10 個Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間 - 電腦玩物

如果一個團隊工作不只要安排出進度時間，還希望可以在日期到達前進行多人討論分享，那麼用Google 活動建立小團隊事件，讓事件同步到Google 日曆上就是一個好方法。

小結：. 跳到主要內容 10個Google日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 10月18,2014 Google日曆是目前最多人使用的免費、雲端行事曆服務之一，尤其當需要在電腦、手機、平板等不同裝置同步自己的行程時，Google日曆是一個最好的「湯底」，把行程都儲存在Google日曆來方便在不同地方獲得自己的行程，例如各式各樣的行事曆App中：「從時間管理情境推薦8款Android行事曆App比一比」。

不過，對很多朋友來說，可能也會覺得Google日曆乍看之下好像很簡單，甚至太過陽春，所以當湯底很好，要真的煮成一鍋料理，或許還需要其他工具的幫忙，例如雖然湯底在Google日曆，但是平常管理時卻在功能更豐富的Sunrise中料理行程。

然而Google日曆真的像外表看起來的一樣這麼陽春嗎？ 其實不是，在Google日曆樸實無華的功能中，擁有很多最佳化個人行程，增加團隊合作效率的隱藏功能，只是我們不一定會發現。

所以今天這篇文章，要從我長期使用Google日曆，並且真的主要在Google日曆上完成進度管理的經驗，跟大家分享那些Google日曆中的隱藏功能與應用情境。

2014/11/4補充：新版Google日曆App概念：全新Google日曆App將重新定義你的智慧型行事曆 2015/1/28補充：我在Google日曆上的專案管理思維：心得與方法分享  2015/2/12補充：Google開發Google日曆Chrome小工具2.0大更新！ 2015/3/10補充：用Google日曆打造完美課表：滿足老師學生10大需求 2015/7補充：實作進攻型行事曆：學會留時間給自己的進度排程心法 2015/12新增：Google日曆App全新待辦事項清單的7大特色解析 2016/4新增：幫你成為更好的人！Google日曆自動為夢想找時間 2016/4新增：10步驟將GoogleDrive整合日曆建立強大的會議系統 2016/6/2新增：Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學 2017/6/7新增：用Google日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧 兩年多前在電腦玩物寫完「Google日曆最佳化：在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程」一文後，一來時間久了、功能更多了，二來我自己的時間管理想法、方法也有改變，所以今天想要從活用Google日曆隱藏功能的角度，重新分享我自己怎麼最佳化Google日曆行程管理的方法。

1.聚焦當下：把過去的活動暗化 Google日曆上排滿了行程，但是逝者已矣，來者可追，我們應該聚焦在現在與未來的行程，讓過去的行程留下備查的紀錄即可。

要怎麼在GoogleCalendar上展現這樣的視野呢？ Google日曆中可以暗化我們過去的行程安排，於是就讓今日與未來的行程在日曆中看起來「發亮」，從而在檢視日曆時，總能先聚焦在當下。

只要進入你的Google日曆一般設定中，就可以找到活動暗化處理的選項。

2.適合你的工作週期：設定顯示的週數期間 每個人的工作型態可能有不同的「進度週期」，而我們其實是依照自己的進度週期在規劃工作。

例如記者要執行一個專欄企劃的週期可能是一個禮拜，我會在一個禮拜內完成發想、研究、採訪、寫作工作。

但是老師要完成每一次課程規劃的週期可能是兩個禮拜，這個禮拜就要開始為下個禮拜的課程做好準備。

依據我們不同的工作週期，可以在Google行事曆上設定我們慣用的「工作區間」。

例如我現在把我的工作區間設定成三週，每次打開日曆我可以查看前一週完成的進度，執行這一週的計畫，並且準備下一週的資料。

如何設定？請參考「GoogleCalendar日曆自訂檢視」教學。

3.知道時間是有限的：加快會議進行 開會是必要的，但開會的目的是決定下一步行動，所以應該幫會議制定很明確緊張的時間安排，讓我們在討論時可以就事論事，透過時間的緊張感來減少岔題的散漫，以制定接下來的任務為首要目標。

