運用心智圖法，做自己時間的主人

心智圖法（Mind Mapping）專家、台灣博贊中心總經理孫易新說，每個人擁有的時間都一樣，「時間無法管理，要管理的是自己！」一語道破時間管理的關鍵 ... 駱駝mommy部落格 跳到主文 有人告訴我，幸福是可以學習與累積的，首先要做的事是檢視我的幸福拼圖，人際、樂觀、金錢、自我實現，到底是少了哪一塊?知道後，從今天起，每天檢視我的幸福存摺，將不足的幸福貨幣慢慢的填滿。

部落格全站分類：生活綜合 相簿 部落格 留言 名片 Apr16Sat201117:04 運用心智圖法，做自己時間的主人 Mickey Sun.JPG 處於瞬息萬變的資訊時代，掌握「時間」即掌握寶貴資產，尤其是職場新鮮人，又要學習新知、又要完成份內工作，不時還得應付上頭的「臨時交辦事項」，往往忙了一整天不知道在忙什麼，或是下班前發現最重要的事沒有做，怎麼搞的，時間被誰偷走了？ 「沒有人可以偷走你的時間！」心智圖法（MindMapping）專家、台灣博贊中心總經理孫易新說，每個人擁有的時間都一樣，「時間無法管理，要管理的是自己！」一語道破時間管理的關鍵本質。

「TIME」4要點：目標、計畫、管理、執行 孫易新利用英特爾對員工的「TIME」4個要求分析時間運用的重點，亦即工作流程的「目標」（target）、「計畫」（instruction）、「管理」（management）及「執行」（execution）4個環節。

孫易新常看到社會新鮮人，因為溝通不良或是缺乏溝通，以至於雖然花時間求表現，卻屢屢事倍功半，「工作目標是什麼，應該多溝通、再確認。

」如果一開始目標就不明確，便無法根據目標訂出有效而周詳的計畫，工作進程未能有效落實到每月、每週、每天。

孫易新表示，計畫訂得太概略、粗糙，執行時會無所適從，但如果規畫得太細瑣，也是無謂的浪費時間，「原則是到『可執行』的程度。

」 訂出計畫後，還必須做好管理。

首要是準時，規畫好的工作，如果沒辦法準時開工、完工，不僅延誤到該項工作，亦可能造成他項工作的連鎖反應。

孫易新個人的要訣則是將完成時間訂得比期限（deadline）早一點，預留時間以應不時的變化或修改。

相反地，如果工作有銜接性，前端作業尚未完成，自己卻開始做後面的工作，最後可能因為銜接不上而必須修改，徒然浪費時間，所以團隊溝通也很重要。

孫易新並提醒養成「物歸原處」的習慣，管理好自己的桌面及檔案櫃，小小動作卻帶來不小效益，「如果老是在找立可白、雙面膠，不是很浪費時間嗎？」 最後，孫易新認為執行要講究方法，不只是照表操課。

管理是一個滾動的模式，不論在工作的規畫或執行階段，每一個階段都可以運用這4項要點，他並建議，運用心智圖法設定目標、訂立工作計畫，並協助執行更有效率。

找出「心」的時間地圖　樹狀呈現一目瞭然 心智圖法是由英國心理學家東尼博贊（TonyBuzan）於1970年代發明，以畫出實體的心智圖（MindMap）方式，運用圖像幫助思考，除了展現關連性及分類、分析等意涵，也可應用於企畫、創造、學習或記憶，目前香港的小學中國語文科已指定心智圖法為教學的思考引導模式。

孫易新表示，心智圖以樹狀結構為主、網狀脈絡為輔，建構分類與階層化的思考，可做到「一頁掌握全貌」（onepagecontrol）。

孫易新以規畫自己的一週行事曆為例，先設定中心點為某年第幾週，接著往4方擴散畫出會議、教學、休閒、課程規畫等大類別，在每個類別盡可能寫出相關的事項，譬如會議這條線延伸出去有例行性業務會議、教學會議，教學則可能有創新的課、問題分析的課，課程規畫則延伸出不同班別的課程規畫內容，休閒活動也許是去健身房做運動……，要訣是先不管時間的次序，寫出每件事的關鍵字即可。

列出所有事項後，才開始考慮時間的因素。

已排定的行程先列入行事曆（如outlook），再思考未排定的事情如何安排至剩餘的時間。

相較於條列式的方法，依照星期一、星期二的時間次序構想，容易產生心理壓力，以致思路受阻，孫易新認為心智圖法最大的好處即是符合大腦分散式、跳躍式思考的習慣，較不會有所遺漏，又有系統化的效果。

