工作管理| 如何用GOOGLE表單設計我自己的手機版業務拜訪 ...

還能根據資料表做出各種業績或客戶的分析數據! GOOGLE表單提交後的紀錄會自然生成一個GOOGLE試算表(GOOGLE版的EXCEL). 這檔案可以 ... 跳到主要內容 工作管理|如何用GOOGLE表單設計我自己的手機版業務拜訪日誌!還能查客戶帳款明細、累計業績..(上) 5月18,2020 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 工作管理|如何用GOOGLE表單設計我自己的手機版業務拜訪日誌!還能查客戶帳款明細、累計業績..(上)幾年前我看從事業務的男友回家後，半夜端杯酒放鬆心情的邊謄寫紙本業務報告，我就在想把多年前利用GOOGLE平台共享的便利性，把工作日誌習慣，實現從筆記改為電腦詳記、手機觀看及簡記的規劃。

當時我工作管理的項目較雜，習慣詳列各項細節及決策原因，假以時日方便追朔事件脈絡。

但業務日誌相對簡單化，要紀錄的說明項目單純，就在思考可否把這事情也電子化，讓流程簡化又可以兼具做後續的業務分析。

試想~他公司的行政小姐，收回各業務的日誌後，還要識別各種筆跡、敘述方式，並彙整謄打業績報告計算業績，公司需多出人力打資料還可能需多次跟業務比對除錯，實在麻煩。

如果公司主導各種報告電子化，除節省人力及查錯方便，還能及時理解業績發展動態，迅速判斷狀況並針對各區銷售狀態下達指令或佈局，以利各項發展..總之~如果公司尚未了解到系統化的優點，對於個人自己的工作紀錄與分析管理，已經有很多免費資源修修改改後，就可馬上上手操作相當好用! 以我有限的職場經驗及考量業務工作方式，我個人立馬想到..可以用GOOGLE表單來設計“業務工作日誌紀錄表”，理由如下:以GOOGLE表單 來填寫業務記錄!業務的工作方式是拜訪完客戶後，要能快速的在手機上做完拜訪紀錄，不能花太多的時間，因為有時拜訪業務除了開車也可能騎機車，烈日當頭下要在機車上寫紙本紀錄自然不太可能，可以把設計好的GOOGLE表單網頁，在手機上以捷徑設定在桌面上，即可隨時點開紀錄工作。

業務工作日誌:會以GOOGLE試算表的方式呈現。

 還能根據資料表做出各種業績或客戶的分析數據!GOOGLE表單提交後的紀錄會自然生成一個GOOGLE試算表(GOOGLE版的EXCEL)這檔案可以從GOOGLE表單編輯頁面的的"回覆"選項點進去後，看到GOOGLE試算表直接點開即可。

點開後的網頁一樣可在手機上設定成捷徑桌面，方便隨時查看業務工作日誌表，也方便隨查客戶之前叫貨或各項記錄!只要把每日回傳的工作日誌這頁(GOOGLE試算表)當作資料表，在隔頁設置公式就可分析各種業務資訊。

GOOGLE表單是響應式網頁，會隨手機或電腦畫面大小調整尺寸、畫面整潔又專業，不怕頁面或字體忽大忽小不好操作。

GOOGLE表單簡介: 是GOOGLE平台的免費軟體之一，幫助使用者設計問券並生成問卷網址，只要擁有網址者皆可簡易完成問卷提交，提交後的資料會整合到類似EXCEL的GOOGLE試算表中以資料表呈現。

推出至今網友已經發展出多種創意設計，應用範圍之廣舉凡基本問卷、活動報名表、團購訂單、甚至記帳、線上試卷..等。

有興趣了解的~可以去這位軟體分享大神"電腦玩物"網站去拜讀一下原文Google表單不是只能做問卷，你沒想到的10個活用案例教學GOOGLE表單的官方介紹:Google表單-免費建立和分析問卷調查簡單來說:GOOGLE表單要先透過編輯設計後，生成一個獨立的免費網址來呈現編輯好的線上表格(這裡我們拿來做業務拜訪日誌表)，在這個表格中每次填寫完資料後，即可提交出去，每次提交出去的資料，會彙整到GOOGLE的試算表中以資料表呈現。

也就是業務工作日誌了! 編輯GOOGLE表單之前，你需要先申請帳號，才能使用GOOGLE平台上所有的雲端軟體服務官方申請網址: Signin從GOOGLE瀏覽器頁面登入帳號，進入右上方的九點，點選雲端硬碟，就可使用GOOGLE雲端硬碟上所有的工作軟體並儲存資料! 雲端硬碟中從"新增"鍵可以挑選多種工作軟體，在此選取GOOGLE表單業務關於GOOGLE表單有很多畫面美化的基本設定，很多大神都已寫過不少文章，在此不再贅述(有興趣者隨便玩玩應該就有模有樣了)，本文先針對業務工作日誌的規劃述文，若有蠻多人留言有興趣參考，我再想想需不需要後述^^ 進入GOOGLE表單編輯頁面:先想好業務工作日誌報表，需要有哪些固定紀錄的項目，之後每次提交出每筆業務紀錄出去後，GOOGLE表單會以資料表的方式連結並彙整成一份GOOGLE試算表。

