整天開會，是華人職場的爛文化！沒做這3件事，再多會議也 ...

開會，真的是工作中最煩人的事情。

耗費的時間長，討論出的結論卻屈指可數。

到底該怎麼讓會議變得有效率？ 讓與會的人不再只是覺得被浪費生命？ Togglenavigation 錢管家 最好的智能理財一站式平台 投資 首頁 記帳 保險 繳費 訂閱專區 Money錢雜誌 新手導航 登入 |註冊 VIP開通 首頁 投資自己的腦袋 小 原 大 分享   【編聊邊看，我想讓你知道的是】 對很多上班族來說， 開會，真的是工作中最煩人的事情。

耗費的時間長，討論出的結論卻屈指可數。

到底該怎麼讓會議變得有效率？ 讓與會的人不再只是覺得被浪費生命？ 看看日本專家怎麼說。

  繼續看下去...   (贊助商連結...)   文/石田淳   上司與部屬明明都很忙， 還是得停下手邊的工作， 全部到會議室集合。

你是不是也每次開會 就感到焦躁煩悶呢？ 「討論一直在繞圈子，到最後都沒有結論。

」 「叫年輕同事發表意見，總得不到有用的回答。

」 「話題一直偏離主題，會議結束也沒有任何收穫。

」 「評論部屬報告時的語氣稍微重了一點， 氣氛就凝重得像守靈一樣。

」   想要減少會議上的焦躁情形， 請先嘗試以下三件事：   ❶把當天會議的主題 與目標寫出來 為了避免耗費時間也得不出結論， 或話題東拉西扯， 最重要的是讓所有參加者具體了解 「會議的主題」與「當天會議的達成目標」。

● 會議主題 例：籌備新產品發表會 ●本日目標 例：決定當天的節目／ 決定邀請名單與邀請函文案／ 確認租借的器材／ 開場影片二選一 ● 如果是長期企畫的中間階段，就要設定最終期限 例：發表會舉辦日＝11月15日   建議各位如以上所示， 先以具體的表達方式寫在白板上， 讓所有參加者開會時， 視線隨時都能看到這些文字。

  ❷決定時間分配 迎新儀式或誓師大會等公司的活動、 研修會或研究發表會、 為顧客舉辦的聚會等， 有人潮聚集的活動，一定會做好時間分配。

因為時間有限， 在這段時間內想要執行幾項內容， 當然要針對各項內容分配時間， 例如「這一項十分鐘」、「這裡二十分鐘」。

不過，不知道為什麼有那麼多公司平時開會時， 卻不會分配時間？導致以下情況不時上演： 「今天的會議希望能做出四項決定， 到最後卻一個也沒決定。

」 ●課長布達：三分鐘 ●業務部報告：二十分鐘（四分鐘×五人） ●Q&A：十分鐘 ●討論新產品名稱：二十五分鐘 ●總務布達：兩分鐘 例如時間分配如上， 像❶的會議主題和目標一樣， 清楚寫在白板上， 提醒所有成員在規定時間內討論， 會議就能順利進行。

分配時間時， 如果無法在規定時間內討論完所有事項， 表示會議時間對於議事內容而言並不足夠， 可以考慮採用具體的解決方案， 例如「部分內容留到下次開會再討論」、 「延長會議時間」等等。

  ❸不開不必要的會議。

想要與所有成員共享資訊及交換意見， 唯一的方法就是決定好時間與地點， 將所有人聚集在一起。

過去的時代確實如此， 不過，現在已不同以往。

只要使用企業內部網路或「商務聊天」 （BusinessChat）等工具， 就能達到以下目的： ●上司一次對所有成員下達指令。

●所有人可以讀取成員的意見。

●針對各項課題建立群組，分組討論意見。

●可以共享Word、Excel、圖片 與PDF等各種資料與檔案。

這類工具除了電腦以外， 也能在平版電腦或智慧型手機上使用。

因此，沒必要僅僅為了 「每星期三召開例行會議」等理由， 讓所有人在百忙之中抽出時間集合。

當然也有「必須面對面直接溝通的會議」， 在這種場合裡，請採用前面提到的❶和❷， 與成員密切討論。

如果例行會議的內容可以在網路上進行， 就應該考慮取消這場會議。

如此一來，即可確實減少造成焦躁的因素。

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