由於心智圖是圖像化的圖，使用者還可以畫插圖、設計圖示，用以標示事情的類別或重要性。

例如區分所謂的「必須做」（mustdo）及「可以做」（nicetodo）的工作，如此，當臨時有其他工作插入時，看看當天的工作表，哪些是「必須做」、哪些是「可以做」，在圖示的標示下一目瞭然，易於調配時間。

孫易新提醒，一開始畫心智圖，可能會塗塗改改，甚至最後必須重畫一張才比較清楚，但這都是自然的過程，他鼓勵初學者手繪，藉著刺激手部的末端神經，還可收激發創意及增強記憶力之效。

4象限法規畫優先順序：刪除「不重要不急迫」的事 畫出心智圖之後，孫易新建議接下來可運用美國知名管理學家柯維（StephenCovey）的「4象限法」來規畫事情優先次序，也就是從重要且急迫的事項先做，然後依次是重要不急迫、急迫不重要的工作，至於不重要不急迫事項，「就果斷的刪除吧。

」 孫易新更進一步結合運用不同價值的零碎時間，舉例如下： 已排定的行程之中如有空檔，是可預期、可安排的時段，可以事先規畫用於處理重要且急迫的事情； 如果是隨機、偶發出現的零碎時間，由於沒有充分的心理準備，不適於下重要決定，為了避免倉卒之間犯下致命錯誤，最好將零碎時間用來處理急迫但不重要的事情； 重要但不急迫的事項，孫易新建議，必須另外安排一段完全不受干擾的時間專注處理。

沒有任何一段時間是不能產生價值的。

孫易新以自己的經驗舉例說，當2003年亞洲地區SARS肆虐，導致企業內訓暫停、招生業績也陡然滑落，他卻得以利用時間整理教學內容，並翻譯心智圖法相關書籍，「時間不在於長或短，每一分、每一秒都要珍惜，在高效率時刻，做高效率的運用。

」他說。

或許有人每天睜開眼就一頭栽進忙碌的行程，根本無暇規畫，孫易新卻認為規畫是必須投資的時間成本，是「花小時間創造大效益」。

每天下班前5分鐘，思考隔天的工作；每週五下班前10到15分鐘，回顧一下月計畫表，統整當週的工作進度，並思考下一週的工作，便可避免星期一早上當4、5個小時的無頭蒼蠅。

孫易新感嘆，「事情那麼多，生命那麼短。

」利用心智圖時時「盤點」自己的工作，以週、月或年為單位定期規畫，訂出可行的完工日期，搭配適當的休息時間，才能工作得沒有壓力，又做出品質。

正如彼得．杜拉克在《有效的經營者》中提到，效率是一種習慣，成為有效的經營者，首要練習：有效的管理時間！ *避免干擾6訣竅 來自客戶、老闆或同事的「干擾」，是最常見消耗時間的隱形殺手，如何有效溝通而不受無謂打擾，以下是孫易新的建議：需要與同事溝通時，站著談或者主動到對方座位商談，能有效縮短談話時間。

同事要求幫忙，而自己無法分身，委婉說明，或請同事稍等，等自己忙完再協助。

無論如何別勉為其難，懂得適時拒絕，以免誤人誤己。

需要溝通多個問題及程序時，先整理成e-mail傳給對方，預估對方處理時間後，以即時通訊（例如MSN）追蹤事情進度，避免應酬話及聊天。

想結束通話，而對方欲罷不能時，撥電話給自己，鈴聲響起，告訴對方必須接另一通電話；或是預告自己手機快沒電了，然後在自己說話時掛掉電話。

關掉手機及MSN，或至少將手機轉靜音，待處理完手邊的事後，再一一回電。

如果可自由離開辦公室，乾脆離開辦公室找個咖啡廳安靜處理。

*時間管理禁忌 早上進公司，才開始計畫一天的工作。

東做做，西做做，每件事都做一半。

不懂「抓大放小」，被瑣事絆住，或因苛求完美，浪費無謂時間。

桌面亂糟糟，找東西永遠得翻箱倒櫃。

不敢對人說「不」，結果都在為人作嫁。

不敢請求別人協助，致工作無法準時交付。

沒有設定完成日期，致無限期延宕。

不敢做決定，事事請示，致工作永遠無法結案。

事必躬親，不放心授權給部屬。

有些會議其實可以不必開，而以電話或e-mail即可處理。

只工作，不休息，會讓你更容易疲勞。

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