標點符號在公文內的運用- 夏老師的部落格

一、專名號及書名號：電腦對於需要使用專名號及書名號，係採用「底線」方式處理，亦即在名稱之下劃「 」或「﹏﹏ · 三、夾註號（又稱「括號」） · 四、頓號 ... Contents... udn網路城邦 夏老師的部落格　（到舊版） 夏老師是一位公文達人，樂於解答網友有關公文的問題！本人從事「文書作業」演講多年，如機關團體邀請本人前往有關「文書作業」相關報告，可先以電郵聯繫，我的電郵是：[email protected]或[email protected] 文章相簿訪客簿 精選 標點符號在公文內的運用 2014/02/1916:30 瀏覽34,558 迴響4 推薦5 引用0 標點符號在公文內的運用 　　國民政府時代，公文沒有標點符號，不但斷句困難，而且可能造成誤解。

因此，現行《公文程式條例》第8條特別規定：「公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。

」 　　標點符號的功用，消極方面可以增加文句意義的明確，而使文章流暢明晰；積極方面能夠表達出文句的聲音、神情及語氣（註一）。

惟公文不同於文章，只要精準表達處理公務的意思，並不要求文字的神韻與氣味；因此，標點符號在公文的運用，與教育部97年12月所編著的《重訂標點符號手冊》（註二），略有不同。

　　行政院《文書處理手冊》對於標點符號的使用，除提供〈標點符號用法表〉（註三）外，僅在第16點「公文製作一般原則」裡，規定：「中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。

」及「阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

」另外，在第34點「閱稿」及第37點「校對」裡，也僅規定：要核對標點符號，是否正確？ 　　許多人製作公文，除了段名（主旨、說明、辦法）之後會使用冒號，項次之下會使用頓號外，其餘大概只會使用逗號及句號。

固然，公文無須傳達情味及聲調，使用「問號」及「驚嘆號」的機會不多，但也不是全然不能使用；至於分號、引號、破折號、刪節號、夾註號…等，均應參考〈標點符號用法表〉的釋例，善加運用。

再者，政府為了適應電腦作業屬性，已於94年1月實施「橫式公文」；加上，公文傳遞已普遍使用網路交換，部分有礙於鍵盤操作或網路傳輸的標點符號，必須略作調整，才能使公文製作更為便利，也才不至於產生傳輸錯誤！ 　　本人自許為「公文達人」，對於部分容易產生混淆的標點符號，應給予適度說明，以為製作公文的參考。

一、專名號及書名號：電腦對於需要使用專名號及書名號，係採用「底線」方式處理，亦即在名稱之下劃「　　」或「﹏﹏」。

當公文透過網路傳輸時，在不同的電腦環境下，有變成亂碼之虞；因此，不建議使用這兩種標點符號。

惟依教育部《重訂標點符號手冊》的規定：書名號可採用「《　》」，書內的篇名可採用「〈　〉」，製作公文當可比照使用。

二、刪節號：刪節號究竟用幾個點？並無明確規定。

個人認為：應以空間是否充足而定，若空間有餘，使用八、九個點，並無妨礙；若空間有限，使用三、四個點，亦可接受。

再者，電腦對於符號，常有「全型」與「半型」之分，併同於中文的標點符號，雖然應以全形為之；但是使用全型刪節號，不僅浪費空間，而且並不雅觀。

因此，建議使用6個半型點（占兩個全型）為最合適。

三、夾註號（又稱「括號」）：公文內，如有譯文且關係重要者，依規定要加註原文，以資對照。

惟當使用夾註號時，究用「全型」或「半型」？亦無明確規定。

為操作便利，建議仍用全型夾註號。

至於譯文內的外國文字，除縮寫（如：ＷＴＯ、ＣＮＮ……等）外，均應以半型為之。

四、頓號：當連用的連接詞，中間用頓號隔開；若有兩個連接詞時，可用「及」字相連，例如：張三、李四，可寫成「張三及李四」；若有三個連接詞時，例如：張三、李四、王五，可寫成「張三、李四及王五」或「張三與李四及王五」。

