簡報二三事— 什麼是簡報？該如何做好一場簡報？

由上面兩個範例你應該可以知道，一場簡報絕對不是做個幾張投影片這種定義。

... 如果你今天簡報的目的是要報告，那架構上你可以先提出一些具體數據， ... OpeninappHomeNotificationsListsStoriesWritePublishedinCharlesTseng簡報二三事—什麼是簡報？該如何做好一場簡報？2020.09.06不知不覺距離上次寫部落格已經是一年多前，為了讓這裡看起來有在更新，決定把前陣子在公司內部分享的內容寫成文章，希望能對想增加簡報效率和簡報品質的朋友有些幫助。

而這邊一樣先打個預防針，小弟自己在這塊領域並沒有多在行，也沒什麼特別的經驗，文章內容如有不足之處，還請各方好手們多多見諒，也歡迎給予一些建議和指教。

什麼是簡報？在實際瞭解該如何做好一場簡報之前，不妨先來聊聊什麼是簡報。

一般來說，大家對於簡報的定義通常會是「PPT」、「PowerPoint」、「投影片」等等。

但其實這些東西，都只是構成「簡報」的其中幾個元素而已。

那麼到底簡報是什麼呢？我自己的定義是，簡報是一個「希望藉由某種載體向某些受眾傳遞某些內容，來達到某種目的的過程」。

你可能會覺得有點抽象，但如果我們把這個定義拆解成以下幾個元素，也許你會更清楚簡報是什麼。

簡報構成的元素從上述的定義來看，每一場簡報大致都可以由「受眾」、「目的」、「內容」、「載體」這四個元素所構成。

舉例來說：今天你可能要向「客戶」提案，讓他們「認同」產品價值，進而「購買」公司產品。

這時為了清楚傳遞產品「圖文並茂」的內容，你可能會選擇至現場以「投影片」和「口述」的方式進行簡報。

又或者你今天可能要向「伴侶」求婚，讓他/她能夠有所「感動」，進而「答應」這場求婚。

這時考量內容特性和氛圍營造，你可能會選擇剪輯一段回顧「影片」，並以「口述」方式來傳遞「卡片」內容進行簡報。

由上面兩個範例你應該可以知道，一場簡報絕對不是做個幾張投影片這種定義。

只要你「希望藉由某種載體向某些受眾傳遞某些內容，來達到某種目的」，這個過程我覺得都可以稱作是在做一場簡報。

為什麼需要做好簡報？看到這邊你可能會想，做好一場簡報真的有這麼重要嗎？不知道你有沒有過這樣的經驗，上台講了一堆東西，卻總是沒人在聽；在外提了一堆案子，卻總是拿不到案子；努力做了一推東西，卻總是沒人在乎。

久而久之，你開始對自己簡報能力失去信心，覺得自己總是把事情搞得一團糟，就像下圖一樣（誤）。

Credit:Google為什麼簡報無法達成目的？但其實很多時候並不是你不夠努力，而是你的簡報可能犯了以下這些錯誤：搞錯目的：沒搞清楚要達成目的搞錯受眾：受眾不適合達成目的搞錯內容：內容不適合達成目的、內容不適合受眾搞錯載體：載體不適合達成目的、載體不適合受眾、載體不適合內容舉例來說，今天簡報的目的如果是為了「理解客戶真實需求，並建立互信關係」。

但你卻搞錯目的，以為是要「積極推銷產品，並說服客戶買單」，那你的簡報很可能就會失敗。

又或者是今天對老闆簡報的時間只有10分鐘，但你卻搞錯受眾、內容和載體，以為要將「所有內容都放進投影片，並鉅細靡遺地口述給老闆聽才是負責」，那你的簡報一樣很可能會失敗。

如何做好一場簡報？講了這麼多，究竟該如何做好一場簡報呢？我自己的話，通常會固定思考「受眾」、「目的」、「策略」、「架構」、「內容」這五件事情。

而這五件事情，我認為也可以適用於任何一個需要寫內容的情境，包括你現在正在看的這篇部落格文章，我基本上也都是按照這幾件事情在思考的。

受眾/目的/策略如同前面所提及，搞清楚受眾和目的是非常重要的。

瞭解了這兩個因素，你才能有所依據地擬定合適的策略，並安排簡報的架構和內容，有方向地去達成簡報的目的。

舉例來說，如果你今天面對的是具有決策權的重點客戶，你希望客戶能夠認同產品的價值，進而購買產品或是商務合作。

那你的策略可能是簡報中適時讓自己吃點小虧，但長遠來說可以換得更大利益。

但如果你今天面對的是一群剛組成的產品團隊，你希望團隊可以迅速理解產品的脈絡，並認同產品建立的價值。

那你的策略可能是簡報中盡可能精簡重點，並多點感性激勵的內容，讓團隊可以更有向心力並更快上軌道。

架構思考完前面三件事情後，你就可以開始思考簡報的架構了。

以下分享一些常見的簡報架構，你都可以依照每次簡報的目的再作挑選、混用和調整，並沒有一個固定和完美的架構。

報告DataInformationGo如果你今天簡報的目的是要報告，那架構上你可以先提出一些具體數據，接著重點解釋這些數據，最後再依據解釋的結論，提出具體可執行的方案。