(不同行業的業務日誌要紀錄的項目不盡相同，以下項目僅為參考)拜訪日期時間地區客戶名稱今日收款鋪貨(內容、總額、退貨(商品名稱、數量、當初進貨日) 其他(備註事項...如新開發客戶地址店長資訊、或約定下次叫貨內容 圖為GOOGLE表單填寫完後，每筆提出會自動彙整並生成GOOGLE試算表(範本)再評估各項目要在表單中以何方式呈現:設"拜訪日期時間"欄 (感想:可設可不設)原本表單中可以選擇日期，圖中的”問題”~可任意編寫成"拜訪時間"，但因實際上系統第一欄會自行生成"時間戳記"欄位，以紀錄每筆資料提交的日期時間，所以個人覺得跟拜訪日期類似概念，我版本的業務紀錄不設拜訪日期了。

 業務工作日誌項目欄: (若設日期欄會太過接近可省略)設"地區"欄>區域數不多，可選用下拉式選單做地區分類設"客戶名稱"欄>我選用簡答且最好設定成"必填"。

我也曾想過客戶名稱~做成下拉式選單免再打字，但後來考慮若客戶一直增加，就常要去編輯欄新增客戶，或者客戶幾百個那要打字到何年何月..我就覺得自用版還是打字就好，若遇到客戶同名的再自己設暱稱加以區別亦可>選用簡答文字。

但設定選用"回應驗證"就可把填寫的條件設定成限定條件!>右下方呈現3個直列小點就是"設定"鍵，選用"回應驗證"後就會出現針對數字、文字      長度運算式子等限定條件，符合條件才能填寫，大家可以自行玩玩看!    這是怕設計問卷時怕填寫者寫錯方向，故留此限制~自己用的版本也可省略此!收款項目下方我就設立"新增區段"，這功能原是為區分兩個段落章節，我則覺得在手機上填工作紀錄的體驗不要這麼落落長，有段落有休息感(個人美感@@)，一樣的這是可以省略的功能，在此僅介紹可用可不用!設定區段編輯完後，GOOGLE表單的操作畫面會呈現如下:設"鋪貨"欄和段落 >本段落中鋪貨內容選用"段落"功能詳答鋪貨明細即可。

【補充參考】我曾為了想要把這段做細一點，把各產品跟數量在此段呈現，以利資料表可做後續產品月銷售分析，選用"核取方塊"這功能，可以做到呈現產品名稱及選擇數量(如圖)，這樣可以實現不用記一堆產品名稱也可選擇數量，在後續資料表的呈現上方便將數量累加起來計算一段期間的訂貨量! 但這種方式僅適用於產品類別少的項目，若產品項目太多就不適合以此操作，還是選用"詳答"功能把鋪貨內容照出貨單上好好填寫即可!              圖為編輯畫面選用"核取方塊"功能，可呈現產品名稱及數量的紀錄如下:             (缺點是~產品類別如果太多就會太麻煩，如果又有新產品需編輯進去，新增的項目               在GOOGLE試算表中會往後方不停新增，雖一樣可用但資料表就會顯得凌亂)編輯完後的GOOGLE表單操作畫面會呈現如下: 操作後輸入資料~隨選數量(儘量不要複選會影響加總計算)，GOOGLE試算表最後呈現的資料表如下:退貨項目:因有時也會碰到店家想退貨換貨，以便有所紀錄。

退貨有時就要考慮到當初進貨日是不是以優惠價進貨，或者一般價格進貨，該費用當初已經結清或尚未結清以利會計部門協助處理後續!其他或備註:若是新開發的店家的地址電話、或者店家有提特別問題或需求，或下次須補商品，都可隨記在此!3.把所有項目設置好後，在去標題處檢查是否要修改區段，讓使用體驗更佳:   4.調色盤:依喜好裝潢你的表單選擇喜歡的風格設計!      眼睛:預覽編輯好的畫面，並可開始使用測試!      齒輪:一般設定      傳送:可在此取得做好的GOOGLE表單網址      回覆:點入"回覆"~就可取得"GOOGLE試算表"的網址               這試算表就是我們的業務日誌資料表!      5.進入編輯好的表單提交一些資料出去，測試收到提交的資料表有無錯誤，是否符合需求!有需要再進行修改，直到符合需求或方便公司過目!此業務工作日誌較為簡易，公司內部若想即時管理業務紀錄又暫時不想花錢E化，此方式亦不失為簡易且容易上手的好方法! 只要再表單上新增一項目欄位"業務團隊"~用下拉式選單模式，把品牌和業務員名稱設定上去把這業務工作日誌的GOOGLE表單網址發給所有業務通用!6.接著把GOOGLE表單(瀏覽版)和試算表的網址，新增到手機桌面做捷徑，方便隨時查看和紀錄業務!假如你是Android手機，先把以上網址貼到手機上的網頁瀏覽器中打開，找到瀏覽器的"設定"點入，選擇"加到主畫面"即可。

假如你是Iphone手機，建議直接用safari瀏覽器打開網頁後，選擇那個"方塊向上"的圖形點入，選擇:加入主畫面"即可。

假如你在GOOGLE瀏覽器上在登入帳號的狀態下打開GOOGLE表單，是可以在編輯版和瀏覽版兩者狀態下切換自如的喔!但你若從這邊的GOOGLE表單編輯版中，點選"回覆"進入試算表的工作日誌中，只能查看內容無法進行編輯!因你需要在手機中先安裝GOOGLE的試算表APP，才能進行編輯修改! 以上~這篇寫完還真是漏漏長阿!就先以上集做個完結吧關於如何使用日誌中的基本資料做帳款明細，並累計業績資料，就另待時間完成>