若有四個以上的連接詞時，例如：張三、李四、王五、趙六，則可寫成「張三、李四、王五及趙六」。

頓號的使用必須特別留心；否則將頓號誤以逗號代替，將會扭曲文中意思。

五、逗號：逗號是最常使用的標點符號，經常看到一段冗長的文字，才用一個逗號，而且「一逗到底」，勢將增加閱讀的困難。

所以，除「文句要讀斷的地方」使用逗號外，句子內語氣的停頓處，也應適時使用逗號；尤其是，用於口頭陳述的「報告」、「說帖」等公文，更應注重停頓的地方。

六、引號：凡「特別著重的詞句」，也可以使用引號，除藉以強調語意外，有時也可以避免誤解。

（註：以前地方政府預算中有清掃月的經費，如不將「清掃月」用引號標示，而逕寫：清掃月經費，將會產生誤解！） 七、分項標號：依照《文書處理手冊》第16點規定：「分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)……」，其中阿拉伯數字應以「全型」為之，至於「(一)」或「(１)」等，原係以半型的夾註號；但為顧及鍵盤操作便利起見，建議仍用全型的夾註號，亦即「（一）」或「（１）」等，另外使用夾註號之後，便無須再使用頓號。

八、教育部《重訂標點符號手冊》另有「間隔號」及「連接號」兩種，製作公文時也可以參考使用。

當提到書名與篇章名、原住民名字、外國人姓名時，均可使用「．」，例如：《史記．孔子世家》、尤哈尼．伊斯卡卡夫特、馬克．吐溫。

當連接時空的起止或數量的多寡時，可用「～」，例如：曾文正公享年62歲（西元1811～1872年）；那簍黃魚每條重約1～1.6公斤。

　　以上所述，乃針對〈標點符號用法表〉不足的部分，加以補充說明，請大家參考使用。

依本人撰寫講稿之經驗，一句話若超過15個字，就可能影響閱讀；此時，運用標點符號將提高可讀性，亦請一併參考。

  註一：見楊遠編著、倪台瑛修訂的《標點符號研究》第3頁。

註二：http://www.edu.tw/files/site_content/M0001/hau/c2.htm 註三：請見：《文書處理手冊》（99年3月版）第64、65頁。

回覆 推薦引用 有誰引用 我要引用 引用網址 列印 全站分類：知識學習｜ 檔案分享 自訂分類：公文製作 上一則：印信管理及使用下一則：感謝狀的製作 你可能會有興趣的文章： 低級錯誤 高普考國文不再考公文 人算不如天算 鵝掌藤 植物界的殺手 第三類公文 4樓. 斌2017/10/2618:11 夏老師您好，打擾您了，以下問題已經困惱我很久了： (第1個問題) 例如：張三、李四，可寫成「張三及李四」。

例如：張三、李四、王五，可寫成「張三、李四及王五」或「張三與李四及王五」。

例如：張三、李四、王五、趙六，則可寫成「張三、李四、王五及趙六」。

請問以上有強制規定最後一個頓號必須轉寫成中文字連接詞嗎？ 如果某一句話裡面全部都是用頓號所組成，而不參雜任何的中文字連接詞，這樣也算是正確寫法嗎？ (第2個問題) 例如：公務人員任用法第2條「公務人員之任用，應本專才、專業、適才、適所之旨，初任與升調並重，為人與事之適切配合。

」 例如：刑法第315-2條第2項「意圖散布、播送、販賣而有前條第二款之行為者，亦同。

」 例如：政府採購法第57條第1項第1款「開標、投標、審標程序及內容均應予保密。

」 請問這些條文內容，如果最後一個頓號沒直接寫明是「或」還是「及」，那要如何判斷條文想表達是「或」還是「及」？ 還是因為它有特殊理由(如：模稜兩可)才不在最後一個頓號使用中文字連接詞？ (第3個問題) 例如：統包實施辦法第4條第1項第4款「屬負責細部設計或供應及安裝之廠商。

」 請問是解釋成下列哪個選項？ A.「細部設計或供應」及「安裝」 B.「細部設計」或「供應及安裝」 (第4個問題) 例如：統包實施辦法第8條第1項第1款「得標廠商之設計應送機關或其指定機構審查後，始得據以施工或供應、安裝。

」 請問是解釋成下列哪個選項？ A.「施工或供應」或「安裝」 B.「施工或供應」及「安裝」 C.「施工」或「供應或安裝」 D.「施工」或「供應及安裝」 可能要麻煩老師指點我的多年疑惑，謝謝！ 敬祝平安喜樂！([email protected]) 第一個問題屬於立法慣用語，並沒有強制規定，若某一句話裡面全部都是用頓號所組成，而不參雜任何的中文字連接詞，也算正確寫法。

第二個問題就是未加任何中文字的連接詞，沒有問題，並非所提：它有特殊理由(如：模稜兩可)。

第三及第四個問題，確實會讓人產生不同的解讀，本人非此專長，恕無非回復；實務上，遇到這種困惑時，有時要看當初立法旨意，才能獲得正確解讀。

夏老師於2017/10/2710:32回覆 3樓. 小年2016/06/1414:47 夏老師您好： 我的主管們時常在文書中使用斜線「/」符號表示「或」、「及」的意思，雖然在英文中「/」的使用十分普遍，但不知是否也可用在中文的正式文書中呢？謝謝老師！ 公文不宜用「/」表示「或」、「及」，而且《文書處理手冊》也未將「/」，列為公文使用的標點符號。

