免寫程式，你也可以依照自家流程「量身打造」訂單系統 - Ragic

有人剛開始做生意，只希望先有個類似「Excel 線上版」的功能，讓大家可以 ... 需要做單價管理），那麼你會需要的是相對完整的庫存、訂單管理模組，此 ... Ragic部落格 企業電子化的專家Ragic教你如何利用各種軟體、雲端服務讓公司快速升級！ 加入Ragic企業電子化的行列！ Facebook Twitter YouTube 雲端工作術 各類應用示範 案例故事 逃離惡夢 關於Ragic Facebook Twitter YouTube 雲端資料庫 部落格 關於Ragic 雲端工作術 各類應用示範 案例故事 逃離惡夢 關於Ragic 雲端工作提案 表格技巧 數位新鮮事 3C小學堂 免費範本 產業應用 理財 健康 職場/生活 製造業 服務業 農林漁牧 工程地產 政府NGO 逃離Excel災難 告別ERP惡夢 我們的故事 Ragic教學 社群與客服 公告 2019年五月16日 免寫程式，你也可以依照自家流程「量身打造」訂單系統 作者：LillianHuang 目錄 大家的流程需求都不同 （一）快速範本一鍵做訂單 （二）訂單和商品客戶連結 （三）簡易進銷存 （四）進銷存模組（+管倉） 你是中小企業的老闆或員工，原本以紙本或Excel處理所有訂單、商品與客戶資訊，現在想更系統化管理，讓大家可以更方便協同合作，解決「老是得複製貼上一堆資料」、「負責人漏更新，資料與現況不同步」，或是「沒電腦就沒辦法看訂單」這類的問題，但找來找去，市面上的解決方案不是太貴、太複雜太難懂太多步驟，就是無法滿足自己公司某個重要的流程需求？ 如果你有同感，那你來對地方了，Ragic雲端資料庫很可能就是你要找的系統。

Ragic是一個讓人不用寫程式，就可以在類似Excel的介面上，組合各種功能、自助打造資料庫應用的工具，做好的系統可以直接使用。

（如果你不認識Ragic，想看更多我們的自我介紹，請點這裡。

） 企業營運必備的「訂單系統」，就是許多中小企業利用Ragic做出的第一個應用！每家公司可能因為規模大小、慣用流程、產業別等等的不同，對訂單系統的想像與需求也不同。

流程要多要少？大家都不一樣 有人剛開始做生意，只希望先有個類似「Excel線上版」的功能，讓大家可以在同一個平台，用一樣的範本格式KEY訂單資料、然後印出來或寄送出去給客戶，不想要其他的多餘功能；有人希望在線上版訂單的基礎下，KEY訂單時可以自動帶入客戶、商品資料，不用重複登打，但也不想要有其他流程設定，以免把自己搞得頭昏腦脹。

也有人想要「稍微多一點」：例如在訂單完成時，就自動把這個訂單裡載明訂購的商品數量，從商品的庫存數字裡扣掉，以免每次都得提醒自己要去對數字、改數字，這時他可以在簡單的訂單系統裡，多加一點點設計來達到這個功能，但並不需要硬是加上他還不需要的出貨、入庫、出庫流程）。

而等到組織/訂單量大了需要更嚴謹一點，可以再另外補上報價、出貨、出庫、入庫等流程，甚至把訂單和商品資訊也管理得更細緻一些，例如加上單價管理。

不同流程、架構的訂單，都可以用Ragic做，想特別簡化哪一部分、或把哪部分流程做得更細更多檢核關卡，都沒問題！ 如果看到這裡你心動了，但疑惑「真的有那麼彈性嗎」或擔心「可以做到那麼多事，對非工程師/非IT專業人士來說應該非常難吧」，那麼，你可以撥一點時間，讓我們用幾組既有的訂單範本/教學影片為基礎，變化一下設計，實際示範上面講的幾種情境，展示Ragic的「好入手」和「彈性」給你看。

