形式跟日期，然後在會議上我學到了哪些東西。

至今我仍維持記錄的習慣，只是形式不一樣了。

不過重點不是形式，是你可不可以針對不同會議所學習到的知識加以記錄，養成這個習慣，對你未來的職場幫助很大。

我在輔導企業的時候，常常發現很多專案小組開會很沒效率。

嚴格來說，這些會議都流於形式，根本沒有導入管理方法和技巧。

我覺得開會要更有效率，應該要有一套方法制度和必要流程。

出在開會時，可以安排從會議前、會議開始、會議進行中、會議結束，以及會議後應該注意的事項，進行流程管理。

記得，會議不只是會議，而是值得你全心投入的學習場域。

作者介紹｜彭建文 曾任台積電營運效率部門主管、內部講師，持續改善活動內部顧問，曾獲台積電「卓越工程師獎」殊榮與內部講師「師鐸獎」肯定。

現為品碩創新管理顧問執行長，《商業周刊》專欄作家、清華大學工業工程博士候選人，帶領一群台積電出身及志同道合的顧問講師群輔導協助企業，問題分析與解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革，也是國際PJ法（Problem&Judgement）創辦人。

本文經授權轉載自商業周刊《思維的良率：台積電教我的高效工作法，像經營者一樣思考、解題》（原標題：開會被問倒，絕不能說「事後回報」） 責任編輯／郭家宏 分頁閱讀 相關報導 沒有富爸爸、出身清貧注定無法擺脫階級複製？她揭3個窮人思維，是你難以翻身的真正原因 護國神山！台積電董事長劉德音：台灣半導體產值可望破4兆 廣告更好賺，他何必改拍電影？金馬提名《瀑布》導演：人要捨棄最厲害的東西 揭密》台積電5奈米晶片成功量產！營運副總經理王英郎曝幕後英雄 關鍵字： 台積電 開會 提案 回報 風傳媒歡迎各界分享發聲，來稿請寄至 [email protected] 今日精選 食譜》人見人愛的麻婆豆腐，做法原來超簡單！3步驟、10分鐘完工，吃了都流淚 趙心屏專文：35歲CEO回春93歲明華園邁向元宇宙 食譜》馬鈴薯真的是省錢好朋友！4道超簡單家常菜，快速料理就能上桌 趙心屏專文：做一個十年大夢的「三不原則」 難進台積電，文科生與百萬薪無緣？他用經濟系思維經營YouTube，兩年進帳350萬 真正的美味藏在路邊攤！高雄在地人認證27家必吃美食，只吃丹丹漢堡太可惜啦 道地台南人一致推薦的7家牛肉湯！傳奇滋味絕非浪得虛名，全台最值得一嚐的佳餚在這裡 食譜》大廚們不說的小秘密！簡單做法煮出Pro級玉米濃湯，總覺得少的那一味原來是… 本週最多人贊助文章 本週 5 人贊助，累計贊助金額$ 330 汪志雄觀點：喊愛台灣最大聲的往往害死台灣 汪志雄 2022-06-1606:40 前副總統呂秀蓮日前公開發言稱倘若民進黨執政無法阻止戰爭而被中國併吞，黨內每個人都該切腹自盡。

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