夏老師於2016/06/1418:28回覆 2樓. 小李2014/03/0921:40 夏老師您好, 日前於台北市農會上過您的課,這次我也要參加農會升等考試,有幾個問題想請問您,1.請問一篇作文總需要字數是多少字比較恰當呢?也是根據起承轉合分成四段來寫作比較好嗎? 2.公文考試部分,我見您教材範例中,如:oo縣農會發文字號:ooo字第ooooo...總幹事ooo.. 請問考試時候,我們也是寫ooo...還是需要自己編造日期或是發文字號及寫上總幹事名字呢? 因為我不太確定書寫ooo....是不是會被扣分還是考試這樣寫ooo也是ok?還有例如地址,聯絡方式後面也是空白即可嗎? 先謝謝夏老師您了!                                                                  祝身體健康平安                                                                                                            小李([email protected]) 　　作文字數多少，並不一定；但以考試時間而言（尚須寫一篇公文），能寫600~700字，已經難能可貴；至於段落，以起承轉合四段書寫，算是適當的結構。

有關應試公文，凡人名、地名、數字……等，最好用○○○或000代替，以免被人誤解為「作弊」；所提「地址、聯絡方式」之後，可以使用空白。

夏老師於2014/03/1022:11回覆 1樓. 2014/02/2713:05 夏老師您好! 一、有時撰擬公文，分號會被核稿長官改為逗號。

分號於公文的運用，雖文書處理手冊有提到用於「並列的短句、聯立的復句」，且老師「公文常見的錯別字-統一用語篇」篇亦有說明「其」為代名詞時，前冠分號；但可否請老師就公文寫作實務，有關分號的使用再予賜教提點。

二、我常見同仁書寫公文使用引號的狀況，分享如下： 例：「OOO。

」，OOO 這部分應參照《重訂標點符號手冊》之規範使用，要不然個人覺得看起來挺突兀。

謝謝老師! 瑋宸敬上 　　標點符號旨在提高可讀性，避免因為未用標點而曲解文意，或增加閱讀的難度；所以，善用標點符號，確使文章流暢明確。

至於分號用法中的「聯立復句」，較為難懂，例如：「……….；否則……….」、「因為……….；所以……」就是聯立復句（前句與後句有關聯），以使用分號為宜。

所提：「有時撰擬公文，分號會被核稿長官改為逗號。

」關係不大，因為不用分號，而改用逗號或句號，比較不會影響文意；但「，」及「、」不分，就可能產生不同意義。

　　本人在＜公文常見的錯別字－統一用語篇＞提及：「其為代名詞時，前冠分號」，乃根據立法院所訂《立法慣用語詞及標點符號》而來，可在網路上搜尋，以為印證。

另外，你所見同仁書寫公文使用引號的狀況，如：「OOO。

」，OOO，確實不妥！「OOO。

」之後可直接書寫文字，不必再用逗號。

夏老師於2014/02/2722:23回覆 會員登入 += ※請計算輸入數字 送出迴響 加入好友 推薦部落格 訂閱關注 留言給他 夏老師 部落格推薦：112 等級：8 點閱人氣：6,536,119本日人氣：767 文章創作：842 相簿數：1 輸入關鍵字： 搜尋 prev 5月(2) 8月(4) 7月(5) 6月(6) 5月(6) 4月(4) 3月(5) 2月(5) 1月(6) 12月(6) 11月(5) 10月(5) 9月(5) 8月(5) 7月(6) 6月(5) 5月(5) 4月(5) 3月(5) 2月(5) 1月(6) 12月(6) 11月(4) 10月(5) 9月(4) 8月(6) 7月(6) 6月(5) 5月(1) 最新發表 最新回應 最新推薦 熱門瀏覽 熱門回應 熱門推薦 騎年蓋月 夏老師plus 勘、堪、戡三字的用法 東京奧運的省思 微解封下的九份 低級錯誤 重修國文課 九份與焿子寮 茉莉花 涸轍枯魚 人算不如天算 和平島 愛の祈り 將心輕放，到蘭嶼走一趟(瑀璇) 當下廢除死刑之我見 早安，月亮 情書 搞笑的哈布 《心夏》 緣若不深不要強求 黃金榮景不再 RSS部落格聯播 ▲top 本部落格刊登之內容為作者個人自行提供上傳，不代表udn立場。

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