而這邊通常會建議提出三個不同可行性的方案，並把內心最想被執行的方案放在中間，這樣才能讓這個方案相較於另外兩者更容易被選中。

提案ProblemWhyMeHowto如果你今天簡報的目的是要提案，那架構上你可以先提出你想解決的問題來取得認同，接著提出一些成功案例和專業證明，來讓別人相信這件事非你做不可，最後再具體提出你會如何解決這個問題。

而這個架構除了內外部提案常見到外，你會發現許多募資案也大多遵循著這樣的架構。

教學MotivationTechniqueHowto如果你今天簡報的目的是要教學，那架構上你可以先刺激學這件事情的重要性，接著提供一些知識和技巧，來讓別人可以學到原本所不知道的東西，最後再用一些案例實際走一遍剛剛所學的東西，提升學習的效果。

而這個架構常會被用在一些教學文、懶人包和工作坊，且不瞞你說這篇文章，也正是依照這個架構來撰寫的。

說故事SetUpConfrontationResolution如果你今天簡報的目的是要說故事，那架構上你可以參考電影的三幕劇架構，先鋪成故事的人物、時間、地點以及即將面臨的挑戰與困境，接著建立一些衝突點，描述為了達成某個目標，突破各種難關和挑戰的過程，最後再描述最後朝向目標的結果，並針對故事做個收尾。

三幕劇架構Credit:Google架構→內容在正式進入簡報內容之前，我會建議你先放下一切電子設備，並強迫自己拿出紙筆，將剛剛思考的架構，以三分法的方式手寫出來。

這個方式不僅有助於你檢視簡報的架構是否流暢，同時也有助於你後續簡報內容製作的效率。

那麼該如何用三分法把架構畫出來呢？基本上就是由上到下，把大主題依序切成三塊三塊的小主題。

舉例來說，這篇文章的目的是簡報教學，架構上我分成What、Why、How-to三個區塊來依序說明，而各個區塊又可再細分成三個小區塊個別解釋。

不過單單只是三分法可能不太實際，你還得依照每場簡報的「限制」來微調架構。

舉例來說，每場簡報的時間、受眾、環境和場次數可能都不太一樣，你可能得重新分配每個區塊的比例，甚至每個區塊的顆粒度，以及架構的階層數都會需要進行調整。

重新分配區塊比例/重新調整架構階層內容看到這邊先恭喜你，我們終於來到比較實用的環節了(?)。

這邊我會以Keynote這個投影片製作工具為例，說明製作投影片內容時，有哪些實用的小技巧和小事項需要注意。

至於比較專業或艱深的部分，就麻煩大家再去查找其他資料囉。

文字文字－字體在製作投影片時，我自己常用的字體大概有以下幾個。

但因為我對於這塊不是這麼瞭解，大家可以再去查查字體挑選的相關觀念。

這邊唯一要提醒的是，記得不要挑選字體挑太久，免得降低製作內容的效率。

圖片圖片－去背與調整在製作投影片時，圖片很多時候會扮演非常重要的角色。

這邊分享一些我自己常用的小技巧，有些雖然是Keynote特有的功能，但大部分應該在PowerPoint甚至其他內容製作也都應用得到。

首先是圖片的去背和調整，在Keynote有提供Alpha和調整兩個功能，前者可以快速將背景單純的圖片進行去背，後者則可以彈性調整圖片的曝光、對比度、飽和度、色溫、色調等設定。

圖片－遮罩1.0/2.0接著是圖片的遮罩，在Keynote有兩個方式，可以快速製作各種形狀的遮罩。

第一種是挑選任何一個想要作為遮罩的形狀，接著把遮罩放在圖片上方，並將遮罩和圖片選取起來，點擊遮罩就可以快速把該圖片變成該遮罩的形狀。

至於第二種就更簡單了，一樣挑選任何一個想要作為遮罩的形狀，將圖片檔案拖曳至該形狀上，就可以快速把該圖片變成該遮罩的形狀。

圖片－壓字1.0/2.0/3.0再來是圖片的壓字，是我自己很喜歡的小技巧，不僅可以應用在投影片製作上，製作其他內容時也蠻好的。

在Keynote要把圖片壓上字，基本上有以下幾種方式，最簡單的就是和左邊圖的做法一樣，直接在圖片放上文字，但你可以看到壓字效果其實不太明顯。

這時你可以參考中間圖的做法，在圖片和文字中間加上一個黑色的區塊，並把不透明度調低一點，就可以讓壓字效果更明顯一點，只是這種作法下，圖片反而會沒辦法明顯呈現。

那有沒有圖片和文字都明顯呈現的作法呢？你可以參考右邊圖的做法，把圖片和文字中間的黑色區塊，底色改為漸層的顏色，並將其中一個顏色設定為背景色，另一個顏色設定為完全透明。

