做好會議管理，提升會議資訊透明度，降低會議無效率！

承辦人的必要準備工作。

三、 會議資料的管理. 會議議程、輔助參考資料、簽到表、簽退表、會議紀錄以及會議照片，都 ... 首頁 / 做好會議管理，提升會議資訊透明度，降低會議無效率！ × 價格: 實際價格: Ourpriceislowerthanthemanufacturer's"minimumadvertisedprice."Asaresult,wecannotshowyouthepriceincatalogortheproductpage.Youhavenoobligationtopurchasetheproductonceyouknowtheprice.Youcansimplyremovetheitemfromyourcart. Ourpriceislowerthanthemanufacturer's"minimumadvertisedprice."Asaresult,wecannotshowyouthepriceincatalogortheproductpage.Youhavenoobligationtopurchasetheproductonceyouknowtheprice.Youcansimplyremovetheitemfromyourcart.   公司營運有開不完的會，開會的效率與後續決議事項的執行，決定了該公司競爭 力。

會議不是只把人聚在一起討論事情而已，一個好的會議是設計出來的，從會 議前的準備工作就可以決定一半會議的成敗。

會議的過程大致可分為以下階段： 一、開會前：將會議舉行的時間、地點、議程以及相關參考資料傳達給會議參與人員。

二、會議中：會議參與人的簽到與簽退、追蹤前次待辦事項以及做好會議紀錄。

三、會議後：將會議紀錄傳閱給利害關係人做確認，分派會議討事項給權責人員執行或追蹤。

所以會議管理作業應該如何進行E化，來執行以上的會議過程呢？ 以下為幾個重點供大家參考。

一、 會議的分類管理 定義會議類別並由權責人員管理，會議的類別如高階策略會議、ISO管審會議、 教育訓練、廠商評選會議或是組織例會等等，最重要的是能夠做好權限管控，不 能隨意刪除會議資訊，因為每次的會議都是公司重要的知識財，應該納入組織的 知識管理。

二、 會議資訊的協同 除了會議前的時間、地點、議程以及相關參考資料的同步外，被邀約會議的參與 人可否參加會議的回應，以及會議前的再次提醒，都是E化後可以大幅協助會議 承辦人的必要準備工作。

三、 會議資料的管理 會議議程、輔助參考資料、簽到表、簽退表、會議紀錄以及會議照片，都需要妥 善的被留存。

其中會議紀錄應該能被傳送給利害關係人瀏覽內容的正確性並收集 意見回饋。

四、 會議待辦事項追蹤 會議的舉行就是要解決事情，會議後的待辦事項執行與追蹤，是最重要的事。

下 一次的會議召開前，可以將上次會議待辦事項的處理進度或是未完成的會議待辦 事項，變成下一次會議的議程之一來進行討論，讓事情的處理逐步完善。

  百加資通EIPPlus提供的會議管理解決方案 •提供樹狀圖進行會議分類與權限管理。

•提供線上簽到簽退表與批次匯入或匯出會議紀錄。

•完整紀錄會議資料與修改紀錄 •可將與會議相關的檔案或是掃描檔案附加 •可將會議時間地點記錄在行事曆上，並可於會議前發訊息或郵件提醒所有與會人員。

•可搭配待辦事項掌握每次會議後的追蹤事項、檢討內容。

  導入會議管理，可以與傳閱延伸應用，像是會議開始前的問卷調查，或是會議結 束後的會議紀錄傳閱，進而讓與會人員對於會議過程更有參與感。

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