Google日曆有一個很不錯的設計就是「少10分鐘的會議安排」，每一次當我們想要安排一個小時會議時，Google日曆自動把時間設定成50分鐘，這提醒了我們時間的寶貴、緊湊，也預留了讓我們不會把時間擠爆的空檔。

你可以在Google日曆一般設定中，找到「預設活動持續時間」，試試看不要把時間排滿，反而讓你工作更有彈性，也工作更有效率。

4.留給自己多少時間？隱藏凌晨與深夜時段 你會在凌晨或深夜時間安排工作嗎？除非不得已的原因，例如你的客戶在國外就是要深夜上線，要不然一開始就給自己一種：「反正正常時間做不完，我可以晚上再做」的彈性，那麼我們就很容易鬆懈，真的把更多事情留到晚上做。

所以更好的做法是，一開始嚴格規定自己晚上時段不要安排事情，這樣反而幫自己留下餘裕（延伸閱讀：PIANO慢慢來，義大利口頭禪教我的五個工作哲學）。

這也是我常常說要給自己留下「神聖時間」的時間管理關鍵技巧，而在Google日曆裡，可以預先設定好把晚上時段隱藏起來，這樣再安排時間時，就可以先不考慮這些神聖時間（當然，硬要安排進去行程也依然可以）。

如何隱藏？可以參考「隱藏Google日曆凌晨深夜工作時間」的教學。

5.幫大家準備好資料：加入Google雲端硬碟檔案 在「一人之力為什麼可以有團隊之效」的文章中，我分享了自己Google為圓心的工作策略，因為Google各服務之間是連動的，所以可以把我們的不同工作串連起來、整合在一起。

例如當我在Google日曆中邀請夥伴在下週參與一個會議時，我可以在Google日曆裡「直接插入」來自Google雲端硬碟的檔案、文件，提供他們下週會議需要的資料。

大家的行事曆都是同步的，於是當我這樣做時，夥伴的行程裡就會出現我提供的文件資料，而且來自同步更新的Google雲端硬碟，我也就省下還要用郵件反覆溝通的時間，又確保大家都看到檔案，都會在會議前獲得準備好的最新資料。

在Google行事曆中的「研究室」中，開啟「活動附件」功能，就可以讓你在編輯行程時，增加一個「附件」的選項，這個附件可以讓你連結GoogleDrive中的文件，同步分享給你邀請的夥伴。

  6.會議室不一定要在辦公室：加入Hangouts視訊會議 同樣的，會議不一定要在實體的會議室開，如果夥伴之間不在同一個辦公室，我們可以利用GoogleHangouts來進行10人以內的免費視訊會議。

而當在Google日曆中安排了一個會議行程時，我可以在這個行程裡直接插入Hangouts會議邀請，這樣一來當會議時間到達時，每個人都會收到通知，並且可以直接打開行程裡的連結，加入Hangouts雲端視訊會議。

相關操作的教學，可以參考我的另一篇文章：「GoogleHangouts即時通更適合工作溝通的9個好理由」。

7.待辦處理郵件：插入Gmail郵件工作表提醒 我們甚至可以用Google日曆來管理Gmail裡的郵件，當收到不需要當下處理，而是下週要提醒我處理的郵件時，我會把這封郵件「插入」Google日曆中，這樣到了下週，就可以在行事曆上看到這個郵件處理提醒。

要怎麼做到呢？其實就是利用Gmail裏的Google工作表，把待辦郵件加入你的Google工作表，並且設定日期，他就會出現在你的Google行事曆上。

相關教學可以參考「GoogleTasks工作表的10個待辦事項管理方法心得建議」一文。

8.更多元的生活時間管理：顯示農曆 在很多人的日常生活中，農曆都是一個重要的需求，很多我們的習俗儀式，需要透過與農曆日期的搭配來行動。

而這時候在網頁版的Google日曆中，其實可以直接顯示農曆日期與節氣。

相關教學可以參考我的這篇文章：2014行事曆台灣假日與農曆新增Google日曆、手機完整教學。

9.減少多餘與錯誤的溝通：查看雙方是否有空 團隊合作裡，每個人的工作時間不同、任務安排不同，有空的時間也不同，這時候當需要一起合作時，如何更有效率的、更準確的知道彼此有空的時間？ Google日曆提供了多種「交換彼此有空日期」的方法，對於要約開會時間，安排共同活動是一個有效的工具，而且雲端即時同步，可以即時看到彼此真的有空的空擋，反而避免了互相詢問時可能遺漏誤記等風險，可以更確實地做好多人時間安排。

