使用Windows 電腦文件和磁碟機加密,確保機密檔案不外流
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對政府機關或企業來說,文件、資料夾和磁碟機的加密是很必要的,沒有人希望這些機密檔案外露。
如果是微軟Office 的檔案的話,可以直接對單一檔案加密 ...
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對政府機關或企業來說,文件、資料夾和磁碟機的加密是很必要的,沒有人希望這些機密檔案外露。
如果是微軟Office的檔案的話,可以直接對單一檔案加密;如果想對整個資料夾或是磁碟機加密,可以使用Windows內建的加密系統。
MicrosftOffice是一般社會大眾、企業、甚至政府機關會使用的軟體。
Word檔內容有時候只是企劃進度的報告,讓其他人知道的話事小,但有時候Excel檔內容卻攸關整個公司的財務報表、或者PPT簡報內容是公司的下一個秘密計畫,這類檔案就不宜隨意讓人其他人自由閱讀,甚至公開。
不過幸好,Office可以讓你隨時對文件進行加密,保護機密文件不輕易外露,而且步驟超簡單!
但Office的加密方法一次只能針對一個檔案進行加密,如果有數千份,甚至上萬個檔案要加密的話,不知要等到何年何月才能設定完成。
別擔心,Windows其實本身就有內建的資料夾加密功能了,如果是使用特定版本的Windows的話,甚至還可以對整個資料夾或是隨身碟進行加密。
以下就先以財務報表最常使用的Excel為例說明。
單一檔案加密
步驟1.首先,先打開想要進行加密的Excel文件,點選左上角的「檔案」,並選擇「資訊」。
步驟2.點擊「保護活頁簿」,選擇「以密碼加密」。
步驟3.此時,Excel就會詢問想要輸入的密碼內容,就自己設定一組吧!
這麼一來,以後每次想要打開這份文件時,都必須輸入密碼,才能查詢內容。
其他像是Word檔以及Powerpoint檔,都可以利用同樣的方法、同樣的欄位進行檔案加密。
加密完成以後就搞定了,一點也不複雜。
但要注意的是,如果忘記密碼的話,就會失去這個檔案的讀取權喔!此外,這個功能只能針對「單一檔案」進行加密,如果是想要對整個資料夾加密的話,就會比較麻煩一點了。
Windows內建系統加密
假如作業系統是使用Windows專業版、企業版、教育版等版本的話,那就有兩種內建的加密系統可以進行資料夾加密,一種是EFS(EncryptingFileSystem)系統、另一種則是使用BitLocker對整個磁碟機加密。
EncryptingFileSystem資料夾加密
EFS系統的使用模式非常簡單,只需要在想要加密的資料夾上,按下右鍵,選擇「內容」,並選擇「進階」。
將「加密內容,保護資料」的選項打勾即可。
這麼一來就可以了。
這個資料夾從此以後,將只有你這位「使用者」可以讀取。
EFS的優點在於它的操作方式很直覺簡單,整個資料夾、包括內部的子資料夾都可以一次加密完成,就算日後你的電腦被偷,只要不是在你有「登入」的情況下,其他人都沒辦法打開這個資料夾。
但它的問題也在這裡,一旦電腦是在已經登入的情況下被偷,或者只要其他人知道你的登入密碼,這個資料夾的內容也等同於公開。
登入密碼這時候就會成了保護資料夾的關鍵防線。
BitLocker磁碟機加密
BitLocker可以為作業系統磁碟機、固定式資料磁碟機和隨身碟加密,一旦將檔案新增到使用BitLocker加密的磁碟機時,它會自動加密這些檔案。
另外,檔案必須存放在加密磁碟機時才會保持為加密的狀態。
將檔案複製到其他磁碟機或電腦後就會解密。
除了電腦的硬碟以外,BitLocker也可以對USB隨身碟進行加密。
以下是使用的操作步驟。
步驟1.先從控制台中找到「BitLocker磁碟機加密」平台。
可以直接在開起開始功能表以後,搜尋Bitlocker。
步驟2.選擇想要進行加密的磁碟機以後,系統就會給選項進行密碼設定。
步驟3.選擇金鑰的儲存位置,萬一密碼遺失時,可以修復加密的磁碟機。
步驟4.接下來是選擇要加密的磁碟機大小。
步驟5.由於筆者拍攝時使用的電腦版本是WindowsInsiderProgram裡面的Windows10預覽版,所以會提醒有版本相容問題的選項。
步驟6.都設定好了之後就可以開始進行加密。
步驟7.加密時間滿長的,會因為電腦的速度而有所差異。
步驟8.加密完成以後,就會在BitLocker頁面上進行管理,可以選擇備份修復金鑰、變更或移除密碼。
如果想要解除BitLocker的話,就選擇關閉BitLocker,關閉也需要花費一段時間。
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