這時候你就會發現，原本的黑色區塊有一側會融入背景，而圖片和文字都可以明顯呈現。

排版排版－投影片比例在製作投影片時，建議投影片要設定為16:9的比例。

詳細的原因我有點忘記了，印象中是為了因應目前大部分螢幕皆為16:9的比例，並且投影片在這比例下會有比較好的排版彈性。

在Keynote你可以在新建投影片時設定，也可以在右側的工具列中，自行更改幻燈片比例和大小。

排版－投影片排版接著是投影片內容的排版規劃，一般會建議投影片上方5%和下方20%不要擺放任何內容，同時為符合大多數人的閱讀習慣，投影片的視覺動線也應該「由左而右，從上而下」來進行規劃。

排版－對比至於如何在投影片中創造出對比，通常可以透過「大小」、「顏色」、「粗細」等方式來製作。

舉例來說，我習慣上會把主標和副標的字體大小，設定為二分之一的關係，像是主標如果為96，副標就會設定為48。

而這邊也順便推廣一下中文文案排版的概念。

為什麼這件事情很重要呢？「因為有研究顯示，打字的時候不喜歡在中文和英文之間加空格的人，感情路都走得很辛苦，有七成的比例會在34歲的時候跟自己不愛的人結婚，而其餘三成的人最後只能把遺產留給自己的貓。

畢竟愛情跟書寫都需要適時地留白。

與大家共勉之。

」——vinta/paranoid-auto-spacing動畫動畫－融合過場/瞬間移動過場+物件動畫在製作投影片時，我會建議動畫盡可能少用，並擺在最後一個環節製作。

原因主要是製作動畫非常耗時，同時也未必會替你的簡報加分，甚至還可能會有扣分的風險。

以Keynote來說，動畫基本上分為「過場動畫」和「物件動畫」，前者主要是投影片切換時的過場效果，而後者則是特定物件於投影片內的動畫效果。

這邊因為我不是非常熟悉，就簡單分享兩個我自己最常使用的兩個「過場動畫」。

第一個是「融合」這個過場效果，在切換投影片時，兩張投影片的內容會彼此淡入淡出，算是蠻安全牌的過場效果。

接著是「瞬間移動」這個過場效果，在切換投影片時，兩張同影片的內容如果為相同的文字或物件，可以以不消失的方式進行移動或變化。

Keynote最後，來分享一些Keynote我常使用的快捷鍵，以及我工具列目前的設定。

如果你很常需要使用到Keynote，建議花點時間熟悉這些快捷鍵，會提升你很多製作簡報的效率。

複製：cmd⌘+C/按住alt+拖曳物件貼上：cmd⌘+V複製格式：cmd⌘+option⌥+C貼上格式：cmd⌘+option⌥+V群組：cmd⌘+option⌥+G解散群組：cmd⌘+option⌥+shift⇧+G字體：cmd⌘+T顏色：cmd⌘+shift⇧+C旋轉：按住cmd⌘+拖曳物件Keynote－工具列相關資源感謝大家願意看到這邊，以上資訊其實都是我從各個管道的資源學習而來。

如果想了解更多簡報相關的資訊，大家可以再去參考看看以下的資源，相信可以得到更多深入且專業的資訊。

最後，希望這篇文章對大家多少有些幫助，也祝大家之後每場簡報都能順利達到目的！學習資源BFA簡報Keynote不求人Google必修的圖表簡報術讓圖不只是好看的—資訊設計思考力AirbnbPitchDeckWhatisaPitchDeck內容向上促進委員會10分鐘學簡報交流社團簡報設計新手村簡報．簡單報交流社團工具素材SkalaColor：Mac選色器Unsplash：圖片檔flaticon：向量檔freepik：向量檔blush：插畫向量檔sozai：日本食物圖庫pakutaso：日本圖庫TechTech｜專為科技愛好者打造的社群平台網站：https://techtech.cc社團｜科技產品與牠們的產地MorefromCharlesTsengFollowAdreamyoudreamaloneisonlyadream.Adreamyoudreamtogetherisreality.ReadmorefromCharlesTsengGetstarted曾仲平｜CharlesTseng1.3KFollowersCo-founder&CEO@TechTech-Connecttechlovers,techproductmakers,andtechproductsclosertogether.https://www.techtech.ccFollowRelatedWordonthestreet:HowCOVIDchangedshoppingTimeforChange — AGuideThroughImplicatingDigitalTransformationBehavioralEconomicsExperimentaboutTimeDiscountingandPresentBias#3GreenRetail:SustainabilityinRetailDesignHelpStatusWritersBlogCareersPrivacyTermsAboutKnowable