完整的步驟教學可以參考電腦玩物「不再約錯時間！如何從Google日曆即時確認對方有空」一文。

10.可以當作討論區的行程：Google活動與Google日曆 有一個大家比較少用的功能也可以跟Google日曆整合，那就是「Google活動」。

前一陣子去意大利旅行時，我把旅遊行程設定成Google活動，然後邀請同行者加入，在Google活動中可以像是討論區一樣討論行程，並且旅遊後可以在Google活動裡一起上傳照片。

但是Google活動最棒的就是會同步到Google日曆上，哪一天的活動就會出現在那一天的行事曆，並且連結到Google活動的討論區、照片上傳區。

如果一個團隊工作不只要安排出進度時間，還希望可以在日期到達前進行多人討論分享，那麼用Google活動建立小團隊事件，讓事件同步到Google日曆上就是一個好方法。

小結： 以上，就是這幾年來，我在使用Google日曆時會運用的10個進階功能，善用他們，就可以在時間管理上幫我們更有效率，團隊溝通更便捷，也就幫我們偷到更多自己可以運用的時間。

如果你還想瞭解更多Google服務的運用進階技巧，歡迎參考我在電腦玩物撰寫的系列文章： 活用GoogleDrive雲端硬碟12個激發工作潛能技巧教學 10步驟改造Gmail信箱當個人時間管理與工作排程系統 Gmail,Google日曆,Evernote短中長期專案時間管理心得 轉載本文請註明來自電腦玩物原創，作者esorhuang（異塵行者），並附上原文連結：10個Google日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間 文章分類： 行事曆同步 時間管理 資訊管理與網路工作 Google日曆 Googlecalendar EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 henlih2014年10月20日上午10:45自定檢視真是太棒了！回覆刪除回覆EsorHuang2014年10月20日中午12:17可以讓日曆完全符合自己的工作周期刪除回覆回覆回覆Unknown2014年10月22日下午4:49great!!!回覆刪除回覆EsorHuang2014年10月22日下午6:16感謝你^^刪除回覆回覆回覆VERYditto2014年12月20日上午11:46outlook怎麼跟它互通？謝謝回覆刪除回覆VERYditto2015年1月17日上午9:03真的沒人回應，，好冷？刪除回覆回覆EsorHuang2015年1月19日上午11:14這部分我也沒有特別去研究^^刪除回覆回覆回覆Unknown2015年1月7日下午1:56您好:使用Google日曆，有問題請教想要在我的日曆之中的＂生日＂編輯與新增，如新增結婚紀念日，或父母親的生日。

但都不是Google+社交圈成員，或Google聯絡人，要如何才能新增非Google使用人的生日，與特殊紀念日和其他活動日期。

謝謝！回覆刪除回覆EsorHuang2015年1月7日下午4:23對方不一定要是google使用人，只要你把他的資訊加入你的google聯絡人即可，對於特別重要的人，我則會親自把生日，或是特別紀念日，手動加到自己的日曆（設定每年循環即可）刪除回覆回覆回覆aca1682015年2月24日上午10:05作者已經移除這則留言。

回覆刪除回覆回覆aca1682015年2月24日上午10:08請問：我在某日輸入「104年8月1日退休生效統一受理收件案」這句，儲存後，它都會自動把前面的數字變成時間，成為---------「13：04年8月1日退休生效統一受理收件案」要如何設定不要自動改變，謝謝！回覆刪除回覆EsorHuang2015年2月24日上午11:21他不能判斷民國的年份，所以無法使用這樣的命令來設定喔刪除回覆回覆回覆十一2015年5月27日晚上7:01您好，我新建立一個行事曆，想跟學校同事分享網頁版運作正常可以看得到，但他的手機愛鳳內建的日曆無法顯示，我的HTC本來也不行，但後來摸一摸可以。

