開會的技術！想要又快又準確，3件事一定要事前準備

開會的技術！ ... 我先交代一下小陳的背景，他是負責某個新產品的產品經理，懂產品、懂市場，也懂技術，口才也不錯，多數會議的簡報都很順利，但在這 ... SmartM人才培訓網 SmartM人才培訓網 搜尋 人物觀點 職涯 執行力 創新 人際溝通 領導 業務銷售 影音講堂 網路趨勢 活動報名 講師陣容 關於我們 開會的技術！想要又快又準確，３件事一定要事前準備 執行力 游舒帆 2016-02-03 圖片來源:StockSnap 場景：3小時會議，產出零結論，問題在哪裡？ 這是某次我列席高階主管會議時發生的案例，該次會議的簡報者小陳是我在公司一位很熟識的朋友，經過他的同意，我將這個案例放上來給大家參考，因為在那次經驗後，他再也沒犯過一樣的錯誤。

我先交代一下小陳的背景，他是負責某個新產品的產品經理，懂產品、懂市場，也懂技術，口才也不錯，多數會議的簡報都很順利，但在這場會議中他跌了一跤，因為這個會議花了三個小時，但沒有做出任何的結論，老闆要求他再開一次會把大家的問題都釐清，對與會者有個交代才能進行產品的上市。

以下讓我還原一下現場：  業務副總：「你說這能帶來5,000萬的營收，具體是怎麼做到的？」 小陳：「這個新的產品搭配既有的產品一起訴求價值，估計可以帶來2,000萬的業績，然後我已經跟通路談好合作，那邊估計也會帶來1,000萬的業績，最後是細分的市場，我們認為有3～4個能打深的行業，我估計下半年開始發酵，應該衝個2,000萬沒問題。

」 通路總監：「你是跟哪個通路合作，我怎麼都沒有收到通知？今年我們有新的通路策略，不曉得你清不清楚？」 小陳：「是XX超商，目前已經進入簽約階段，ㄜ…會後我把相關資訊轉給你看一下，然後新的通路策略是否方便會後再跟您請教？」 通路總監：「XX超商之前跟我們有些配合，但因為一些問題所以終止了，我可能需要再看看你的合約內容，否則你剛承諾的1,000萬可能也做不到了。

」 小陳：「太感謝了。

」 行業經理：「你剛剛所提到的3～4個行業，其中有一個行業是我負責的，我想了解一下你為何認為這產品在這行業能有極高的附加價值？」 小陳：「主要是根據我們去做的一些市調分析，以及消費者訪談所得出的結論，如果我們可以提供諸如此類的服務，應該會有不少客戶買單的。

」 行業經理：「聽起來是有點道理，但這個行業的客戶很刁，對服務的標準很高，你要做到他們能買單，我估計依你現在的人力來弄，半年內可能光這個行業就差不多了，別提你還要處理其他3個行業的需求，我建議要不就是增補人力，要不就是鎖定我這個行業做深，機會可能還比較高。

」 小陳：「嗯，這是個很不錯的建議，我會認真考慮。

」  業務副總：「從剛剛一路聽下來，我現在又對5,000萬能否達成感到沒信心，總經理，我想今年我可能還是先不推這個產品了，等它成熟與明確後再說。

」  總經理：「嗯，聽起來通路、行業跟業務主管們都有不少的問題，小陳，我看你回去再整理一下，我們下週再找時間討論。

」 小陳：「好的，了解，那我回去整理一下再請秘書敲下禮拜的會議。

」   癥結：少了會前溝通，提問滿天飛，沒有處理問題 其他主管們陸陸續續走出會議室，小陳略帶沮喪自顧自的收拾著，我走到他旁邊跟他攀談。

gipi：「這個產品很不錯，應該有機會大賣。

」  小陳：「是啊，我想我要好好準備下週的簡報，把他們剛剛提到的問題都放入我的方案中，確保大家都能接受我的提案。

」 gipi：「千萬別這麼做。

」 小陳一臉疑惑看著我，問我：「為什麼？」 gipi：「你真的覺得他們比你更熟悉這個產品嗎？」  小陳：「當然不是，但他們比我會銷售，比我懂行業，也比我熟通路，但講到產品，應該是我最熟悉了。

」 gipi：「是的，我想這一點他們也都清楚，但剛剛簡報中你的回覆，他們一一駁斥，而你也一一接受，沒有任何的反擊。

」  小陳：「我認為在這個場合直接反擊最後會變成爭論，唉，加上他們提的那些問題我也沒辦法很精準的回答，所以只好接受。

」 gipi：「所以你會前沒有找過他們任何一個討論過嗎？」 小陳：「沒有，因為我想說就在會議中一次談清楚就好。

」 gipi：「嗯，這種想法是有風險的，我知道你口才很好，但你一次要面對的人太多，加上他們對你的『信任感』還不足夠，畢竟你沒有了解過他們的實際狀況，他們根本不敢貿然在會議中接受你的方案，只好提些問題來排除自己的疑慮，而當每個人都有疑慮時，會議就很難達到預想的目的，除非你本身的主導性非常強，否則下禮拜再開結果還是一樣的。

A行業經理提出的問題可能是其他幾個行業經理共同的問題；業務副總提出的問題則可能只是他眾多問題的一個問題，還有一堆問題還沒問到，但在這種會議上，你很難讓每個人都暢所欲言，然後你一一回答到他們滿意。

」 小陳：「也是，我想我在下週報告前先去找他們每個人私下聊聊好了。

」  gipi：「對的，祝你順利。

」 結論：做好前置作業，預先解決痛點、帶來亮點 與會者的提前溝通，我認為是會議最關鍵的前置作業，溝通的目的有三： 1.告知會議預計要說明的內容 2.傾聽對方的需求與期待（解決痛點，帶來亮點） 3.承諾我們將如何滿足他的需求與期待，建立彼此的信任感 提前溝通時，務必讓對方知道你要跟他談什麼，並聽聽對方真實的想法與期待，然後誠實的讓他知道現在你能幫上他什麼，以及後續還能給他帶來什麼價值，必要時一定要承諾你對他的期待會全力的support。

來自各方的人都談妥後，就可以召開下次的會議了。

  延伸閱讀 先成就團隊，後成就自己》跨部門專案PM，不能沒有的5大觀念   原文出處 「gipi的學習筆記」授權轉載 嚴禁抄襲，未經授權不得轉載。

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