同時，我們也希望你可以透過示範幾種「由簡到奢」的情境，找到自家需求/流程對應的合適「定位點」。

從這個定位點著手，思考自己需要幾張表單、怎麼修改、可能的架構會是怎樣時，可以省去一些摸索的時間。

（一）用「快速範本」一鍵做好單張訂單 適合：新創起步，簡單資訊 可用資源：訂單快速範本 進階變化：APP可以另外排版 複雜度：★ 第一個要講的方式很簡單，只要註冊一個Ragic帳號、新增一張表單時，表單右上方都會跳出「快速範本」的選項，此時只要點一下「訂單」的圖示： 畫面就會載入一個已經設計好的「訂單」表單，包含了一般範本會有的：訂單編號/日期/出貨時間，客戶編號/姓名/電話/地址，以及訂購細項資訊如商品編號/名稱/單價/數量/小計/總金額等欄位。

此時只要點選儲存，你的訂單範本表單就做好了！你就可以馬上使用這張表單來登打訂單資訊，同時表單上「小計」「總金額」這幾個欄位套了類似Excel的公式，可以依據訂購商品的數量和價格自動結算出總和，因此你也不用敲打計算機來算總金額了，非常方便。

當然，如果要是根據你的需求「量身打造」的訂單，你想要放的欄位、資訊，不一定這麼巧正好100%跟範本的一模一樣，因此你可以稍微修改一下，新增或減少欄位來客製化你的訂單架構，只要點表單右上角的「修改設計」按鈕進入設計模式，就可以自由新增與設定欄位，當然也可以刪除、可以調整欄位寬高、改變顏色等等，和一般文書編輯軟體的操作方式很類似，修改完按儲存就可以得到完全客製化的訂單範本了。

（如果你是Ragic新手不確定之後怎麼新增訂單資料的話，可以看這裡） 這邊提供一些小訣竅：如果你是要將手邊的紙本訂單格式轉換成電子化表單，格式轉換上有點卡住的話，你可以參考這篇教學。

用Ragic快速做出來的這個線上訂單有什麼好處呢？基本上，它和Excel、GoogleSheet做出來的表單比較類似，但有幾個差別： ①提供Excel和Google沒有的「列表頁/表單頁」切換功能，以及APP的檢視模式：在Ragic只要建立一次資料，就既可以用「表單」格式查看單筆資料，又可以切換到「列表」頁面縱覽所有訂單資訊。

但如果在Excel或Google的話，通常你的訂單資料可能就是長長的一行，要把單筆訂單資訊寄給客戶確認或當憑證的話，就需要另外處理，例如重新複製並排版資料。

（這有時候會很麻煩！） 另外，Ragic有手機APP，在行動裝置上查看訂單時也不需要辛苦的將資料放大縮小，你還可以另外調整APP上的欄位排序。

②可以很方便地和其他人在線上共享這份訂單資訊，這點Excel就做得不太方便；還可以針對不同人設定不同的分享權限，可做的設定也比Google細緻。

③訂單要輸出成文件或寄出也很簡單：可以一鍵將資料匯出成PDF檔、也可以一鍵寄出訂單資料。

（二）把訂單和商品、客戶表單連結成一組 適合：自動帶入客戶/商品資料 可用資源：快速範本建立表單後，參閱示範影片來連結 進階變化：追蹤紀錄、讓客人自己輸入訂單資訊 複雜度：★★ 雖然一張Ragic的訂單表單就可以讓你處理資料方便很多，但很多人選擇用Ragic來做訂單的最大原因，其實是「Ragic可以建立不同表單間的連結關係」，可以讓你在KEY訂單的時候，不需要每次都重複輸入客戶資料、商品資料，而是用點選的方式，把其他表單（例如客戶、商品表單）的資訊自動帶進來，除了省時也可以減少錯誤，未來要追蹤商品銷售、客戶購買記錄也容易。

這在Ragic也不難設定，只要一樣用快速範本先建立商品、客戶、訂單三張表單，再用「連結與載入」這項功能把表單連在一起就可以了，我們有非常多教學影片、示範畫面，都是以這個訂單系統為例子的，所以雖然功能升級，但難度並沒有增加很多。

想快速看一下怎麼利用連結與載入把三張表單連結在一起，你可以看這個不到三分鐘的短影片（英文發音中文字幕，記得將字幕打開）；想看完整的教學，你可以看我們的基礎表單設計教學，教學的案例就是訂單、客戶、商品三張表單。

