【英文郵件】2分鐘學懂英文信件格式、架構,附email範例 ...
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【英文郵件】2分鐘學懂英文信件格式、架構,附email範例!
2019-04-26
英文
學習英文,英文寫作
延伸閱讀:
職場進修|7大熱門商用英文課程推薦評比
想寫一封好的Email,就要先了解Email的架構:
美國CarnegieMellonUniversity在BasicStructureofanEmail中,將Email內容分為八個要素:
N編會逐步解釋每個步驟的要點,快張大眼睛和N編一起學習吧!?
一、信件主旨(SubjectLine)
信件主旨就是要讓收件者「在最短時間內了解這封信的目的」,所以不要把寫主旨當成作文,寫出“Iwantto…”這種長句,精練的點出信件主旨就好囉!
※舉例而言,
“RequestinginformationaboutX”「請對方提出有關X的資訊」
“SalesPromotionforX”(通知收件人)「有關X的促銷活動」
“InterestedinlearningaboutX”「請對方教導、分享關於X的知識」
二、開頭稱呼語(Greeting)
稱呼語會依照寫信對象的身分和關係而調整,
※寫給朋友、熟悉的同事:可以直接寫Hi/Hello加上對方的名字(firstname),如”HiJohn,”“HelloTammy,”—–※寫給主管、長輩等寫正式信件:寫Dear+Mr.∕Ms.+對方姓氏(lastname/surname)∕職位∕全名,舉例而言,若要寫信給美國總統DonaldTrump,可以寫“DearMr.Trump,”“DearMr.President,” “DearMr.DonaldTrump,”—–※如果不知道收件者的性別:可以用“ToWhomItMayConcern,”
—–※寫求職信時,寫“DearHiringManager,”,直接對雇用經理展示你的敬意—–※註,(有點複雜大家解釋一下~):Mr.為「先生」,是Mister的簡寫,Ms.是「女士」,未婚、已婚女士皆可適用,Miss為「小姐」,只適用於未婚女子;Mrs.只能用於已婚女士,後面會加上丈夫的夫姓
三、介紹自己(Identificationofself)
如果與收件者不熟,或是透過其他方式拿到對方的聯絡方式,在信件的開頭介紹自己、解釋與對方的關係是很重要的~
—–※寫信給教授:
“Iamastudentinyour(classname).”(我是您某堂課的學生)
“MynameisJessieChen,ProfessorLingavemeyouremailaddress.”(我叫JessieChen,透過林教授得到您的電子信箱)
“MynameisJaimeSmith.WemetlastweekattheConferenceatXUniversity.”(我叫JamieSmith,我們上週在X大學的會議中見過面)
四、解釋寫信目的(Reasonforemail)
比較正式的常用句型為”IamwritingtoV.…”
—–
”Iamwritingabout∕inreferenceto∕regardingto…(這封信是關於…)
”Iamwritingtoinformyouthat∕of…“(我想通知你…)
”Iamwritingtoenquire∕inquireabout…”(我想問有關…)
五、解釋情況、需求(Describesituation)
這部分的長度因情況而異,記得寫信不用刻意挑困難、冷僻的字寫;簡單、清楚地告知自己的情況或需求,讓對方快速了解就好囉!
另外,建議段落的第一句話用主題句(TopicSentence),簡單解釋該段的重點和內容,可以幫助收信者快速閱讀,抓到每段的重點!
六、解釋後續規劃(ActionPlan)
解釋完自己的情況、需求後,如果有需要收信人協助的部分,可以參考以下幾個範例句型:
—–
“Iwouldbemorethanhappytomeetatyourconvenience.”(希望能在你方便的時間見面)
“Ifyou’refree,I’mavailabletomeetonXdayatXtime.”(如果你方便,希望能在X天X點見面)
“Ifyouhavesomefreetime,wouldyoubeabletogivemeacall?”(如果你有空,希望你可以打電話給我)
七、結論語句(Closingline)
寫完信件內容後,通常會請對方回覆自己的想法或問題,以下的例句可供參考:
—–
“Pleasefeelfreetocontactmeifyouneedanyfurtherinformation.”(如果你需要任何進一步的資訊,歡迎隨時聯繫)
“Ifyourequireanyfurtherinformation,feelfreetocontactme.”
“Ifyouhaveanyquestions,pleasefeelfreetocontactme.”(如果你有任何問題,歡迎隨時告知)
—–
Ilookforwardtohearingfromyousoon/meetingyounextTuesday.(希望能盡快得到你的聯絡∕我很期待下周二與你見面)
I’mlookingforwardtoyourreply.(我很期待收到你的聯絡)
※註:“lookforwardto+Ving”表示期待、期盼的意思
八、結尾用語(Sign-off)
終於來到Email的結尾!以下為幾種常見的結尾用語:
※正式Email(寫信給長輩、上司等)
Yourssincerely,∕Sincerely,
Yoursrespectfully,∕Respectfully,
Bestregards,
Bestwishes,
Cordially,(「誠心地」意思)
—-※非正式Email
Cheers,(除了「乾杯」外,這個詞也有「謝謝」和「掰掰」的意思喔)
Best,(為“BestRegards,”的簡稱,但比較沒有距離感)
Asever,
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