開個有效率的會議（上）— 會議規劃與準備 - fin

開個有效率的會議（上）— 會議規劃與準備 ... 是否有計算過工作時間有多少拿來開會？開會時又有多少時間是專注的在討論？似乎當組織一大人一多，會議的效能 ... GetunlimitedaccessOpeninappHomeNotificationsListsStoriesWrite開個有效率的會議（上）—會議規劃與準備是否有計算過工作時間有多少拿來開會？開會時又有多少時間是專注的在討論？似乎當組織一大人一多，會議的效能就會開始降低。

也因此ElonMusk給員工的信裡面，關於效率的七個建議有三個是跟會議有關的。

充足的準備是有效率的會議的前提，我們想要的是專注在是針對『會議目標』『討論』出一個或多個的『決議事項或施行方法』。

以下，就依照實行難易度列出一些改善會議效率的方式，從簡單的開始。

確認決議事項、會議目標討論時如果無法針對同樣的議題討論就只會淪為機同鴨講，因此會議開始前確認與會者都理解此次會議的目的與想達成的效果是至關重要的一點。

確認後的會議目標可以寫在會議室內大家都看得到的地方比如白板、海報上。

此目標將是會議進行的燈塔，一來引導參與者不致偏離設定目標，二來目標如果順利達到，則代表此會議已可以結束。

會議通常會產生決議事項，如果沒有明確記錄下來，就會出現『我不知道該做這個啊？』『這不是當初決議的吧？』『喔我以為這是以後才要做的』。

隨著會議進行如果有決議事項務必記錄下來，並確認與會者都知曉決議事項的內容、負責人、時程/緊急程度，合適的確認時間為會議結束前，決議事項應記錄下來並讓與會者可以隨時存取。

不管是決議事項還是會議目標，都應該明確且具體。

試想如果參與一個會議目標是『發大財』，或者決議事項是『我們想發大財』，也許最終會到達目標，但這樣的會議討論效率也許可以再改進。

較為有效率的會議目標可以像是『針對XXX事件找出可以改善的地方』、『釐清YYY功能流程＆需求』等。

相對具體且明確地會決議事項範例：『之後會議都指派人員紀錄會議』、『下周開始依照此會議決議之流程實作XXX功能』會議記錄明確的會議目標及決議事項可以幫助限縮會議討論的範圍，接下來就是提升會議中的討論效率。

最簡單的方式：會議記錄。

不過如果僅僅是有個人在旁邊打字或寫字的流水帳，效果可能不大。

好的會議記錄能夠達到『呈現會議進程，提升參與度』的效果。

會議中參與者有可能會有各種狀況比如思考相關議題、覺得與自己無關因而放空或做其他事情、臨時被其他事情打斷等等，造成參與者的參與程度不一。

會議記錄如果把會議的進程、討論到的重點事項直接寫在大家都看得到的地方（比如白板、海報、或大家都看得到的網路空間等），可以縮短思緒偏離後的回復時間。

舉個實例來看看：如果我們在中途對『先知道內容對參與者有沒有幫助』這問題陷入沈思，回頭看到黑板是這樣，就可以知道現在在討論會議效率。

接下來無論是要1.跟上參與討論、2.提出問題大家回頭討論、3.或是收斂出結論，大家都看得到一樣透明的資訊。

（思考：公開的即時會議記錄能否提升與會者的安全感？是否能提升思考的品質？）會議準備開發團隊在每個開發週期的開始會討論想要開發的功能，但每次都到會議前甚至會議時才把需求丟出來，於是大家看著一些憑空冒出的功能開始想像、思考、詢問。

雖然會議主軸很明確『規劃這個週期的開發進度』，但如果與會者不清楚要開發的是什麼，就無法著手進行規劃。

也因此為了順利規劃，此會議變成花費很多時間在填平與會者對於需求理解程度的不一致。

會議是讓大家針對議題即時共同討論的一種形式。

然而過於冗長的會議有個特色：時間並沒有用在共同討論，而是在建構大家討論的基礎與共識。

幸而，透過適當的會議準備，可以一定程度的緩解此問題。

指派會議負責人也就是那個負責準備會議的人，通常需要對於會議目標最清楚的人來當負責人。

看看下列會議負責人需要執行的事項就可以理解為什麼需要對會議目標清楚。

設定會議議程針對會議目標安排會議進程。

議程安排很重要的一點是，該思考是否有資料需要先行準備的，並找出相關人員負責準備。

比如在中，需要開發的資料可以先行請團隊成員負責準備相關資訊例如系統現況、競品分析、流程設計等。

設備確認準備會議活動所需之設備決定參與者越多人參與的會議效率會越低落，因此決定參與者時要注意，不是與會議目標有相關的人士都需要參與，而應該以『其觀點足以影響會議結論』的條件來篩選參與者。

會議負責人要做以上這些事項，也因此需要對目標有足夠的理解。

會前準備的資訊越多，會議中所要處理的事情就可以越少，並且針對那些需要『共同決策』的事項進行。

當然，無論是會議負責人或是相關資料負責人，準備都是需要時間的，因此議程建議及早公佈。

小結以上的都有做到對於會議效率應該會有不小的提升，如想要更進一步的話就是會議該如何進行及如何結束，在下一篇會繼續解釋（或是直接看參考資料）。

參考資料精簡會議大作戰--MorefromfinFollow網頁開發雜記https://www.facebook.com/thingsaboutwebdev/Lovepodcastsoraudiobooks?Learnonthegowithournewapp.TryKnowableAboutHelpTermsPrivacyGettheMediumappGetstartedfin821Followers網頁開發雜記https://www.facebook.com/thingsaboutwebdev/FollowMorefromMediumPrakritiParthsarthiSEXISTLANGUAGEIsaacAdamsCS373Spring2022:IsaacAdamsJayParkCS373Spring2022:JayPark — Week10JeannetteChong-AruldossAscendingTheMonumentHelpStatusWritersBlogCareersPrivacyTermsAboutKnowable