沒有白開的會議！五種常見會議以及會議紀錄技巧（提供會議 ...

了解會議紀錄四個主要目的，並應用於五種常見會議形式 ... 上一篇我們談到會議的7 個技巧，其中一點便是「記錄會議」。

然而，光是會議就有許多不同的 ... > Home高效能工作管理工作效率與職場生活沒有白開的會議！五種常見會議以及會議紀錄技巧（提供會議紀錄範本） 五種常見會議以及會議紀錄技巧(攝影師：JuliaMCameron，連結：Pexels) 沒有白開的會議！五種常見會議以及會議紀錄技巧（提供會議紀錄範本） 了解會議紀錄四個主要目的，並應用於五種常見會議形式 LastupdatedOct25,2021 Share 線上會議效率不佳？7大線上會議技巧，解決遠距協作煩惱 上一篇我們談到會議的7個技巧，其中一點便是「記錄會議」。

然而，光是會議就有許多不同的類型、時間可長可短，到底該如何記錄呢？ 別把自己當機器人，了解會議紀錄的四個目的 既然已經有了逐字稿的紀錄工具（GoogleRecorder、雅婷逐字稿），千萬不要把自己當機器人，只是將會議紀錄逐字打出！ 一方面，浪費了你（會議紀錄人）的時間；二方面，其他的參與者、事後閱覽紀錄的成員，也會因為找不到重點，而放棄閱讀。

身為會議的紀錄人，你應該先了解會議紀錄的四個重要目的： 作為會議決議結果與證據 擬定下一步計劃的參考依據 作為專案追蹤、待辦事項紀錄 知識、經驗的儲存、傳承 並依據不同的目的，進行會議記錄。

下方我們透過5種常見的會議，說明會議紀錄的應用、以及需注意的記錄細節。

五種常見會議紀錄應用 1.例行回報會議>>>作為專案追蹤、待辦事項紀錄 –會議目的：更新各部門、各職位近況，使「資訊同步」。

– 會議紀錄重點：目前各部門（職位）成果、「下一步行動計畫」。

若以部門例行會議而言，會議紀錄的重點在於使「資訊同步」，減少各部門本位主義的狀況，也追蹤前一次的任務分派是否完成，以及是否有需要討論的地方。

會議紀錄的方式，不一定是交由一人紀錄，可以透過「文件共同編輯」的方式，讓部門自行填寫工作進度、下次會前的待辦任務，最後在時效內交由主管確認。

[點擊查看]例行回報會議：會議記錄範本 2.資訊分享會議>>>知識、經驗的儲存、傳承 – 會議目的：單向資訊傳達、知識紀錄，包含教育訓練、公告布達 （例如：重要公告事項、新功能發布、產品技術教學、知識傳遞） – 會議紀錄重點：簡報分享、問題記錄、知識儲存 此會議偏向單向資訊傳達，我們以線上教育訓練會議為例。

在會議前我們可以提前將會議會用到的簡報，分享給參與會議的成員，請他們先看過並預先列出問題。

在進行會議記錄時，把常出現的問題記錄下來，作為下次訓練的提醒事項。

同時，也要紀錄此次教育訓練時，使用設備、訓練方式、說詞需要優化的部分，並備著優化方式。

未來要在進行類似的教育訓練時，便可以快速參考前一次經驗。

[點擊查看]資訊分享會議：會議記錄範本 3.決議會議>>>作為會議決議結果與證據、擬定下一步計劃的參考依據 –會議目的：定下結果，決定後續行動。

– 會議紀錄重點：參與成員、決議結果、偏好順序、投票結果、評估原因。

紀錄的重點會擺在「哪些參與人」、「決議的結果」、「決議的評估因素」、「下一步行動」。

作為未來有異議的成員、後續執行者參考資訊。

[點擊查看]決議會議：會議記錄範本 4.解決問題會議>>>擬定下一步計劃的參考依據 – 會議目的：釐清問題、有效討論、集思解決辦法。

– 會議紀錄重點：問題本身、後續行動、尚未解決的問題。

若這個問題需透過會議討論來解決，想必一定不是那麼容易能找到解方。

因此，在會議開始前，就應該提供資訊給參與的成員，讓大家能先搜尋資料、思考辦法，而非在會議中才開始進行初次思考。

這時會議紀錄的重點便會擺在事前問題資訊提供、討論後的解方、執行人。

若沒有一個決議，可以先列出此次討論可能的解決辦法、無法找出解決辦法的原因、下次討論的時間資訊。

讓會議紀錄，可以成為後續行動的依據。

[點擊查看]解決問題會議：會議記錄範本 5.創意發想會議>>>知識、經驗的儲存、傳承 – 會議目的：集思廣義、互相激盪、創意發想。

– 會議紀錄重點：成員發想成果。

創意發想會議，不一定是要一個結果，而是藉由討論激發更多的想法、創意。

要一一記錄會許會十分困難，而且事後回顧不一定能明白其邏輯。

這邊推薦兩種方式，一種是在所有討論後，記錄認為後續有執行可能的想法、或是待討論的想法，另一種是可以使用心智圖，簡單地用關鍵字，描繪在發想的想法，讓邏輯更清晰明瞭。

利用心智圖，紀錄創意發想會議中的想法，使邏輯、脈絡都更加清楚（截取至JANDICoggle討論紀錄） 其他會議紀錄技巧以及注意事項 –會議紀錄命名 38小時（約等於一周工時），是你一年浪費在找尋錯置檔案的時間。

—BrotherInternationalCorporation 好的會議紀錄命名，可以協助團隊中的他人「迅速地找到所需要的記錄檔案」。

建議公司一開始就將命名規則制定好，使檔案命名資訊能統一，一方面會議記錄成員在便不需花費時間思考標題命名，二方面其他成員也能依循公司的命名思路，更快速、有邏輯的找到檔案。

舉例而言： [會議隸屬專案、部門]—[會議主題]—[會議內容關鍵字]—[會議時間] –會議紀錄儲存 會議紀錄除了是協助缺席的成員，了解會議的內容；也是後續執行的參考重要依據。

建議大家將會議紀錄儲存於能「永久儲存的雲端資料庫中」，例如十分普及的GoogleDrive、Dropbox，或是像 JANDI 這類能永久保存檔案的企業協作軟體中，而非直接丟上LINE等有期限的檔案儲存通訊軟體。

否則辛苦記錄的會議，時間一到，便會自動歸零。

另外，建議公司一開始便可以定好檔案儲存的位置，才不會東一個西一個，尋找更困難。

JANDI的做法：直接將會議記錄存於軟體內的雲端中，永久保存會議記錄，需要時便不怕檔案過期、遺失。

讓公司的知識得以延續、傳承 組織中最重要的要素，除了「人」之外，便是「知識」（包含了公司的技術、經驗等）。

而會議紀錄，便成為延續公司知識、經驗的重要參考、重要依據。

了解每個會議的核心目的，提前思考紀錄的要點，能讓你在記錄時更輕鬆，並且有效協助到缺席的成員、以及後續的執行細節。

如果你是會議記錄的新手，建議可以先參考上列五種常見會議紀錄的範本，並且思考符合公司的記錄方式。

如果你有更多的想法，歡迎留言和我討論。

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