不知版主有沒有遇到這個問題。

可以不再下載Google日曆但在手機原建的app日曆還是看得到回覆刪除回覆EsorHuang2015年5月28日上午11:23我很少用手機內建日曆XD因為Google日曆App比較好用，所以這一部分我還另外找時間研究看看刪除回覆回覆匿名2016年3月12日晚上9:05http://iphone4.tw/forums/showthread.php?t=159288刪除回覆回覆回覆Unknown2015年8月2日晚上7:28您好，我在google新建一個行事曆共享用的，發現只有四個權限可以用。

前面二個都可以改行事曆的內容，即使不是自已發的也可以改。

第三個可以看到詳細內容但不能發佈新活動，最後一個只能看到標頭。

但目前需要的是「可以發布但別人不行改動內容。

」好象沒這權限?回覆刪除回覆EsorHuang2015年8月17日清晨6:07意思是任何人都可以發布，但是經B發布的內容，A和C就不能改的意思嗎？如果是這樣似乎沒有這個權限選項刪除回覆回覆回覆祐祐ㄦ2015年8月19日凌晨12:34站長您好：不好意思,想請問幾個問題我目前使用的是htcm7如果我沒記錯,以前google日曆都可以顯示在解鎖畫面中為什麼現在都不會顯示了呢?另外除了日曆之外能顯示google的待辦事項嗎?或是有其他app能顯示的嗎?以上幾個問題麻煩您撥冗回覆了謝謝:)回覆刪除回覆EsorHuang2015年8月19日上午9:16這應該是HTC內建設定的問題，可以進入你的個人化設定或解鎖畫面設定找找看有沒有開啟相應的資訊顯示功能或者就是要使用這類App替換解鎖畫面：http://www.playpcesor.com/2013/05/dashclock-widget-android-42.html刪除回覆回覆祐祐ㄦ2015年8月24日上午10:24好的謝謝站長:)刪除回覆回覆回覆Unknown2015年11月12日清晨7:37之前輸入Google日厝的資料不見了，如何可找回？？回覆刪除回覆回覆Unknown2015年11月30日晚上10:32您好，因工作需求時常會在google日曆排程上打上數字，但它總是會自動把數字換算成時間，請問要怎麼去設定讓它不要自動轉換成時間呢？回覆刪除回覆EsorHuang2015年12月1日上午9:34這一點我也有時候會感到困擾，這時候只好捨棄快速新增，進入進階編輯模式來修改刪除回覆回覆我是英賓2019年12月20日上午9:49過了那麼多年還是一樣！看來是無解了...刪除回覆回覆回覆Unknown2015年11月30日晚上10:32作者已經移除這則留言。

回覆刪除回覆回覆深色梧桐2016年2月26日清晨5:31請問站長,我想從Google日曆中,設定gmail的連絡人生日能在日歷中顯示,可是"瀏覽更多有趣的日曆"裡,沒有"聯絡人生日及活動"這一項.是我的版本的關係嗎??回覆刪除回覆回覆匿名2016年12月13日中午12:38請問如果不小心開啟日曆的自動翻譯功能，要怎麼關掉呢?回覆刪除回覆回覆士銘2016年12月18日晚上9:52請問站長，我的日曆未與人共用，但每個月都莫名其妙被加入一大堆散步跟學習英文等行程，刪了又來，非常擾人，請問該如何處理？回覆刪除回覆EsorHuang2016年12月19日上午10:46會不會是您之前在Android上的Google日曆有設計過「目標」這個功能？可以把持續循環的目標刪除，可參考：http://www.playpcesor.com/2016/04/google-calendar-goals.html刪除回覆回覆士銘2016年12月19日下午5:58感謝，我不記得有用過這個功能。