設計好之後，你不只可以輕鬆將訂單、客戶、商品資訊歸檔，打訂單時只要點選一下就可以選出客戶、商品資訊。

而如果你想要做得更進階，例如希望客戶表單裡顯示出他曾經下過哪些訂單，那你還可以用顯示從其他表單的連結功能來做到。

這組訂單系統預設是給內部登打資訊用的，不過如果你是網路賣家，客人已經在網路上下訂單了，也就是訂單資訊已經有了，只是希望將資訊從官網系統或電商後台匯出，用比較有架構的方式整理的話，只要可以從後台系統將資訊匯出成Excel檔，也是完全可以直接匯進Ragic的！只要先在商品表單中建立所有商品資訊，然後定期匯入資訊：只要記得匯入的順序是先匯入客戶資料、再匯入訂單資料，資料就可以用比較有架構的方式保存了。

（三）加更多連結關係與公式，自動更新庫存量 適合：想自動更新庫存資訊，又不想因此增加太多流程 可用資源：參閱簡易進銷存教學影片 複雜度：★★★ 如果你希望表單更聰明一點，例如Ragic客戶很常見的需求：希望在訂單完成時，自動扣除商品庫存數量，但你不希望因此要新增一大堆出庫單、入庫單等等的流程，該怎麼設計呢？我們最近新上架的「簡易進銷存」教學影片，就是一個很好的範例，你可以依照這個教學影片，看看自家需求能不能用這個架構設定看看。

「簡易進銷存」總共有四組表單：(1)客戶/廠商(2)商品庫存(3)銷售訂單/訂單細項(4)採購單/採購細項（因為商品庫存增減最大宗的原因就是賣出時減少庫存、採購進來時增加庫存，所以這個示範影片也會建立採購相關表單）。

主要的設計邏輯是在「商品庫存」表單中，除了一般商品表單的資訊，也加入「初始庫存數量」、「庫存數量」的欄位，並且要記得如果一種商品「分倉存放」的話，建立資料時就要把它分成兩筆資料（例如小熊軟糖A倉、小熊軟糖B倉）。

然後利用顯示從其他表單的連結以及從子表格產生新表單的功能，把這項商品的採購紀錄、訂購紀錄（「已完成」訂單的訂購細項）都拉進「商品庫存」表單中，這樣採購/訂購完成時，「商品庫存」表單的子表格會有連動的紀錄，進而影響套有條件公式的「庫存數量」欄位，達到「訂單完成時，自動扣除相關庫存」的效果。

（四）完整流程的進銷存系統 適合：包括出貨、整合庫存模組完整流程的進銷存 可用資源：參閱進銷存模組說明文章 進階變化：多幣別設定、整合財會模組 複雜度：★★★★ 如果你的商品常常需要分在不同倉庫管理，倉庫本身的資訊也需要管理的話，那麼簡易進銷存模式「不管理倉庫」的方法，對你來說可能就不那麼足夠。

又或者，你的同一個產品會依照狀況有不同單價（需要做單價管理），那麼你會需要的是相對完整的庫存、訂單管理模組，此時就推薦直接安裝我們的進銷存來試試看，有需要的話也可以根據這個基礎來修改範本模組，這部分我們已經寫了一系列的詳細說明/教學文章，直接點這裡查看教學文章即可。

如果你的進銷存需求是要整合財會模組的，安裝模組時只要選擇「組合餐」>「ERP系統」，或是安裝兩次：安裝「進銷存」再安裝「財會模組整合版」就可以了。

這部分如果希望做更多功能，都可以繼續修改，我們之後也會陸續附上常見的設計建議，例如多幣別的設定方法(參見Ragic社群的相關討論，需要登入Ragic帳號)。

標籤: 訂單 分類: 各類應用示範,產業應用 部落格背後使用Ragic!:真正好用的電子化管理工具 把資料放在Excel上不只是拖累團隊的行政效率，他也很容易出錯並且無法進行任何內控。

當您的團隊成長時，使用Excel管理資料就會越來越痛苦。

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