但還真的找到循環的目標，太謝謝您了。

刪除回覆回覆回覆匿名2017年12月21日下午4:37請問，想要在手機上使用Google行事曆一定要登入整套Google帳號嗎？如果我只想要接收行事曆，不想連結Gmail和Drive是可行的嗎？(例如有AB兩個帳號，A為私人帳號綁定安卓手機所有功能並且都有使用，B為工作帳號，只想接收行事曆)回覆刪除回覆回覆Unknown2018年4月18日上午11:14不好意思我在網站上嵌入google日曆但我不知道要如何去抓到它是哪一個日期如使用者點選4/18我要如何抓到他點選4/18的資料回覆刪除回覆回覆Unknown2018年9月4日凌晨4:23請問手機上APP只會顯示最近兩年的行事曆？有甚麼辦法可以都顯示？目前手機上2016年都是空白，電腦版卻可以看到..回覆刪除回覆回覆Unknown2018年11月26日上午9:24google日曆搭配Googleassistant語音記下行事例時，它的預設提醒是：30分鐘前以簡訊提醒，問題是這個功能早就取消了，變成這個行事例並沒有提醒，是否能把預設提醒改成立刻(就是設定的時間當下)，這樣Googleassistant語音助理才能發揮更精確的作用回覆刪除回覆回覆Unknown2019年2月18日下午5:30您好，我試著讓對方也能看到我設定的日曆名稱(例如廚房小組)，但是我的日曆ID無法設定，對方看到的日曆名稱總是我的一大串信箱，我該如何設定?謝謝回覆刪除回覆回覆SUSKY2020年11月1日下午5:10您好，我設了行程時間，按了儲存後為什麼時間會主動往後加了3小時?回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

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雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

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今天這一篇文章，要分享另一個相輔相成的概念：「原子筆記」，掌握住你需要的筆記的原子單位，才不會寫出太過分散，或缺乏彈性的筆記。

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而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

瀏覽簡介 解答時間管理為什麼做不到的難題 讓時間聯合起來幫你 網誌存檔 2022 38 三月 12 二月 12 一月 14 2021 166 十二月 12 十一月 13 十月 14 九月 13 八月 16 七月 21 六月 15 五月 15 四月 10 三月 11 二月 12 一月 14 2020 210 十二月 12 十一月 16 十月 21 九月 19 八月 17 七月 20 六月 19 五月 18 四月 18 三月 17 二月 16 一月 17 2019 226 十二月 18 十一月 18 十月 16 九月 16 八月 17 七月 18 六月 19 五月 19 四月 22 三月 21 二月 20 一月 22 2018 331 十二月 21 十一月 27 十月 23 九月 20 八月 18 七月 21 六月 27 五月 30 四月 35 三月 34 二月 31 一月 44 2017 515 十二月 37 十一月 35 十月 39 九月 46 八月 43 七月 43 六月 51 五月 58 四月 37 三月 41 二月 41 一月 44 2016 496 十二月 45 十一月 38 十月 40 九月 42 八月 42 七月 48 六月 36 五月 39 四月 35 三月 43 二月 47 一月 41 2015 531 十二月 45 十一月 46 十月 48 九月 39 八月 39 七月 43 六月 43 五月 39 四月 40 三月 56 二月 42 一月 51 2014 520 十二月 43 十一月 40 十月 45 傳說的GoogleStars登場！Chrome書籤管理聰明版 Camera51自動自拍神器，免遙控免按鈕抓好角度就拍 GoogleFit推出！自動計步器App他來自Google出品 [教學]讓GoogleNow追蹤NBA最新賽季最愛球隊比賽 [教學]GoogleHangouts撥打電話到25國第1分鐘免費 TheSilentAge每個人都有一次拯救或毀滅世界的機會 Android最快桌面便利貼App可同步EvernoteOneNote LINE旅遊大亨：超快節奏比大富翁更好玩的新大富翁 完全解密GoogleInbox！十大功能改造Gmail實測教學 Google表單自動關閉回覆教學：時間人數到達就過期 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